Jakie dokumenty przechowywać na nośnikach
Na informatycznych nośnikach danych nie przechowuje się m.in. dokumentów związanych z przeniesieniem praw majątkowych do nieruchomości czy znaczących umów.
Zatwierdziliśmy sprawozdanie finansowe za 2010 r., a dokumenty chcemy przenieść do archiwum.
- Czy wszystkie dokumenty możemy archiwizować na nośnikach komputerowych - pyta pan Marek z Gdańska.
Ustawa o rachunkowości pozwala na ułatwienia w przechowywaniu zbiorów księgowych, umożliwiając archiwizację na nośnikach elektronicznych. Jest to możliwe po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego (w przypadku gdy rok kalendarzowy pokrywa się z obrotowym, sprawozdanie za 2010 rok musi zostać zatwierdzone do 30 czerwca 2011 r.). Należy pamiętać, że warunkiem korzystania z nośników danych jest konieczność zapewnienia zachowania w trwałej postaci zawartości dowodów. Ponadto warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Warto też dodać, że od niedawna nie trzeba już przechowywać w papierowej formie listy płac.
Nie wszystkie dokumenty mogą być jednak przechowywane na nośnikach elektronicznych. Wyłączeniu podlegają:
● dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości,
● dokumenty dotyczące powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów,
● znaczące umowy i inne ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki (np. zarząd).
Przepisy wymagają również, aby przechowujący dokumenty księgowe zapewnili ich ochronę przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem oraz uszkodzeniem lub zniszczeniem.
W tym kontekście należy zwrócić uwagę na art. 71 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać m.in. na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych. Muszą też być systematycznie tworzone rezerwowe kopie zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych. Ponadto należy zapewnić ochronę programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Art. 71, art. 73 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu