W ewidencjach księgowych można stosować uproszczenia

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe są zobowiązane do prowadzenia ich w sposób określony ustawą o rachunkowości, zapewniając rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego

Możliwość stosowania uproszczeń w ramach zasad rachunkowości ma duże znaczenie zwłaszcza dla jednostek, które prowadzą działalność na niewielką skalę, stosunkowo jednorodną, stanowiących indywidualną własność osób fizycznych, np. firmy prowadzonej przez właściciela w oparciu o wpis do ewidencji gospodarczej, spółki cywilnej utworzonej na podstawie umowy wspólników. Dotyczy to przede wszystkim takich jednostek, w których właściciele jednostki podejmują ważniejsze decyzje, aktywnie uczestniczą we wszystkich sferach działalności oraz sprawują bieżącą kontrolę nad prawidłowością jej przebiegu - osobiście lub przy udziale członków ich rodzin.

Ustawa o rachunkowości zawiera w niektórych miejscach wyłącznie ogólne wskazania i nie określa szczegółowo sposobu czy techniki ich wykonania. Wówczas jednostka może przyjąć rozwiązania, mając na uwadze rozmiar i specyfikę prowadzonej działalności albo może skorzystać z rozwiązań ogólnie stosowanych w praktyce.

Ponadto zawiera kwestie, przy których sposób uproszczenia jest dokładnie sprecyzowany albo jednostka może dokonać wyboru spośród metod uproszczenia przedstawionych w ustawie.

Należy pamiętać jednak, że rozwiązania te nie mogą zniekształcać jasnego i rzetelnego obrazu jednostki.

Uproszczenie może dotyczyć wyboru metody ewidencji spośród przewidzianych przepisami, w tym stosowane w praktyce odpisywanie w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu, połączone z obowiązkiem ustalania stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.

Tę metodę stosuje się w jednostkach prowadzących działalność w niewielkim zakresie, a zapasy i ich zużycie oraz rozchody z innych tytułów są kontrolowane przez właściciela firmy. W innych jednostkach metodę tę stosuje się do materiałów nabywanych z przeznaczeniem na cele ogólnogospodarcze i biurowe, do paliwa w transporcie gospodarczym oraz w innych przypadkach, jeżeli zużycie ich jest kontrolowane za pomocą norm zakładowych przed wydaniem następnej partii. Warunkiem stosowania tej metody jest możliwość sprawowania w inny sposób (pozaksięgowo) kontroli rozchodu z tytułu zużycia, utraty wartości i z innych tytułów.

Uproszczenia, które może zastosować jednostka, polegają na możliwości ujmowania materiałów i towarów w cenach zakupu, zamiast w cenach nabycia lub wykazywania zapasów tych składników majątkowych w księgach rachunkowych na dzień ich nabycia lub wytworzenia w cenach przyjętych do ewidencji.

Jeżeli koszty związane z nabyciem materiałów i towarów danego asortymentu są tak znaczne, że będą w sposób istotny wpływać na wartość zapasów tych składników i zarazem zniekształcać wynik finansowy, wówczas wycena tych zapasów powinna następować w cenach nabycia, tj. cenach zakupu powiększonych o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu.