Do realizacji projektów unijnych dostosowujemy system księgowania

specjalista z zakresu rachunkowości

Jednym z istotniejszych wymogów stawianych beneficjentom pomocy unijnej jest konieczność księgowego wyodrębnienia tych zdarzeń gospodarczych, które mają związek z projektem, a więc z otrzymaniem dotacji, a także z wydatkowaniem środków z niej pochodzących. W myśl art. 60 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. instytucja zarządzająca odpowiedzialna jest za zarządzanie poszczególnymi programami operacyjnymi oraz za ich realizację wedle zasady należytego zarządzania finansami, a w tym także za zagwarantowanie utrzymania przez beneficjentów oraz pozostałe podmioty, które uczestniczą w realizacji operacji, bądź odrębnego systemu księgowego, bądź też właściwego kodu księgowego dla wszelkich transakcji, które powiązane są z dotacją. Przy tym realizacja powyższego obowiązku nie może powodować uszczerbku dla zasad księgowych obowiązujących w danym kraju członkowskim.

Ten wymóg można spełnić w dwojaki sposób:

wwprowadzając do istniejącego systemu dodatkowe konta syntetyczne oraz analityczne, co pozwoli na wyodrębnienie wszelkich operacji mających związek z projektem,

wwprowadzając odpowiedni kod księgowy, przypisany do wszelkich transakcji i kont księgowych mających związek z danym projektem.

Zarówno pierwsze, jaki i drugie zaprezentowane powyżej rozwiązanie wymaga wprowadzenia stosownych zmian w polityce rachunkowości podmiotu.

W momencie przygotowywania polityki rachunkowości nie istnieje możliwość zawarcia w niej wszelkich zdarzeń gospodarczych, które w danej jednostce gospodarczej mogą zaistnieć w przyszłości. Jeśli więc w późniejszym okresie w danym podmiocie wystąpią zdarzenia, dla których rozwiązania nie zostały w polityce rachunkowości przewidziane, należy wprowadzić do niej zmiany w formie pisemnego aneksu.

Dostosowania wymagają głównie zapisy polityki rachunkowości prezentujące:

wwykaz kont księgi głównej zakładowego planu kont,

wzasady ewidencji oraz rozliczania wydatków inwestycyjnych,

wzasady ewidencji środków pieniężnych,

w zasady ewidencji oraz rozliczania zarówno przychodów, jak i kosztów jednostki, a także zasady ustalania wyniku finansowego,

wzasady ewidencji kapitałów,

warchiwizację dokumentów.

Beneficjenci prowadzący księgi rachunkowe mogą spełnić wymóg posiadania odrębnej ewidencji księgowej dla projektów finansowanych z dotacji:

wwprowadzając dodatkowe konta syntetyczne,

wwprowadzając dodatkowe poziomy analityki,

wstosując metodę mieszaną (częściowo konta syntetyczne, a częściowo analityczne),

wwprowadzając konta pozabilansowe.

W przypadku opisanym w pytaniu najlepsza będzie metoda mieszana.

Wyodrębniona ewidencja środków trwałych...

W przypadku gdy środki pochodzące z dotacji przeznaczono na zakup środków trwałych, trzeba dokonać rozbudowy ewidencji w zespole w taki sposób, aby możliwe było ustalenie zarówno wartości początkowej środków trwałych, które zostały zakupione w ramach danego projektu, jak i wartości umorzenia powyższych środków trwałych.

Proponuję, aby konta:

rozszerzyć na kolejnym poziomie analityki następująco (fragment)

Analogicznie należy rozbudować konta umorzenia.

Zapis w aneksie do polityki rachunkowości może brzmieć: "W celu wyodrębnienia wartości środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz ich umorzenia wprowadza się ewidencje na kolejnym poziomie analityki". [patrz: typowe zapisy operacji]

Gdyby technicznie nie było możliwe wprowadzenie kont na kolejnym poziomie analityki, to proponuję dodać konto syntetyczne 016 (i analogicznie na umorzeniu).

...pieniężnych...

