Jak zaksięgować prezenty na mikołajki

Zakup prezentów na mikołajki sfinansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) można ująć w księgach rachunkowych następująco:

1. Zakup prezentów: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu: strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami;

2. Zapłata bezpośrednio z rachunku bankowego ZFŚS: strona Wn konta 202 - Rozrachunki z dostawcami, strona Ma konta - Rachunek bankowy ZFŚS.

Z kolei rozliczenie tego typu świadczeń będzie uzależnione m.in. od wartości upominków. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Zgodnie z nim otrzymywane przez pracowników świadczenia rzeczowe i pieniężne sfinansowane przez pracodawcę ze środków ZFŚS nie podlegają opodatkowaniu PIT do 380 zł rocznie. Ze zwolnienia od podatku wyłączone są tylko bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Przy tym od świadczeń z ZFŚS bez względu na ich wysokość nie odprowadza się składek ZUS.

Jeżeli więc nie trzeba odprowadzać zaliczki na PIT, to wydanie prezentów pracownikom na podstawie listy potwierdzającej odbiór można zaksięgować następująco: strona Wn konta 831 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

W tym przypadku nie rozlicza się VAT. Czyli podatnik nie odlicza VAT naliczonego przy zakupie, a przy wydaniu nie nalicza podatku. Działania takie bowiem podejmowane są poza prowadzoną przez pracodawcę działalnością gospodarczą. Gdyby jednak były podejmowane w ramach jego aktywności jako przedsiębiorcy-podatnika VAT, to musiałby on rozliczyć VAT zgodnie z ogólnymi zasadami. Jeżeli więc przysługiwałoby mu prawo do odliczenia podatku naliczonego przy zakupie towarów, to następnie opodatkowaniu podlegałoby nieodpłatne przekazanie towarów. Wówczas podatnik musi wystawić fakturę wewnętrzną i wykazać VAT należny.

Potwierdził to minister finansów w interpretacji ogólnej nr PT1/033/20/831/KSB/12/RD-50859 (Dz.Urz. M.F. z 31 maja 2013 r. poz. 12).

Inaczej rozliczenie będzie wyglądać, jeżeli pracodawca chce wręczyć pracownikom prezenty mikołajkowe zakupione ze środków obrotowych. Wydatek odnosi się wówczas w koszty operacyjne na konto 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia.

W tym przypadku podatnik odlicza VAT naliczony przy zakupie (strona Wn konta 224 - Rozliczenie VAT naliczonego, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami), a przy wydaniu nalicza podatek (strona Wn konta 450 - Podatki i opłaty, strona Ma konta 224 - Rozliczenie VAT należnego).

Pracodawca musi też zaewidencjonować w księgach zarówno podatek dochodowy, jak i składki ZUS. Część obciążeń, którą opłaca pracownik (w tym zaliczki na PIT), można ująć zapisem: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne. Natomiast te, które pokrywa pracodawca, zapisuje się: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne.

PRZYKŁAD

Wydanie upominków

Spółka zakupiła dla pracowników, ze środków ZFŚS, prezenty za łączną kwotę brutto 5000 zł. Pracodawca nie musi odprowadzać z tego tytułu zaliczek na PIT, bo wszystkie świadczenia łącznie z zakupionymi w grudniu upominkami nie przekraczają na zatrudnionego w 2014 roku 380 zł.

@RY1@i02/2014/232/i02.2014.232.00800030k.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Zakup prezentów - 5000 zł.

2. Zapłata dostawcy bezpośrednio z rachunku bankowego ZFŚS - 5000 zł.

3. Wydanie prezentów pracownikom na podstawie listy potwierdzającej odbiór - 5000 zł.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.). Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).