Jak rozliczyć wydatki poniesione na uruchomienie działalności

Zgodnie z przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wprost wymienionych w ustawie. Wśród wydatków, które są wyłączone z kosztów podatkowych, przepisy nie wymieniają wydatków poniesionych przez podatników na uruchomienie firmy. Oznacza to, że po uruchomieniu firmy podatnik może je ująć w kosztach. Wydatki te muszą jednak spełniać pewne warunki. Przede wszystkim muszą być ściśle związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Organy podatkowe często uzależniają możliwość rozliczenia takich wydatków od tego, czy są one potrzebne w prowadzonej działalności.

Jeśli więc podatnik uczestniczył w kursach przygotowujących do świadczenia usług projektów graficznych, to te wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Oprócz tego podatnik musi mieć dokument potwierdzający poniesienie tego wydatku (np. fakturę zakupu). Nie ma również przeszkód, aby za koszt uznać wydatki poniesione na dojazd na kursy czy zakup materiałów edukacyjnych. Wydatki te mają charakter pośredni (nie są bowiem związane z konkretnym przychodem firmy).

Oprócz tego do podstawowych wydatków ponoszonych przez podatników przed rozpoczęciem działalności, które można ująć w kosztach podatkowych, zalicza się np. opłatę za wpis do ewidencji działalności gospodarczej albo wykonanie pieczątki, wizytówek itp.

Art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Jeśli wydatki mają charakter pośredni, tzn. nie są związane z konkretnym przychodem firmy, to wydatki takie podatnik ma prawo rozliczyć, o ile zostały faktycznie poniesione (nawet przed uruchomieniem działalności). Wydatki takie, inne niż bezpośrednio związane z przychodami, należy potrącać w dacie ich poniesienia. Oznacza to, że wydatki na kursy czy szkolenia oraz inne mające charakter pośredni należy wykazać w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kol. 13 (pozostałe wydatki). Natomiast w kolumnie dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych (kol. 2) należy wpisać datę wynikającą z faktury potwierdzającej poniesienie tego typu wydatku.

Art. 22 ust. 4d ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Jeśli zakupiony przez podatnika komputer został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, to podatnik nie zaliczy wydatku na zakup komputera bezpośrednio w koszty. Środki trwałe podlegają bowiem amortyzacji i wydatki poniesione na zakup środków trwałych są ujmowane w kosztach podatkowych przez odpisy amortyzacyjne.

Podatnik, który zakupił komputer czy inny sprzęt stanowiący środek trwały, powinien wprowadzić go do ewidencji środków trwałych na dzień rozpoczęcia działalności, a odpisów amortyzacyjnych dokonuje od kolejnego miesiąca. Amortyzację środków trwałych wpisuje się w kol. 13 księgi podatkowej.

Istotne jest również to, że środkami trwałymi są te urządzenia, których zakładany okres wykorzystywania w tej działalności gospodarczej przekraczać będzie rok. Urządzenia takie muszą również stanowić własność lub współwłasność podatnika, a także muszą być kompletne i zdatne do użytku w dniu ich przyjęcia do używania. Wartość początkowa takiego urządzenia (komputera) dla celów amortyzacji będzie odpowiadać cenie zakupu udokumentowanej fakturą zakupu. Wartość początkowa danego środka może też zostać zwiększona, jeśli podatnik poniósł dodatkowe koszty związane z zakupem tego urządzenia, np. koszty transportu.

Art. 22 ust., art. 22 f, g, h, art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma podatnik VAT czynny w zakresie, w jakim towary i usługi wykorzystywane są przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych. Jednak podatnicy mogą odliczać podatek naliczony od zakupów (wydatków) dokonywanych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej (przed formalnym zarejestrowaniem jako podatnik VAT czynny).

Przepisy określają wprawdzie, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, jednak prawo do odliczenia VAT powstaje u wszystkich podatników, o ile wykażą, że określone zakupy związane były z bieżącym lub planowanym wykonywaniem czynności opodatkowanych. Warunek rejestracji, tj. uzyskanie formalnego statusu podatnika VAT czynnego, jest jednak niezbędne do skorzystania z prawa do obniżenia podatku należnego realizowanego przez złożenie odpowiedniej deklaracji podatkowej.

Art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Art. 86 ust. 1, art. 88 ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Jeśli zakupiony przez podatnika sprzęt będzie wykorzystywany w działalności gospodarczej opodatkowanej VAT (a nie zwolnionej), to podatnik może odliczyć podatek od zakupu tego sprzętu. Aby podatnik mógł dokonać odliczenia, powinien mieć fakturę zakupu wystawioną na imię i nazwisko podatnika, który rozpocznie działalność gospodarczą, oraz adres zamieszkania podatnika. Jeśli faktura nie zawiera takich danych nabywcy, podatnik może zwrócić się do sprzedawcy, u którego kupował sprzęt, o korektę faktury.

Zgodnie z przepisami o VAT podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres (miesiąc lub kwartał), w którym otrzymał fakturę VAT, lub w jednych z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Jeśli więc podatnik zarejestrował się dla celów rozliczenia VAT np. od stycznia 2011 r., a urządzenie kupił (i odebrał fakturę) wcześniej, np. w listopadzie2010 r., to ma on prawo wykazać podatek naliczony wynikający z tej faktury w pierwszej składanej deklaracji VAT-7, czyli za styczeń 2011 r.

Art. 86 ust. 10 pkt 1, ust. 11 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Do przychodów z działalności gospodarczej zalicza się dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych.

Zatem wydatki i koszty bezpośrednio sfinansowane z dotacji zwolnionych z podatku dochodowego nie będą też stanowiły kosztów uzyskania przychodów. Podatnik powinien więc wyłączyć z kosztów te kwoty, które odpowiadają kwocie otrzymanej dotacji zwolnionej z opodatkowania.

Ponadto otrzymane przez podatników PIT dotacje i subwencje ze środków bezzwrotnej pomocy są zwolnione od podatku, jeśli zostały otrzymane z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego (np. ze środków publicznych pochodzących z budżetu UE, w tym z unijnych funduszy strukturalnych).

Art. 14 ust. 2 pkt. 2, art. 21 ust. 1 pkt 29, art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Gdy przedsiębiorca kupił towary handlowe przed uruchomieniem działalności, powinien wpisać do podatkowej księgi przychodów i rozchodów wartość tzw. spisu z natury. Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą ustalają dochód jako różnicę między przychodami a kosztami przy uwzględnieniu różnicy między tzw. remanentem początkowym a końcowym.

Podatnicy są zobowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.

Tak więc zakupione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej towary handlowe powinny zostać ujęte w remanencie początkowym, który to remanent podlegać będzie wpisowi do księgi na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Wydatki na zakup tych towarów handlowych zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej w momencie ustalania dochodu z uwzględnieniem różnicy remanentów początkowego i końcowego.

Art. 24 ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Par. 27 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152 poz. 1475 z późn. zm.).

Przemysław Molik

przemyslaw.molik@infor.pl