Umowy o dofinansowanie najczęściej zawierają zapisy nakładające na beneficjentów obowiązek prowadzenia odrębnego rachunku bankowego dla danego projektu, jednocześnie zazwyczaj nie zawierają wymogu prowadzenia odrębnej kasy, co równoznaczne jest z brakiem konieczności sporządzania odrębnego raportu kasowego. [patrz: typowe zapisy operacji]

Jeśli jest prowadzony wyodrębniony rachunek bankowy, należy założyć odrębne konto w systemie FK. .

W aneksie do polityki rachunkowości warto zapisać: "W przypadku realizacji projektów wymagających otwarcia rachunku bankowego operacje dotyczące projektu ujmuje się na odrębnym koncie syntetycznym 13x"

Jeżeli umowa z instytucją wdrażającą lub okoliczności wymagają wydzielenia dla projektu/zadania wyodrębnionej kasy w celu dokonywania zapłat gotówkowych, obroty tej kasy ujmuje się w odrębnym raporcie kasowym oraz na wydzielonym koncie syntetycznym kasa (nr dotyczący projektu/zadania).

...rozrachunków...

Warto też kontrolnie rozbudować ewidencję w zakresie rozrachunków w celu weryfikacji płatności. Konto 202 - Rozrachunki z dostawcami, służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych.

...kosztów...

Również w zakresie kosztów należy wprowadzić odrębne konta, które umożliwią identyfikację nakładów w ramach realizowanych projektów. Metody wyodrębnienia zdarzeń gospodarczych, mających związek z projektem finansowanym z dotacji unijnej, są uzależnione od przyjętego w jednostce sposobu prowadzenia ewidencji kosztów.

W planie kont fundacji w odniesieniu do konta jest już wskazana zasada postępowania. W tak małej organizacji wydaje się najrozsądniejsze, aby dla odrębnych projektów wprowadzać konta syntetyczne, dzieląc je potem w ramach analityki na koszty według rodzaju, kwalifikowane lub nie.

Warto się zastanowić, czy nie wprowadzić na przyszłość zapisów, iż dla każdego projektu prowadzona jest pozabilansowo, jednostronnie/dwustronnie, na kontach zespołu 9, ewidencja wydatków dot. poszczególnych projektów/zadań, w układzie zgodnym z pozycjami kosztorysu/preliminarza wydatków tych projektów/zadań - narastająco. Ujęcie w tym układzie ewidencyjnym następuje w momencie dokonania wydatku, co umożliwia następnie sporządzanie sprawozdań z realizacji projektów/zadań. W ewidencji tej ujmuje się zakupy składników majątku trwałego, nie ujmuje się natomiast ich amortyzacji. Na koniec każdego miesiąca ogólna kwota wydatków na rzecz danego projektu/zadania, wynikająca z ewidencji pozabilansowej, uzgadniana jest odpowiednio z ewidencją kosztów dot. tego projektu. Ewentualne rozbieżności mogą wynikać z innego momentu księgowania kosztów i wydatków, w tym dotyczących zakupu środków trwałych.

...i przychodów oraz rozliczeń międzyokresowych

Co do zasady, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 32 lit. h ustawy o rachunkowości otrzymane przez jednostkę dotacje zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych, jednak biorąc pod uwagę art. 4 ust. 2 powyższej ustawy, jeśli dana dotacja została przekazana w celu sfinansowania działalności podstawowej, to przychód z tego tytułu może być ujmowany zgodnie z jego treścią ekonomiczną, a więc jako przychód z działalności podstawowej.

Ze względu na fakt, iż operacje gospodarcze mające związek z uzyskaniem dotacji są księgowane zazwyczaj za pośrednictwem konta "Rozliczenie międzyokresowe przychodów", beneficjenci powinni, oprócz wyodrębnionych dla danego projektu kont przychodów, także dla tego konta założyć wyodrębnione konta na transakcje związane z dotacją.

Fundacja może wprowadzić do planu kont wskazaną w przykładzie regułę tworzenia kont.

