Można zmienić plan kont

Koniec roku obrotowego to dobry moment na przegląd i aktualizację planu kont stosowanego w spółce. Kiedy należy wprowadzić w nim zmiany?

Wówczas, gdy jednostka decyduje się wprowadzić duże modyfikacje w stosowanych przez siebie rozwiązaniach w zakresie rachunkowości, które są zgodne z ustawą. Przy czym bez względu na datę podjęcia decyzji zmianę stosuje się od pierwszego dnia roku obrotowego. Jednostki działają w dynamicznym otoczeniu, do którego muszą się na bieżąco adaptować. Nie zawsze jest więc możliwe wprowadzenie zmian w planie kont z wyprzedzeniem, np. przy okazji aktualizacji dokumentacji z końcem roku obrotowego z myślą o możliwych zdarzeniach w kolejnych latach. Zazwyczaj zachodzi potrzeba uaktualnienia, np. w postaci rozszerzenia liczby stosowanych kont w trakcie roku np. w lutym czy marcu. I wtedy stosuje się je wstecz, od 1 stycznia.

Jakie zdarzenia mogą determinować wprowadzenie nowych kont?

Przyczyny zmian w planie kont jednostki mogą być różne. Może to być np. rozpoczęcie w trakcie roku działalności produkcyjnej, co pociąga za sobą konieczność rozpoczęcia ewidencji produktów gotowych i półproduktów na kontach zespołu 6. To z kolei może skutkować zmianami w stosowanej polityce rachunkowości. Innym przykładem jest konieczność dostosowania jednostki do nowych potrzeb raportowania, gdy niezbędne jest wyodrębnienie grupy kosztów albo przyporządkowanie ich na poszczególne komórki organizacyjne. Często też zmiana planu kont konieczna jest podczas wewnętrznych zmian organizacyjnych bądź w przypadku wejścia w skład grupy kapitałowej. Pamiętać należy, że przy wprowadzaniu zmian w komputerowym systemie księgowym trzeba uwzględnić modyfikacje konfiguracji mapowania kont tworzących poszczególne pozycje sprawozdania finansowego.

Jak formalnie powinna wyglądać procedura wprowadzenia kont?

Ustawa z 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn zm.; dalej ustawa o rachunkowości) narzuca jednostkom obowiązek posiadania dokumentacji opisującej przyjęte przez nie zasady rachunkowości. Niezbędnym i niezwykle istotnym ich elementem jest zakładowy plan kont. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3a ustawy o rachunkowości zakładowy plan kont ustala wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Jak widać, są to podstawowe obszary związane z codzienną dokumentacją zdarzeń księgowych. Plan kont powinien mieć formę uporządkowanego wykazu kont służących ewidencji majątku, jego pochodzenia, aktualnego stanu, a także zdarzeń gospodarczych w zakresie działalności jednostki.

Nazewnictwo kont powinno odzwierciedlać treść ekonomiczną ewidencji prowadzonej za ich pomocą, co dodatkowo może ułatwiać pracę nad analizą danych księgowych. Trzeba zaznaczyć, że układ planu kont może się różnić w zależności od jednostki, w jakiej jest stosowany, ze względu na specyfikę prowadzonej przez nią działalności. Tworząc zakładowy plan kont, powinno się zatem wziąć pod uwagę wiele czynników, które zagwarantują dopasowanie planu kont do specyfiki działalności jednostki. W przypadku gdy jednostka wchodzi w skład grupy kapitałowej, na pewno należy pamiętać o rozwiązaniach stosowanych przez grupę i dostosować politykę rachunkowości, w tym zakładowy plan kont, do standardów w niej przyjętych. Spójne rozwiązania pozwalają na łatwiejsze generowanie informacji sprawozdawczej na poziomie grupy, co jest istotne przy sporządzaniu skonsolidowanych sprawozdań finansowych.

Czy zmiana planu kont może stanowić zmianę polityki rachunkowości?

Ponieważ ustawa o rachunkowości nie odnosi się bezpośrednio do układu kont, można wesprzeć się stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w tym zakresie. Przyjmuje się, że zmiany na poziomie dodania poszczególnych kont księgi głównej nie pociągają automatycznie za sobą zmian polityki rachunkowości, o ile bez zmian pozostają zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i agregacji danych księgowych. Należy przy tym zapewnić i formalnie zatwierdzić dokumentację pozwalającą określić powiązania pomiędzy poprzednim i nowym planem kont stanowiącym element przyjętych zasad rachunkowości.

Jeżeli nie zostało to szczegółowo uregulowane w dokumentacji jednostki, to wprowadzenie zmian może mieć formę aneksu, zatwierdzonego przez kierownika jednostki, do obecnie obowiązującej polityki rachunkowości. Przy czym gdyby jednostka rozpoczęła w trakcie roku działalność produkcyjną a w związku z tym mielibyśmy do czynienia nie tylko z potrzebą uaktualnienia samego planu kont, lecz także z koniecznością scharakteryzowania zachodzących w niej zdarzeń gospodarczych, np. wyceny produkcji w toku, to należałoby uaktualnić wówczas politykę rachunkowości w jednostce.

Czy takie zmiany będą wpływać na sprawozdania finansowe, np. czy trzeba będzie odnotować je w tym tworzonym za 2012 rok, jeżeli zmiany były wprowadzone od początku tego okresu sprawozdawczego?

Postępowanie w takim przypadku reguluje art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wskazuje, że przyjęte zasady rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych, tak aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Ponieważ nie każda zmiana wykazu kont musi nieść za sobą zmianę w polityce rachunkowości to nie zawsze ta zmiana będzie bezpośrednio odzwierciedlona w sprawozdaniu finansowym. W przypadku gdy mamy do czynienia ze zdarzeniami np. takimi, jak opisane powyżej, których rezultatem jest również zmiana polityki rachunkowości, to może to mieć wprost odzwierciedlenie w sporządzanym sprawozdaniu finansowym poprzez konieczność zaprezentowania danych w odpowiednich pozycjach sprawozdania.

Nie należy jednak zapominać, że dokonanie zmian w dotychczas stosowanej polityce rachunkowości powoduje również obowiązek opisania w informacji dodatkowej wpływu tych zmian na sprawozdanie finansowe za okres, w którym zaszły zmiany. Biorąc pod uwagę ogólne zasady rachunkowości, każda zmiana poszerzająca wachlarz stosowanych kont syntetycznych i analitycznych niosąca za sobą dokładniejszą informację dla celów sprawozdawczych, jednostki jest pożądana.

@RY1@i02/2012/229/i02.2012.229.00800010a.802.jpg@RY2@

Wojciech Gorski

Michał Szalak, konsultant w Baker Tilly Poland

Rozmawiała Agnieszka Pokojska