Ewidencja prezentów zależy od ich źródła finansowania
Paczki świąteczne dla dzieci zakupione ze środków obrotowych odnosi się w koszty operacyjne. Ponieważ stanowi to przychód pracownika, należy zaksięgować też obciążenia z tytułu PIT i składek ZUS
Świąteczne paczki przekazywane dzieciom pracowników mogą być sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) lub środków obrotowych.
W tym pierwszym przypadku wydanie prezentów powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej danej osoby. Zasady podatkowania w tym przypadku zawiera art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Wynika z niego, że jeżeli paczka dla dzieci pracownika nie przekroczy w roku podatkowym kwoty 380 zł, będzie wolna od PIT. Nie odprowadza się w tym przypadku również składek ZUS.
Takie zasady wynikają z par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) oraz art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 z późn. zm.).
Na kontach
W takiej sytuacji ewidencja księgowa będzie przebiegała następująco:
1. Zakup paczek: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami,
2. Zapłata bezpośrednio z rachunku bankowego ZFŚS: strona Wn konta 202 - Rozrachunki z dostawcami, strona Ma konta - Rachunek bankowy ZFŚS,
3. Wydanie paczek pracownikom na podstawie listy potwierdzającej odbiór: strona Wn konta 831 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, strona Ma 300 konto - Rozliczenie zakupu.
Inaczej będzie wyglądała ewidencja paczek dla dzieci pracowników zakupionych ze środków obrotowych. Sam zakup paczek odnosi się w koszty operacyjne na konto 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia. Ponadto w tym przypadku pracodawca musi zaewidencjonować zarówno podatek dochodowy, jak i składki z tytułu ubezpieczeń społecznych i ubezpieczeń zdrowotnych.
Składki na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy, które opłaca pracownik, można ująć zapisem: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne. Z kolei obciążenie pracodawcy z tytułu składek ZUS, składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych zapisuje się: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne.
Rozliczenie VAT
W powyższej ewidencji nie została uwzględniona kwestia rozliczenia VAT. Poglądy co do postępowania w tym przypadku nie są jednolite. Według niektórych ekspertów zakupy sfinansowane ze środków ZFŚS nie dotyczą prowadzonej przez jednostkę działalności gospodarczej, dlatego też przy wydaniu paczek świątecznych na rzecz dzieci pracowników nie trzeba naliczać VAT. Równocześnie podatnik nie ma odliczenia VAT naliczonego przy zakupie paczek (powyższa ewidencja paczek z ZFŚS uwzględnia ten pogląd). Tak samo będzie w przypadku środków obrotowych, jeżeli podatnik kupił towary i usługi z zamiarem ich nieodpłatnego przekazania.
Jeżeli jednak przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego przy zakupie towarów, to czynność nieodpłatnego przekazania towarów dzieciom podlega opodatkowaniu tym podatkiem. Wówczas podatnik musi wystawić fakturę wewnętrzną i wykazać VAT należny.
W takim przypadku VAT naliczony przy zakupie ujmuje się w księgach rachunkowych zapisem: strona Wn konta 224 - Rozliczenie VAT naliczonego, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami. Natomiast należny przy wydaniu paczek zapisem: strona Wn konta 450 - Podatki i opłaty, strona Ma konta 224 - Rozliczenie VAT należnego.
Zwolnienie
Od podatku dochodowego wolna jest wartość otrzymanych przez pracownika rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Przy tym rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.
Agnieszka Pokojska
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu