Prezenty z okazji Dnia Dziecka firma powinna rozliczyć w księgach

Zbliża się Dzień Dziecka. Z tej okazji pracodawca może zadecydować o przekazaniu dzieciom pracowników upominków, np. paczek ze słodyczami czy biletów do teatru. Ewidencja w tym przypadku będzie uzależniona od tego, z jakich środków będą one zakupione.

Prezenty mogą być sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) lub ze środków obrotowych. Jednak w pierwszym przypadku świadczenie powinno być uzależnione, zgodnie z przepisami ustawy 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. W drugim przypadku nie ma takiego ograniczenia.

Kwestię opodatkowania prezentów z zakładowego funduszu reguluje art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem od podatku dochodowego wolna jest wartość otrzymanych przez pracownika rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Oznacza to, że prezenty na Dzień Dziecka pracownika będą wolne od PIT, gdy wysokość świadczenia nie przekroczy w roku podatkowym kwoty 380 zł.

W takim przypadku nie odprowadza się również składek ZUS. Wynika to z par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Z kolei w przypadku prezentów dla dzieci pracowników zakupionych ze środków obrotowych pracodawca musi zaewidencjonować zarówno podatek dochodowy, jak i składki z tytułu ubezpieczeń społecznych i ubezpieczeń zdrowotnych.

W księgach rachunkowych składki na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy, które opłaca pracownik, należy ująć zapisem: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne. Obciążenie pracodawcy z tytułu składek ZUS, składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych zapisuje się: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne.

Ewidencja zakupu i wydania paczek zależy też od VAT. Zakupy sfinansowane ze środków ZFŚS nie dotyczą prowadzonej przez jednostkę działalności gospodarczej, dlatego też przy wydaniu upominków na rzecz dzieci pracowników nie trzeba naliczać VAT. Równocześnie podatnik nie ma możliwości odliczenia VAT naliczonego przy zakupie paczek. Tak samo będzie w przypadku środków obrotowych, jeżeli podatnik kupił towary i usługi z zamiarem ich nieodpłatnego przekazania.

Jeżeli jednak przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego przy zakupie towarów, to czynność nieodpłatnego przekazania towarów dzieciom podlega opodatkowaniu tym podatkiem. Wówczas podatnik musi wystawić fakturę wewnętrzną i wykazać VAT należny.

@RY1@i02/2012/102/i02.2012.102.07100150c.101.jpg@RY2@

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).