Zamknięcie roku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Na koniec każdego roku podatkowego przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów muszą ją zamknąć. Głównym etapem takiego zamknięcia jest sporządzenie spisu z natury. Podatnik zamykając księgę podatkową musi kolejno sporządzić remanent. Następnie wycenić towary i materiały objęte spisem. A na końcu wpisać wartość spisu z natury do księgi i dokonać rocznego rozliczenia podatkowego.

Zamykając podatkową księgę przychodów i rozchodów zaczynamy od sporządzenia spisu z natury. Trzeba go dokonać na 31 grudnia.

Podatnicy są zobowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów.

Spis z natury podlega wpisaniu do księgi także wówczas, gdy osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają go za okresy miesięczne oraz gdy na podstawie odrębnych przepisów jego sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego. W razie zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o likwidacji działalności, spisem z natury należy objąć również wyposażenie.

Przepisy określają nie tylko termin, w jakim remanent powinien zostać sporządzony, ale także sposób jego przeprowadzenia.

Minister finansów w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zarządził, że spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie.

Spis z natury powinien zawierać co najmniej takie dane, jak: imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy), datę sporządzenia spisu, numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury, szczegółowe określenie towaru i innych składników, jakie muszą zostać spisem objęte, jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową, łączną wartość spisu z natury oraz klauzulę "Spis zakończono na pozycji...", podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników), z tym że przy prowadzeniu:

● księgarń i antykwariatów księgarskich - spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne;

● działalności kantorowej - spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe;

● działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw - spisem z natury należy objąć rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki;

● działów specjalnych produkcji rolnej - spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

Remanent musi obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towary obce nie podlegają wycenie. W tym przypadku wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność.

Spis z natury musi objąć określoną grupę materiałów i produktów znajdujących się w posiadaniu podatnika i związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Pierwsza grupa, która musi znaleźć się w spisie, a tym samym w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, to towary handlowe. Są nimi przede wszystkim wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym. Towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej.

Druga pozycja, którą trzeba ująć w remanencie, to materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze. Materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu. Do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi. Materiałami pomocniczymi są natomiast materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości.

W spisie z natury trzeba wykazać także: półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Warto w tym miejscu wyjaśnić, co oznaczają te pojęcia.

Wyrobami gotowymi są wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane.

Produkcją niezakończoną jest produkcja w toku. Półwyrobami (półfabrykatami) są niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem.

Z kolei brakami są nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji. Brakami są także towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość. Natomiast odpadami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

Podatnik, który sporządza remanent na 31 grudnia zamykając podatkową księgę przychodów i rozchodów, jest zobowiązany wycenić materiały i towary handlowe objęte spisem z natury według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia. Spis z natury półwyrobów (półfabrykatów), wyrobów gotowych i braków własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia, a odpadów użytkowych, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

Spis z natury niesprzedanych wartości dewizowych wycenia się według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy - według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu kończącym rok podatkowy, a wartość rzeczy zastawionych - według ich wartości rynkowej.

Przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej.

Produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Spis z natury musi być wpisany do księgi według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Zestawienie przechowuje się łącznie z księgą. Podatnik jest zobowiązany dokonać wyceny najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury.

W razie przyjęcia wyceny towarów w kwocie niższej od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia, w szczególności z powodu uszkodzenia, wyjścia z mody, należy przy poszczególnych pozycjach uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.

Podatnik jest zobowiązany dokonać wyceny, w tym wyposażenia objętego spisem z natury sporządzonym na dzień likwidacji działalności według cen zakupu.

Przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą się zdarzyć pomyłki. Błędy mogą dotyczyć wpisania wartości do niewłaściwej kolumny księgi czy też wpisania złej wartości towaru. Po wykryciu takiego błędu trzeba jak najszybciej go naprawić. Naprawianie błędów pozwala uniknąć zarzutów dotyczących nierzetelności i wadliwości prowadzonej dokumentacji.

Podatnik jest bowiem zobowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów i objaśnieniami do wzoru księgi.

Księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Nie można wpisywać więc w niej zdarzeń, które nie miały miejsca lub które dopiero się wydarzą.

