Niedobory materiałów i towarów można skompensować

Składniki aktywów, czyli np. materiały i towary, inwentaryzuje się na ostatni dzień każdego roku obrotowego drogą spisu z natury.

W przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, czynności te można rozpocząć w październiku, a zakończyć nie później niż 15 stycznia następnego roku. Z kolei produkcję w toku oraz te zapasy, które w momencie zakupu odpisywane są w koszty, inwentaryzuje się wyłącznie na dzień bilansowy

Zgodnie z ustawą o rachunkowości inwentaryzację zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową przeprowadza się raz na dwa lata, natomiast zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki oraz zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną raz w roku.

O sposobie pomiaru poszczególnych składników majątku obrotowego drogą spisu z natury decyduje ich rodzaj, kształt, wielkość oraz postać fizyczna, jak również miejsce i warunki składowania. Gdy pojawią się problemy z inwentaryzacją zapasów, należy ją przeprowadzić w uproszczony sposób. Jeżeli więc zapasy są niemierzalne, niepoliczalne, czynności weryfikacyjne przeprowadza się w sposób uproszczony, czyli na podstawie szacunków bądź obliczeń technicznych. Stosuje się ją przede wszystkim do inwentaryzacji: materiałów sypkich, płynów.

Podczas inwentaryzacji mogą zostać ujawnione zarówno niedobory, jak i nadwyżki aktywów obrotowych. Do czasu ich rozliczenia powinny widnieć na koncie 264 - Rozliczenie niedoborów lub 265 - Rozliczenie nadwyżek.

W tym celu wartości rzeczowych aktywów obrotowych ustala się według cen zakupu lub wytworzenia. W przypadku stosowania stałych cen ewidencyjnych wartości niedoborów korygowane są o przypadające na nie odchylenia od cen ewidencyjnych.

Następnie należy ustalić przyczynę ujawnionych różnic i ją rozliczyć w księgach.

W przypadku rozliczania różnic inwentaryzacyjnych materiałów i towarów w stanie ciekłym lub sypkim należy ustalić, czy niedobór lub nadwyżka nie powstały naturalnie w związku z właściwościami fizycznymi, chemicznymi lub warunkami magazynowania bądź transportu. Wielkość ubytków powinna jednak mieścić się w granicach norm ustalonych przez kierownika jednostek. Kryteria zaliczenia ubytków do naturalnych powinny być określone w polityce/zasadach rachunkowości jednostki. Ujawnione ubytki naturalne, zanim zostaną rozliczone w księgach, powinny być odpowiednio udokumentowane przez komisję inwentaryzacyjną i zatwierdzane przez kierownika jednostki.

Jeżeli jednak niedobory nie wynikają z tej przyczyny, należy sprawdzić, czy nie wynikły z winy np. pracownika.

Jeżeli niedobory i szkody powstały z winy pracownika, może zostać z tego tytułu obciążony (konto 237 - Należności od pracowników z tytułu niedoborów i szkód). Warto pamiętać, że należność może być potrącona z wynagrodzenia tylko pod warunkiem pisemnego oświadczenia pracownika, że wyraża na to zgodę. Natomiast gdy komisja inwentaryzacyjna ustali, że winny był pracownik, jednak on nie wyraził zgody na pokrycie niedoborów, spór trzeba będzie rozwiązać w sądzie. Należy to odpowiednio ująć na koncie 238 - Roszczenia sporne od pracowników nieobjęte postępowaniem sądowym i 239 - Należności od pracowników objęte postępowaniem sądowym.

Niedobory i nadwyżki składników majątku objętych ewidencją ilościowo-wartościową mogą podlegać kompensacie. Jest to jednak możliwe, gdy:

● zostały one stwierdzone podczas tej samej inwentaryzacji - w tym samym okresie rozliczeniowym,

● powstały w wyniku niezawinionej pomyłki,

● dotyczą tego samego lub podobnego asortymentu,

● dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej.

W przypadku gdy ewidencja materiałów czy towarów prowadzona jest metodą ilościowo-wartościową, niedobory z nadwyżkami kompensuje się zgodnie z zasadą mniejszej ilości oraz mniejszej wartości różnic kompensowanych składników majątku.

Przykładowo - ujawniony niedobór towaru X wynosi 90 sztuk, których wartość jednostkowa to 1,5 zł. Natomiast nadwyżka towarów Y to 100 sztuk, każdy o wartości 2 zł. W takim przypadku kompensata ilościowo-wartościowa wyniesie (90 szt. po 1,5 zł) 133 zł. Oznacza to, że zostanie całkowicie skompensowany niedobór towarów X. Zostanie natomiast nadwyżka towarów Y w wysokości 67 zł.

W księgach rachunkowych można to zaksięgować poniższymi zapisami:

1. Zarachowanie niedoborów: strona Wn konta 264 - Rozliczenie niedoborów, strona Ma konta 330 - Towary i nadwyżek: strona Wn konta 330 - Towary, strona Ma konta 265 - Rozliczenie nadwyżek,

2. Kompensata niedoborów z nadwyżkami: strona Wn konta 265 - Rozliczenie nadwyżek, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów.

3. Rozliczenie pozostałych nadwyżek towarów Y: strona Wn konta 265 - Rozliczenie nadwyżek, strona Ma konta 760 - Pozostałe przychody operacyjne.

@RY1@i02/2010/208/i02.2010.208.086.014a.001.jpg@RY2@

Przykład

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).