Inwentaryzacje przeprowadza się również dla pasywów

Inwentaryzacja poprzedza moment sporządzania sprawozdania finansowego. Czynności te mają na celu zweryfikowanie stanu aktywów i pasywów zapisanych w księgach rachunkowych ze stanem faktycznym. Dopiero skorygowane księgi będą podstawą sporządzenia rocznego raportu.

Dlatego też warto pamiętać, że inwentaryzacji podlegają nie tylko składniki majątku (aktywa), ale też źródła ich finansowania (pasywa).

Przepisy prawa bilansowego przewidują trzy metody inwentaryzacji: spis z natury, potwierdzenie sald oraz porównanie z dokumentami. W przypadku pasywów właściwą metodą jest ta ostatnia, tj. porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.

W takiej sytuacji ważne jest zweryfikowanie prawidłowości sald wykazywanych w księgach rachunkowych, a także wyeliminowanie sald nieistniejących w rzeczywistości. W tym przypadku czynności te przeprowadzane są przez pracowników działów finansowo-księgowych. W inwentaryzacji tą metodą może być konieczny udział osób merytorycznych organizacyjnie odpowiedzialnych za daną kwestię, np. prawników.

Inwentaryzacja kapitałów (funduszy) własnych dokonuje się poprzez sprawdzenie zmian w ich wysokości zachodzących w ciągu danego roku obrotowego. Przykładowo w przypadku spółek kapitałowych porównanie następuje z aktem notarialnym stanowiącym o wysokości kapitałów.

Istotne jest też zweryfikowanie zgodności co do zaksięgowanej wysokości kapitału zakładowego z wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego. Analizy wymagają też np. uchwały podjęte przez zgromadzenie wspólników. Może z nich bowiem wynikać konieczność utworzenia nowego rodzaju kapitałów.

W razie jakichkolwiek rozbieżności należy skorygować zapisy w księgach rachunkowych.

Kolejnym składnikiem pasywów są rozliczenia międzyokresowe przychodów. Przepisy bilansowe nie zwierają ich definicji. Należy więc pamiętać, że takie rozliczenia międzyokresowe mają na celu przyporządkowanie przyszłych przychodów do okresów, których dotyczą. Zalicza się do nich przykładowo:

● otrzymane subwencje i dopłaty przeznaczone na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia we własnym zakresie środków trwałych,

● przyjęte nieodpłatnie (również w formie darowizny) środki trwałe, niematerialne i prawne, o ile nie zwiększają one kapitałów własnych jednostki,

● należne od kontrahentów kary umowne, odszkodowania i grzywny.

Inwentaryzacja w tym przypadku polega na sprawdzeniu dokumentacji źródłowej poszczególnych pozycji, która była podstawą do ujęcia ich w księgach rachunkowych. Należy też sprawdzić ich wysokość oraz prawidłowość odpisywania, np. w koszty działalności operacyjnej. W tym przypadku konieczne jest zweryfikowanie, czy nie nastąpiła realizacja przychodów bez przeksięgowania rozliczeń (np. umorzenie części zobowiązań w wyniku zawarcia układu).

Weryfikacji z dokumentacją wymagają też m.in. rezerwy. Prawo bilansowe wprost wymaga tworzenia rezerw na zobowiązania. Dotyczy to m.in. tzw. rezerw na świadczenia pracownicze oraz tych na przyszłe zobowiązania, które można w sposób wiarygodny oszacować. Przykładowo tworzy się je z tytułu udzielonych poręczeń, skutków toczącego się postępowania sądowego, restrukturyzacji.

Ponieważ wartość rezerw pracowniczych trudno jest oszacować, podmioty często zlecają to zadanie aktuariuszowi. W takim przypadku inwentaryzacja będzie polegała na weryfikacji przekazywanych jemu danych. Jeżeli jednak podmiot sam oblicza wysokość rezerw, konieczna jest weryfikacja stosowanych procedur w tym zakresie. Tak samo będzie w przypadku pozostałych rezerw.