Jednak przepisy dopuszczają pewien margines błędu. Pozwala on na zachowanie rzetelności i prawidłowości księgi nawet przy popełnieniu pomyłki. Księgę uznaje się za rzetelną, również gdy:

● niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5 proc. przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub

● brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiły podatnikowi prowadzenie księgi, lub

● błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub

● podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub

● błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada właściwe dowody księgowe.

Zasady dotyczące rzetelności stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia braku zapisów lub błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodu.

Gdy przedsiębiorca zauważy błąd w księdze, powinien go naprawić, nawet jeśli mieści się on w marginesie określonym przez ustawodawcę. Stwierdzone błędy w zapisach księgi poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

W praktyce mogą pojawić się także pomyłki w dowodach księgowych. Też je trzeba poprawić. Błędy w dowodach księgowych można poprawiać wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym musi być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej poprawki.

Poprawek nie stosuje się do dowodów księgowych, dla których ustalono odrębnymi przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, oraz do dowodów obcych. Dowody obce mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty).

Podstawą zapisów w księdze podatkowej są dowody księgowe. Przepisy przewidują, że są nimi:

● faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub

● inne dowody stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest zobowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

W przypadku dokonywania przesunięć (przerzutów) towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami należącymi do tego samego podatnika podatnik dokumentuje te zdarzenia dowodami wewnętrznymi, zwanymi dowodami przesunięć. Dowody te sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przechowywany jest w zakładzie, z którego dokonano przesunięcia towaru lub materiału, a drugi w zakładzie, w którym przyjęto te towary lub materiały. Dowody przesunięć powinny zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę dokonania przesunięcia, nazwę towarów lub materiałów oraz ich ilość i wartość obliczoną według cen zakupu. Jeżeli podatnik prowadzi jedną księgę dla przedsiębiorstwa wielozakładowego, a zakupione towary przekazuje tylko do jednego zakładu (oddziału), nie ma obowiązku sporządzania dowodu przesunięć, pod warunkiem że na dowodzie zakupu poda nazwę zakładu, do którego przekazał te towary.

Większość prowadzących działalność gospodarczą podatników rozliczających się na zasadach ogólnych (czyli opłacających PIT według skali podatkowej ze stawkami 18 i 32 proc.) zobowiązana jest do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Obowiązek taki nakłada na nich art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nim osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są zobowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym. Dotyczy to zarówno podatników płacących podatek według skali podatkowej, jak i płacących podatek według stawki liniowej PIT w wysokości 19 proc.

Przy zamykaniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów warto skupić się na ostatnich jej kolumnach. Zaczynając od kolumny 14, jest ona przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty wydatków wykazanych w kolumnach 12 i 13. Kolumna 15 jest wolna. W kolumnie tej można wpisywać inne zaszłości gospodarcze, poza wymienionymi w kolumnach 1 - 13. W kolumnie tej można również wpisywać wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych). Kolumna 16 jest przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2 - 15. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi. W kolumnie tej mogą być także ewidencjonowane przychody faktycznie przez podatnika otrzymane.

Po zakończeniu miesiąca wpisy dokonane w danym miesiącu należy podkreślić, a dane z kolumn 7 - 14 zsumować. Wynikłe z podsumowania kwoty należy podkreślić. Podatnik może pod podsumowaniem danego miesiąca wpisać w poszczególnych kolumnach sumy od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc i w kolejnej pozycji wpisać w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku.

Jeżeli podatnik nie dokonuje podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, po zakończeniu roku podatkowego musi na oddzielnej stronie w księdze sporządzić zestawienie roczne. W tym celu należy wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i je dodać.

W celu ustalenia wartości poszczególnych składników spisu z natury materiałów i towarów handlowych według cen nabycia należy ustalić procentowy wskaźnik kosztów ubocznych zakupu (kolumna 11) w stosunku do ogólnej wartości zakupu towarów handlowych i materiałów zewidencjonowanych (w kolumnie 10) (suma kosztów ubocznych zakupu przemnożona przez 100 i podzielona przez wartość zakupu). O tak ustalony wskaźnik należy podwyższyć jednostkowy koszt zakupu, a następnie ustalić wartość poszczególnych składników spisu z natury.