EWIDENCJA

Typowe zapisy operacji gospodarczych

●

1. Nabycie środków trwałych: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu (to konto warto wprowadzić), strona Ma konta 202 - xxyyyyy Rozrachunki z dostawcami zakup z projektu X

@RY1@i02/2013/174/i02.2013.174.00800020c.101.gif@RY2@

2. Przyjęcie środka trwałego do ewidencji: strona Wn konta 010-02-01 - Środki trwałe maszyny sfinansowane ze środków unijnych, strona Ma konta Wn 300 - Rozliczenie zakupu

@RY1@i02/2013/174/i02.2013.174.00800020c.102.gif@RY2@

3. Naliczenie jednorazowego odpisu umorzeniowego: strona Wn 501 - xx- konto kosztów programowych Amortyzacja, strona Ma 070-02-01 Umorzenie środków trwałych maszyn sfinansowane ze środków unijnych

@RY1@i02/2013/174/i02.2013.174.00800020c.103.gif@RY2@

●

1. Wpływ środków z dotacji: strona Wn 132 konto pomocniczego rachunku bankowego - projekt X, strona Ma konta 761-2-1 Dotacja - związana z projektem X

@RY1@i02/2013/174/i02.2013.174.00800020c.104.gif@RY2@

2. Zapłata zobowiązania w ramach realizacji projektu: strona Wn konta 202 - xxyyyyy Rozrachunki z dostawcami zakup z projektu X, strona Ma 132 konto pomocniczego rachunku bankowego - projekt X

@RY1@i02/2013/174/i02.2013.174.00800020c.105.gif@RY2@

PRZYKŁAD

Reguła tworzenia kont

761-2 Przychody z dotacji

761-2-1 Dotacja - związana z projektem X

albo poprzez konta syntetyczne:

761 Pozostałe przychody operacyjne

762 Przychody z dotacji projekt X

840-1 Rozliczenia międzyokresowe przychodów

840-2 Rozliczenia międzyokresowe przychodów - z dotacji

840-2-1 Rozliczenia międzyokresowe przychodów - związane z projektem X

albo poprzez konta syntetyczne

840 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów

841 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów projekt X

Pozostałe zapisy

Ponadto w aneksie do polityki rachunkowości powinny znaleźć się następujące kwestie (na początku aneksu):

Księgi rachunkowe w zakresie projektów/zadań współfinansowanych ze środków UE prowadzone są komputerowo, w programie finansowo-księgowym księgowości głównej.

Wyodrębnienie w ewidencji księgowej wszystkich realizowanych projektów/zadań uzyskuje się poprzez odpowiednie rozbudowanie syntetyki i analityki, zgodnie z zakładowym planem kont.

W związku z tym, że w projektach/zadaniach współfinansowanych z UE do kosztów kwalifikowanych można zaliczać wyłącznie wydatki zrealizowane:

● koszty ujmowane memoriałowo księguje się wstępnie na wydzielonym dla danego projektu/zdania koncie zespołu 3 "Rozliczenie zakupu",

● po zrealizowaniu wydatku (opłaceniu faktury, dokonaniu przelewu składek ZUS itp.) koszty, o których mowa pod lit. a), przenosi się na właściwe konto kosztów w zespole 5.

Przychody dot. projektów/zadań ujmuje się w księgach rachunkowych wg metody kasowej; podstawą ujęcia przychodów jest wpływ środków pieniężnych na rachunek bankowy.

Oryginały dokumentów dotyczących poszczególnych projektów/zadań ujmowane są w rejestrze zakupów VAT (zakupy kosztowe, zakupy magazynowe oraz dostawy niefakturowane) i przechowywane łącznie z dokumentami do tego rejestru. Księgowania na poszczególne projekty/zadania dokonywane są zgodnie z opisem celu zakupu/wydatku/kosztu, zamieszczonym na dokumencie przez osobę merytorycznie odpowiedzialną za dany projekt/zadanie (koordynatora projektu/zadania).

Komórka księgowości sporządza bieżąco kopie tych dokumentów i przekazuje je koordynatorom projektów, którzy następnie sporządzają kolejne kopie, dołączane do wniosków o płatność - zgodnie z wymaganiami umowy/kontraktu, dotyczącymi danego projektu/zadania.

Faktury oraz inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej, związane z realizowanymi projektami/zadaniami, winny być opisane i zadekretowane w sposób określony w zakładowej dokumentacji zasad/polityki rachunkowości, z uwzględnieniem postanowień szczególnych, wynikających z zawartych umów o dofinansowanie i wytycznych.

