Jak przygotować spis z natury

Za przeprowadzenie inwentaryzacji zawsze jest odpowiedzialny kierownik jednostki, który odpowiada za całokształt inwentaryzacji. I choć może on scedować część obowiązków na osoby będące jego pracownikami lub na pracowników biura na podstawie umowy dotyczącej usługowego prowadzenia ksiąg, to jednak zawsze będzie odpowiadać z tytułu nadzoru nad prawidłowym przeprowadzeniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji. Jeżeli zaś chodzi o inwentaryzację składników aktywów, to zgodnie z art. 26 ust. 3 u.r. powinna się ona rozpocząć na trzy miesiące przed końcem roku obrotowego. Ważne jest jednak, aby start nastąpił najwcześniej 1 października (jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym), a nie 30 września.

Aby inwentaryzacja przebiegała w sposób prawidłowy, musi być odpowiednio zaplanowana. Wrzesień zatem to najlepszy czas, aby przygotować wszystkie dokumenty związane z inwentaryzacją oraz wydać zarządzenie w sprawie jej przeprowadzenia. Biuro rachunkowe w tym zakresie może wspomóc kierownika jednostki. Ma ono bowiem większe doświadczenie. I tak pierwszą czynnością, którą może zrobić biuro rachunkowe, jest przegląd dokumentacji inwentaryzacyjnej. Przed wszystkim należy zwrócić uwagę na zawartość instrukcji inwentaryzacyjnej, bo to ona jest najważniejszym dokumentem. I tak powinna ona określać w sposób dość szczegółowy (uwzględniający specyfikę działalności podmiotu) przebieg inwentaryzacji w jednostce, przy czym jej zapisy powinny odnosić się zarówno do inwentaryzacji przeprowadzanej drogą spisu z natury, jak i do procedur potwierdzenia salda i porównania zapisów w księgach z dokumentacją źródłową.