Podatnik może również dokonać wyceny wartości materiałów i towarów handlowych według cen zakupu, tj. bez podwyższenia tej ceny o wskaźnik kosztów ubocznych zakupu.

W celu ustalenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym należy na oddzielnej stronie księgi:

● ustalić wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym (kolumna 9);

● ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w sposób następujący:

a) do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11, a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego,

b) kwotę wynikającą z tego obliczenia powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 14 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów (np. w gastronomii koszty zakupu materiałów i towarów handlowych zużytych do przygotowania posiłków dla pracowników zostały wpisane w kolumnie 10);

3) wartość osiągniętego przychodu (kolumna 9) pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu; wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego w roku podatkowym.

Taki sposób obliczenia dochodu dotyczy również podatników sporządzających spis z natury (np. na koniec miesiąca lub jeśli sporządzenie spisu z natury zarządził naczelnik urzędu skarbowego).

Obowiązek złożenia zeznania o wysokości osiągniętego w ciągu roku podatkowego dochodu lub poniesionej w tym roku straty wynika z art. 45 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zeznanie podatkowe musi być złożone w urzędzie skarbowym według ustalonego wzoru. Dla podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów będzie to jeden z dwóch formularzy: PIT-36, jeśli płacą podatek według skali podatkowej, albo PIT-36L, jeśli płacą podatek według stawki liniowej 19 proc. Takie zeznanie należy złożyć w urzędzie skarbowym w terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, którego to zeznanie dotyczy. W rozliczeniu za 2010 rok na dopełnienie tego obowiązku podatnicy będą mieć nieco więcej czasu. 30 kwietnia w przyszłym roku wypada bowiem w sobotę. Stąd ostatnim dniem na złożenie PIT za 2010 rok będzie poniedziałek 2 maja 2011 r. W tym samym czasie trzeba też dopłacić wynikającą z zeznania różnicę podatku. Oczywiście tylko wtedy, gdy wyliczony na koniec roku podatek jest wyższy od sumy wpłaconych w 2010 roku podatkowym zaliczek.

Tych dwóch czynności nie trzeba dokonać równocześnie. Można np. złożyć zeznanie w lutym lub nawet w styczniu, a podatek zapłacić dopiero w kwietniu. Ważne, aby brakująca kwota podatku została zapłacona najpóźniej 2 maja 2011 r., jeśli chodzi o tegoroczne rozliczenie. Nie powinno się natomiast postępować odwrotnie, tzn. najpierw dopłacić brakujący podatek, a dopiero później składać zeznanie. W takim przypadku urząd skarbowy, nie bardzo wiedząc, z czego wynika wpłata, będzie zmuszony wezwać nas do złożenia wyjaśnień. Niczego też w tym przypadku nie zmienia fakt, że na przekazie wpłaty określa się jako tytuł i podstawę wpłaty zeznanie podatkowe (PIT-36 lub PIT-36L). W chwili otrzymania wpłaty urząd skarbowy zeznaniem tym jeszcze nie dysponuje.

Z uwagi na to, że możliwość korzystania z opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych zależy m.in. od tego, jak wysokie przychody uzyskuje podatnik, który zamierza w kolejnych latach skorzystać z tej formy opodatkowania, jedną z podstawowych czynności związanych z zamknięciem roku u takiego podatnika jest sprawdzenie, czy uzyskane w roku podatkowym przychody pozwalają mu na korzystanie z ryczałtu w roku następnym. To podstawowa czynność, poza koniecznością złożenia zeznania rocznego, związana z zamknięciem roku podatkowego przez podatników ryczałtu.

Limity obrotów dla ryczałtowców określono na poziomie 150 tys. euro. Kwoty wyrażone w euro przelicza się na walutę polską według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP, obowiązującego 1 października roku poprzedzającego rok podatkowy. 1 października 2010 r. kurs ten wynosił 3,9465 zł. To oznacza, że wysokość rocznego przychodu osiągniętego w 2010 roku uprawniającego do skorzystania z ryczałtu ewidencjonowanego w przyszłym roku nie będzie mogła być wyższa niż 591 975 zł.

Drugim obowiązkiem dotyczącym podatników ryczałtu związanym z zamknięciem roku jest sporządzenie i złożenie zeznania rocznego.

