Zapis w umowie obroni księgowego przed zarzutami nierzetelności

Kierownik jednostki (np. zarząd) ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru. Nie ma tu znaczenia, że obowiązki te (z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury) zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Należy pamiętać, że przyjęcie odpowiedzialności przez księgowego powinno być stwierdzone w formie pisemnej.

Zasady kodeksu pracy

Mimo zasadniczej odpowiedzialności kierownika jednostki oraz zastrzeżenia pewnych warunków korzystnych dla księgowego nie może on zapominać, że stosuje się wobec niego ogólne normy prawa pracy – podkreśla Łukasz Mazur, doradca podatkowy, prezes ECDDP.

– Jeśli księgowy jest zatrudniony w spółce na umowę o pracę, to jako pracownik odpowiada za należyte wykonanie obowiązków – twierdzi nasz rozmówca. Wyjaśnia też, że odpowiedzialność ta nie jest wyłączona nawet wtedy, gdy nie przekazano mu na piśmie określonych obowiązków w zakresie rachunkowości. Według eksperta księgowy nie może więc uchylić się od odpowiedzialności np. za nieterminowe zamknięcie ksiąg rachunkowych czy nieterminowe sporządzenie sprawozdania finansowego. W tym przypadku odpowiedzialność ograniczona jest do trzykrotności jego miesięcznego wynagrodzenia. Oczywiście to ograniczenie nie funkcjonuje, jeśli umyślnie wyrządził swojemu pracodawcy szkodę poprzez dokonanie błędnych zapisów księgowych.

– Często zdarza się, że kierownictwo firmy wywiera presję na księgowych, by dokonali rozliczeń w sposób nieprawidłowy, ale zgodny z ich oczekiwaniami – przyznaje Łukasz Mazur. W związku z tym podkreśla, że zgodnie z art. 16 par. 1 ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy „nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu.” Dlatego też – według eksperta – warto pamiętać, aby wszelkie polecenia dotyczące księgowań kwestionowanych przez pracownika kierownik jednostki wydawał na piśmie (np. polecenie służbowe).

Ustalenie warunków

Z kolei Lech Janicki, ekspert ECDDP, uważa, że księgowy może uchronić się przed wieloma zarzutami nierzetelności, jeśli zastrzeże sobie w umowie z pracodawcą lub klientem pewne warunki. W takiej sytuacji będzie podlegał odpowiedzialności tylko wtedy, gdy umyślnie bądź poprzez własne niedbalstwo doprowadzi do błędów księgowych. Księgowy powinien domagać się pisemnego ustalenia pełnego zakresu czynności, które będzie wykonywał w swojej pracy, a także powinien wiedzieć, pod jakimi dokumentami będzie musiał składać swój podpis.

– Nierzadko zdarzają się sytuacje, gdy księgowi podpisują dokumenty, których prawidłowości nie mieli nawet okazji sprawdzić, a sprzyja temu brak szczegółowego określenia obowiązków pracowniczych – uważa nasz rozmówca.

Zatem niezależnie od stażu pracy warto domagać się ścisłego określenia swoich zadań.

Ponadto ekspert wskazuje, że aby sprawnie i dokładnie księgować, konieczne jest dostarczanie księgowym faktur i innych dokumentów z odpowiednim wyprzedzeniem. Jeśli dzieje się to zbyt późno, bardzo łatwo o niezachowanie terminów podatkowych bądź popełnienie błędów. Dlatego też księgowy powinien domagać się pisemnego zobowiązania, że faktury otrzyma odpowiednio wcześnie.

– W profesjonalnych biurach rachunkowych normą są umowy z klientami, w których zastrzega się, jakie dokumenty i do kiedy należy dostarczyć, oraz ustala się wszelkie inne obowiązki w zakresie kontaktu z klientem – podkreśla Lech Janicki.

Dodaje, że przewidziane za nieterminowe dostarczenie dokumentów dodatkowe opłaty i klauzule o wyłączeniu swojej odpowiedzialności skutecznie skłaniają klientów do jak najszybszego dostarczania faktur. Gorzej jest, jeśli takie zabezpieczenia nie są stosowane i księgowy otrzymuje faktury tuż przed terminem sporządzenia deklaracji. Często dostaje wtedy polecenie służbowe, że mimo braku czasu musi zdążyć z księgowaniem. Powinien jednak nawet w takiej sytuacji oczekiwać od pracodawcy pisemnego potwierdzenia tego typu polecenia.

Zasady odpowiedzialności

Warto pamiętać, że księgowi mogą podlegać odpowiedzialności karnej skarbowej. Jak twierdzi Katarzyna Wojtowicz-Janicka, doradca podatkowy w ECDDP, podstawową przesłanką w tym przypadku jest wina. Kodeks karny skarbowy w większości przypadków, określając zachowania jako zabronione, przyjmuje konstrukcję winy umyślnej. Oznacza to konieczność udowodnienia księgowemu, że chciał (miał zamiar) przykładowo zaniżyć zobowiązanie podatkowe albo, przewidując możliwość jego zaniżenia, zgodził się na to. Taka sytuacja miała miejsce w Poznaniu w 2005 roku, gdzie sąd skazał księgową na rok pozbawienia wolności oraz zakazał zajmowania stanowisk związanych ze sprawami finansowymi przedsiębiorców na okres czterech lat.

– Osobie tej udowodniono, że celowo podawała organowi podatkowemu nieprawdziwe dane w deklaracjach VAT-7 składanych przez spółkę – twierdzi nasza rozmówczyni.

Dodaje, że wyjątkowo przyjmowana w k.k.s. wina nieumyślna występuje wówczas, gdy czyn zabroniony został popełniony mimo braku zamiaru jego popełnienia, a wskutek niezachowania ostrożności wymaganej w danych okolicznościach (niedbalstwo).

Według Katarzyny Wojtowicz-Janickiej warto mieć świadomość, że księgowy nie ma obowiązku udowadniać swojej niewinności, gdyż także w postępowaniu w sprawach o przestępstwa i wykroczenia skarbowe obowiązuje ogólna zasada domniemania niewinności. Oznacza ona, że winę księgowego powinien udowodnić oskarżyciel publiczny.

Ekspert podkreśla, że istotne jest również to, że jeżeli społeczna szkodliwość czynu będzie znikoma, to dane zachowanie nie może być uznane za przestępstwo skarbowe bądź za wykroczenie skarbowe. Na ocenę stopnia społecznej szkodliwości powinny mieć wpływ: rodzaj i charakter zagrożonego lub naruszonego dobra, waga naruszonego przez sprawcę obowiązku finansowego, wysokość uszczuplonej lub narażonej na uszczuplenie należności publicznoprawnej, sposób i okoliczności popełnienia czynu zabronionego, jak również postać zamiaru, motywacja sprawcy, rodzaj naruszonej reguły ostrożności i stopień jej naruszenia.

PRZYKŁAD