Opis dowodu księgowego dot. projektu/zadania współfinansowanego ze środków pomocowych powinien zawierać, poza adnotacjami ramowo stosowanymi, w szczególności następujące elementy:

● dane identyfikacyjne projektu (pełna nazwa lub identyfikator zakładowy projektu, numer umowy o dofinansowanie),

● rodzaj wydatku, czego dotyczy, jak został zakwalifikowany (kategoria wydatku w odniesieniu do budżetu projektu, pozycja kosztorysu/harmonogramu rzeczowo-finansowego),

● informację, z jakich środków i w jakiej części projekt jest współfinansowany, a w przypadku kosztów wspólnych - obliczenie wskazujące na sposób ustalenia kwoty, przypadającej na dany projekt,

● w przypadku gdy kwota dokumentu nie jest z punktu widzenia projektu/zadania w pełni wydatkiem/kosztem kwalifikowanym - wskazanie na kwotę kosztów kwalifikowanych projektu/zadania, łącznie ze sposobem jej obliczenia.

Przy sprawdzaniu pod względem merytorycznym dowodów księgowych dot. projektów/zadań współfinansowanych ze środków UE realizuje się dodatkowo, poza ramową, procedurę polegającą na zweryfikowaniu wykazanych w dowodach danych z kosztorysem/harmonogramem rzeczowo-finansowym/preliminarzem projektu/zadania; sprawdzenia tego dokonuje osoba merytorycznie odpowiedzialna za realizację projektu/zadania (koordynator projektu), poświadczając fakt sprawdzenia podpisem na dokumencie.

Sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym dowodów księgowych dot. projektów/zadań współfinansowanych ze środków pomocowych przeprowadzane jest na zasadach ogólnych. W ramach tego sprawdzenia dokonuje się w szczególności sprawdzenia kompletności opisu, zamieszczanego na dowodzie.

W przypadku zakupu w ramach realizowanego projektu/zadania środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych:

● dokumenty zakupu księgowane są w wyodrębnionym rejestrze zakupów, a dane dot. poszczególnych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wprowadzane są do programu służącego do stosownej ewidencji szczegółowej,

● w powyższej ewidencji szczegółowej wskazuje się, ze środków, jakiego projektu/zadania zostały zakupione dane składniki,

● środki trwałe oznaczane są przez koordynatora projektu nalepką wg wymagań umowy o dofinansowanie, identyfikującą ten projekt/zadanie i rok zakupu (o treści np. "zakup współfinansowany ze środków programu......, poddziałanie ..... - rok ......).

Koszty wynagrodzeń księgowanych wstępnie w kwotach zbiorczych zaliczane są do kosztów projektu/zadania proporcjonalnie do zaangażowania osób w dany projekt (wg sporządzanych kart pracy - proporcjonalnie do liczby godzin przepracowanych na rzecz danego projektu/zadania i stawki wynagrodzenia zasadniczego, wynikającej z umowy o pracę).

Koszty umów-zleceń i o dzieło wraz ze wszystkimi narzutami obciążającymi pracodawcę obciążają konto realizowanego projektu/zadania, zgodnie z opisem zawartym w umowie lub rachunku.

W związku z wymogami programów pomocowych (m.in. strukturalnych) - dokumentację dot. poszczególnych projektów/zadań archiwizuje się (przechowuje), co najmniej przez okres określony w umowach dot. tych projektów/zadań. W pozostałych przypadkach oraz przy braku w umowie ustaleń w tym zakresie - dokumentację przechowuje się na ogólnych zasadach, określonych w ustawie o rachunkowości.

Archiwizowania dokumentacji z realizacji programów pomocowych dokonuje w okresie realizacji koordynator projektu/osoba, wyznaczona przez kierownika Jednostki. Po zakończeniu i sporządzeniu sprawozdań koordynator/osoba wyznaczona jw. przekazuje dokumentację do archiwum zakładowego, gdzie jest przechowywana na zasadach określonych w umowie lub na ogólnych zasadach, określonych w stosownych przepisach.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).

Art. 60 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. (Dz.Urz. UE L 210/25).