Obowiązek złożenia zeznania rocznego przez podatników ryczałtu wynika z art. 21 ust. 2 pkt 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Przepis ten przewiduje, że zeznanie takie powinno być złożone według ustalonego wzoru w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania podatnika w terminie do 31 stycznia roku następnego, w stosunku do roku, za który zeznanie to jest składane. Zatem zeznanie PIT-28 za 2010 rok należy złożyć najpóźniej 31 stycznia 2011 r.

O zamiarze sporządzenia spisu z natury w innym terminie niż na 1 stycznia, 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej podatnicy są zobowiązani zawiadomić w formie pisemnej właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie co najmniej 7 dni przed datą sporządzenia tego spisu.

W przypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza takimi, jak: rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek oraz stan zdrowia, naczelnik urzędu skarbowego na wniosek podatnika może zwolnić go z obowiązku prowadzenia księgi, jak również od poszczególnych czynności z zakresu prowadzenia księgi. Wniosek musi być złożony co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby być zastosowane, a w razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego - w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

- cena, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszona o podatek od towarów i usług podlegający odliczeniu zgodnie z odrębnymi przepisami. Przy imporcie powiększona o należne cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne dodatkowe, obniżona o rabaty opusty, inne podobne obniżenia, w przypadku zaś otrzymania składnika majątku w drodze darowizny lub spadku - wartość odpowiadająca cenie zakupu takiego samego lub podobnego składnika;

- cena zakupu składnika majątku powiększona o koszty uboczne związane z zakupem towarów i składników majątku do chwili złożenia w magazynie według ich cen zakupu, a w szczególności koszty transportu, załadunku i wyładunku oraz ubezpieczenia w drodze;

- wszelkie koszty związane bezpośrednio i pośrednio z przerobem materiałów, z wykonywaniem usług lub pozyskaniem (wydobyciem) kopalin, z wyłączeniem kosztów sprzedaży wyrobów gotowych i usług.

Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów muszą być dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Podatnik jest zobowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty.

Księga oraz dowody, na podstawie których są dokonywane w niej zapisy, muszą znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu - w miejscu wskazanym przez podatnika. W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księgi muszą znajdować się w każdym zakładzie. Podatnik może jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako jego siedziba, pod warunkiem że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży.

Zeznanie PIT za 2010 rok należy składać do 2 maja 2011 roku. Wszystko dlatego, że 30 kwietnia w 2011 roku wypada w sobotę, stąd przesunięcie terminu na najbliższy dzień roboczy.

@RY1@i02/2010/246/i02.2010.246.086.0007.001.jpg@RY2@

Skala PIT w 2010 roku

Zamknięcie podatkowej księgi przychodów i rozchodów polega przede wszystkim na podsumowaniu poszczególnych rubryk księgi oraz na sporządzeniu remanentu. Niezbędna jest również wycena sporządzonego remanentu.

Podatnik otrzymał towar wraz z fakturą w terminie kilku dni od daty wystawienia faktury. Jak tę fakturę ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Zaksięgowania należy dokonać w dniu otrzymania towarów oraz faktury, wpisując w kolumnie 2 datę wystawienia faktury.

Natomiast w kol. 16 podatkowej księgi przychodów i rozchodów "Uwagi" należy umieścić informację zawierającą wyjaśnienie dokonania zapisu z opóźnieniem. Jednocześnie pamiętać należy, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu w odniesieniu do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów przyjmuje się dzień wystawienia dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu w księgach. Dlatego też wydatki poniesione na zakup towarów będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w miesiącu, w którym została wystawiona faktura, a nie w miesiącu, w którym dostarczono towar i dokonano zapisu w księdze.

Podatnik prowadzi działalność w Polsce oraz Niemczech w zakresie,usług mechaniki samochodowej, handlu częściami, autami itp. Zdarza się, że w Niemczech kupuje części jako towar handlowy i sprzedaje je w Polsce. Jako dowód zakupu dostaje jedynie paragon fiskalny, gdzie widnieją dane sprzedawcy oraz towaru, który zakupił. Czy otrzymany paragon spełnia wymogi dowodu księgowego?

Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Paragonami mogą być dokumentowane wyłącznie wydatki dotyczące zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych oraz za granicą paliwa i olejów.