Kolejnym składnikiem pasywów są zobowiązania. Jest to wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki. Oznacza to, że w przeszłości zaistniało zdarzenie (np. zakup towarów o odroczonym terminie płatności), w wyniku którego jednostka pozyskała aktywa (towary), w wyniku czego powstał obowiązek wykonania świadczenia. Zobowiązania mogą wynikać też z przepisów, np. podatkowych. W bilansie prezentuje się je w podziale na krótko- i długoterminowe.

Zobowiązaniami długoterminowymi są te zobowiązania, których termin zapadalności przypada w okresie dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego. Przy spełnieniu tego warunku mogą nimi być:

● otrzymane kaucje, m.in. z tytułu najmu, dzierżawy,

● zobowiązania z tytułu uzyskanych kredytów i pożyczek,

● zobowiązania z tytułu zawartych umów leasingu.

Z kolei zobowiązania krótkoterminowe to zobowiązania, których termin zapadalności przypada w okresie krótszym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego. Do takich zobowiązań zalicza się zobowiązania z tytułu dostawy aktywów obrotowych, które do dnia bilansowego nie zostały zafakturowane, czy też z tytułu nadwyżki VAT należnego nad VAT naliczonym.

Warto pamiętać, że w przypadku kontrahentów, którzy prowadzą księgi rachunkowe, jednostki powinny dostać potwierdzenie sald. Dlatego też dobrym sposobem inwentaryzacji w tym przypadku będzie zachowanie tego dokumentu i odnotowanie na nim zgodności sald. Zobowiązania mogą też być inwentaryzowane drogą porównania sald z fakturami i dowodami bankowymi.

Ujawnione w wyniku inwentaryzacji metodą weryfikacji dokumentów nieprawidłowości wymagają wyjaśnienia oraz korekty w księgach rachunkowych.

Przeprowadzenie takich czynności musi być udokumentowane. Inwentaryzacja może być potwierdzona m.in. sporządzeniem protokołu. Może on mieć charakter zbiorczy i dotyczyć ogółu sald podanych weryfikacji lub też być sporządzony w formie pojedynczego protokołu dla danego konta lub zespołów kont. Należy też pamiętać o konieczności złożenia podpisu przez osoby dokonujące weryfikacji.

Inną metodą udokumentowania tego typu inwentaryzacji jest sporządzenie adnotacji na wydruku operacji księgowych pasywów. Również w tym przypadku konieczny jest podpis oraz data sporządzenia inwentaryzacji.

Warto też pamiętać, że zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości za wykonanie obowiązków w zakresie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki, np. zarząd. W przypadku gdy zostaną one powierzone innej osobie, odpowiada on z tytułu nadzoru. W tym przypadku należy jednak pamiętać, że nie ma możliwości przeniesienia odpowiedzialności.

Kierownik jednostki jest więc odpowiedzialny za prawidłowość i terminowość przeprowadzenia wszystkich czynności weryfikacyjnych. Aby rzetelnie wywiązać się z ustawowych obowiązków, powinien on zadbać przede wszystkim o: wydawanie wewnętrznych przepisów, za pomocą których ustalane są zasady, terminy i sposób dokumentowania przeprowadzenia inwentaryzacji.

- czyli porównanie zapisów ksiąg rachunkowych z posiadanymi dokumentami. Metoda stosowana jest wówczas, gdy z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe skorzystanie z dwóch pozostałych metod. Tą metodą inwentaryzuje się m.in. środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także pasywa, np. rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne, kapitały (fundusze) własne, fundusze specjalne.

Przepisy prawa bilansowego nie wymagają, aby zobowiązania były inwentaryzowane drogą potwierdzenia sald. To wierzyciel zobowiązany jest przesłać saldo swoich należności do dłużnika. Ten zaś ma obowiązek dokonać pisemnego potwierdzenia zgodności danego salda lub wskazać ewentualne różnice bądź zastrzeżenia.

● Kapitał (fundusz) własny

● Rezerwy na zobowiązania

● Zobowiązania długo- i krótkoterminowe

● Fundusze specjalne

● Rozliczenia międzyokresowe

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Rozdział 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).