W konsekwencji paragonem fiskalnym nie może być udokumentowany zakup towarów handlowych. Paragon fiskalny dokumentujący transakcje nabycia części samochodowych na terenie Niemiec, stanowiących towary handlowe w prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, nie może stanowić dowodu księgowego będącego podstawą zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Spółka jawna, której podatnik jest wspólnikiem, zamierza ewidencjonować zdarzenia gospodarcze w księdze podatkowej. Zawierane transakcje chce dokumentować fakturami VAT oraz notami księgowymi w postaci elektronicznej. Czy dokumenty elektroniczne mogą być podstawą do dokonania zapisów w księdze?

Jeżeli spółka jawna, której podatnik jest wspólnikiem, w myśl odrębnych przepisów będzie uprawniona do wystawiania faktur VAT w wersji elektronicznej, faktury te będą mogły stanowić podstawę dokonania zapisów w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Podstawy tej nie będą natomiast mogły stanowić noty księgowe jako samodzielne dowody dokumentujące zawarte transakcje. Te zaś transakcje, które nie będą mogły być udokumentowane fakturami VAT, powinny zostać udokumentowane innymi dowodami.

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki jawnej. Głównym przedmiotem działalności jest działalność deweloperska. Drugim wspólnikiem jest żona podatnika (małżonków obowiązuje umowa o odrębności majątkowej). Ewidencja podatkowa jest prowadzona w formie podatkowej księgi. Zapisy są dokonywane "metodą kasową". Formą opodatkowania dla obydwojga wspólników jest 19-proc. podatek liniowy.

W kwietniu bieżącego roku podatnik zwiększył swój wkład do spółki przez wniesienie niezabudowanej nieruchomości, którą otrzymał w 2008 r. jako darowiznę. Wniesiona nieruchomość nie była wykorzystywana przez podatnika do prowadzenia działalności. Jak wycenić wniesioną nieruchomość?

Wkład niepieniężny (w postaci nieruchomości), który uznany zostanie w spółce jawnej za materiał podstawowy, należy wycenić według wartości wkładu na dzień wniesienia, nie wyższej jednak od cen rynkowych. Przedmiotową nieruchomość należy wpisać do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w kol. 10 na podstawie aktu notarialnego przenoszącego własność tej nieruchomości na spółkę. Jednocześnie, jeżeli na koniec roku podatkowego nie zostanie osiągnięty przychód ze zbycia wniesionej aportem nieruchomości, należy ująć ten grunt w spisie z natury na koniec roku.

Podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie handlu samochodami używanymi. Czy ewidencjonowanie kosztów w podatkowej księdze na podstawie kserokopii umowy kupna sprzedaży z kolejnym numerem oraz podpisem podatnika i datą jest prawidłowe?

Dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji w podatkowej księdze jest, co do zasady, faktura VAT. Jeżeli jednak osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupów towarów handlowych (np. samochodów) od osób fizycznych, które działalności gospodarczej nie prowadzą, to dokumentami stanowiącym podstawę wpisu do podatkowej księgi mogą być umowy sprzedaży. Nie sposób jednak za dowody takie uznać kserokopii przedmiotowych umów sprzedaży.

W sierpniu 2008 r. podatnik przekroczył kwotę limitu uprawniającą do opłacania podatku w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Nie wiedząc o tym, opłacał nadal podatek w tej formie aż do końca następnego roku, czyli do grudnia 2009 r. W 2009 r. osiągnął przychód netto 1 029 000 zł, co znacznie przekroczyło kwotę 150 000 euro. W związku z tym złożył korektę PIT-28 za rok 2008 i 2009. Od września 2008 r. obowiązuje go rozliczenie podatku na zasadach ogólnych, jednak nie posiada on remanentu towarów na 31 sierpnia 2008 r. Zatem w dniu otwarcia księgi, tj. 1 września 2008 r., nie ma czego wpisać w pierwszej pozycji księgi. Jak rozliczyć remanent, którego się nie posiada?

Podatnik od września 2008 r. powinien założyć księgę przychodów i rozchodów i opłacać podatek na ogólnych zasadach.

Podatnicy są zobowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury m.in. w przypadku przekroczenia limitu przychodów.

Skoro w dacie utraty warunków do opodatkowania w formie ryczałtu podatnik nie sporządził spisu z natury, to przepisy prawa nie przewidują możliwości późniejszej wyceny towarów i materiałów objętych tym spisem. Wobec tego do ustalenia dochodu za 2008 rok podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym na zasadach ogólnych podatnik uwzględni zerową wartość remanentu początkowego.

Ze względu na brak możliwości uzyskania danych osobowych rolników, od których podatnik dokonuje zakupu produktów rolnych - niezbędnych do wystawienia faktury VAT RR - podatnik dokumentuje zakup tych produktów dowodami wewnętrznymi. Czy postępuje prawidłowo?

Dopuszczalne jest sporządzanie dowodów wewnętrznych dotyczących zakupu bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy produktów roślinnych i zwierzęcych nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka, albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt. W związku z tym jeżeli wystawiane przez podatnika dowody wewnętrzne potwierdzające dokonanie transakcji będą spełniały wymagania określone przepisami rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, to dokumenty te mogą stanowić dokumenty księgowe będące podstawą wpisu poniesionych wydatków do prowadzonej podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podatnik zamierza zmienić formę opodatkowania z karty podatkowej na zasady ogólne z obowiązkiem prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Prowadzona przez podatnika działalność gospodarcza polega na handlu detalicznym artykułami żywnościowymi, w przeważającej części owocami i warzywami. Zakupu towarów handlowych podatnik dokonuje od rolników, od których nie otrzymuje żadnego dowodu zakupu. Czy prawidłowe będzie ujęcie dowodów wewnętrznych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako kosztów uzyskania przychodu w kol. 10 księgi dokumentujących zakup od rolników owoców i warzyw?

Dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji w podatkowej księdze powinny być - co do zasady - faktura bądź rachunek.

Jednak na udokumentowanie w księdze zapisów, dotyczących zakupu bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy produktów roślinnych i zwierzęcych nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka, albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt - mogą być sporządzane dowody wewnętrzne.

Wobec tego podatnik ma prawo do dokumentowania zakupu towarów od producentów krajowych na podstawie dowodów wewnętrznych, które z kolei mogą stanowić podstawę zapisu kosztów w podatkowej księdze. Prawidłowe jest więc ujęcie dowodów wewnętrznych (dokumentujących zakupy od rolników owoców i warzyw) w kol. 10 podatkowej księgi, gdyż nie ma możliwości ujęcia owych zakupów w księdze na podstawie innych dokumentów.

W której kolumnie podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy wpisać koszty usług służących do produkcji eksportowej, części metalowych do mebli oraz koszty kupowanych opakowań (worków)?

W przypadku zakupu przedmiotowych usług oraz worków służących do opakowania wyprodukowanych towarów (metalowych części do mebli) nieprawidłowe jest ewidencjonowanie ich w kol. 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ponieważ kolumna ta stanowi katalog zamknięty i służy wyłącznie do ewidencjonowania zakupu materiałów oraz towarów handlowych. Wskazane wydatki powinny być ujęte w kol. 13 "pozostałe wydatki" podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podatniczka sprzedaje samochody osobowe, ciężarowe oraz motocykle. Pojazdy te kupuje w krajach Unii Europejskiej. Sprowadzając samochody osobowe z innych krajów jest zobowiązana zapłacić podatek akcyzowy. Dokumentem, na podstawie którego ujmuje w kosztach akcyzę, jest potwierdzenie wpłaty. Dowód ten jest ujmowany pod datą operacji w kol. 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Czy to właściwe postępowanie?

Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi podatkowej niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Zakup towarów handlowych należy wpisać w kol. 10 księgi według ceny zakupu. Przy czym przez cenę zakupu należy rozumieć cenę, jaką nabywca płaci za składniki majątku, pomniejszoną o VAT, podlegający odliczeniu, a przy imporcie powiększoną o cło, akcyzę oraz opłaty celne, obniżoną o rabaty, upusty, inne podobne obniżenia, w przypadku zaś otrzymania składnika majątku w drodze darowizny lub spadku - wartość odpowiadającą cenie zakupu takiego samego lub podobnego składnika.

Zatem do ceny zakupu należy zaliczyć zapłaconą akcyzę. Cenę tą ujmuję sie w kol. 10 księgi na podstawie potwierdzenia zapłaty.

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Ustawa z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. nr 144, poz. 930 z późn. zm.).

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).