Środki trwałe inwentaryzuje się spisem z natury lub weryfikacją

Firmy w toku działalności korzystają z różnego rodzaju środków trwałych. Na koniec roku obrotowego muszą je zinwentaryzować. Ma to na celu nie tylko sprawdzenie, czy faktyczny ich stan zgadza się z tym wynikającym z ksiąg. W trakcie tych czynności należy również zweryfikować, czy środki trwałe nie uległy zniszczeniu, czy nadal są wykorzystywane do działalności czy też nie powinny zostać przekazane do likwidacji. Warto też skontrolować okresy i stawki amortyzacji środków trwałych, mimo że przepisy nie określają terminu przeprowadzenia tych czynności.

Środki trwałe inwentaryzuje się drogą spisu z natury, z wyjątkiem tych, do których dostęp jest utrudniony, oraz gruntów. Tego typu aktywa inwentaryzuje się drogą weryfikacji, czyli porównania zapisów w księgach rachunkowych z dokumentami.

Spis z natury w przypadku środków trwałych będzie polegał na przeliczeniu tych składników majątku, następnie wycenie tych ilości, porównaniu wartości z danymi z ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu różnic inwentaryzacyjnych.

Należy zwrócić uwagę, że ustawa o rachunkowości pozwala na mniejszą częstotliwość inwentaryzacji w przypadku środków trwałych będących nieruchomościami, jak również znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie. W takim przypadku inwentaryzację można przeprowadzać raz na cztery lata.

Przepisy prawa bilansowego nie definiują pojęcia terenu strzeżonego. Należy więc przyjąć, że charakteryzuje się on przede wszystkim odpowiednimi zabezpieczeniami przed dostępem do niego osób nieuprawnionych. Teren możemy uznać za strzeżony w przypadku stałego nadzoru dozorców, pracowników ochrony. Jest tak również przy stosowaniu odpowiednich zabezpieczeń mechanicznych w postaci ogrodzenia terenu, nadzoru kamer, zainstalowania alarmu, funkcjonowania kart wstępu uprawniających do wejścia na teren jednostki.

Należy pamiętać, że inwentaryzacja obejmuje zarówno składniki majątkowe ujmowane w księgach rachunkowych, jak i majątek, dla którego jednostka prowadzi ewidencję pozabilansową, obejmujący składniki aktywów, które zostały powierzone jednostce do przechowywania, przetworzenia, sprzedaży lub użytkowania. W związku z tym inwentaryzację należy przeprowadzić także dla środków trwałych użytkowanych przez jednostkę na podstawie np. umowy leasingu operacyjnego, umowy najmu bądź umowy dzierżawy.

Celem takiego działania jest ustalenie rzeczywistego stanu posiadanych obcych środków trwałych, sprawdzenie prawidłowości ich wykorzystywania oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone im składniki majątku. Środki trwałe niebędące własnością jednostki inwentaryzuje się drogą spisu z natury, porównania danych z ewidencją pozabilansową oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. O wynikach przeprowadzonej inwentaryzacji jednostka ma obowiązek powiadomić jednostkę będącą właścicielem danego środka trwałego.

Środki trwałe poddane spisowi z natury wyceniane są w wartościach historycznych, czyli tych, w których zostały wprowadzone do ksiąg rachunkowych. W takich wartościach należy wycenić niedobory, co zostanie odzwierciedlone zapisem: strona Wn konta 264 - Rozliczenie niedoborów, strona Ma konta 010 - Środki trwałe. Natomiast wyksięgowanie dotychczasowego umorzenia: strona Wn 050 - Umorzenie środków trwałych, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów.

W przypadku gdy zostaną ujawnione środki trwałe, które nie widnieją w ewidencji księgowej, należy je do niej niezwłocznie wprowadzić. Istotna w tym momencie będzie ich odpowiednia wycena. Jeżeli nie będzie możliwości ustalenia wartości zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, czyli według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia, w takim przypadku należy ustalić wartość, po której ujawniony środek trwały mógłby być w tym momencie sprzedany. Wprowadzenie takiego środka trwałego do ewidencji należy odzwierciedlić zapisem: strona Wn konta 010 - Środki trwałe, strona Ma konta 265 - Rozliczenie nadwyżek. Natomiast rozliczenie w ten sposób powstałej nadwyżki będzie ujęte za pomocą konta przychodów: strona Wn konta 265 - Rozliczenie nadwyżek, strona Ma konta 760 - Pozostałe przychody operacyjne. W następnej kolejności należy ustalić sposób i okres jego amortyzacji.

Zanim jednak zostanie wprowadzony do ksiąg rachunkowych, należy się upewnić, że nie jest to obcy środek trwały używany przez spółkę na podstawie np. umów najmu lub leasingu. Może się też zdarzyć, że dla celów księgowych może on stanowić część większego środka trwałego (np. w przypadku komputerów).

● Spis z natury - to ustalenie rzeczywistego stanu składników majątku polegające w zależności od jego rodzaju na policzeniu, oszacowaniu, zmierzeniu lub zważeniu. Tą metodą inwentaryzuje się głównie budowle, maszyny, środki trwałe.

● Weryfikacja - porównanie zapisów ksiąg rachunkowych z posiadanymi dokumentami. Metoda stosowana jest w przypadku środków trwałych o utrudnionym dostępie oraz wówczas, gdy z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe skorzystanie ze spisu z natury.

@RY1@i02/2010/203/i02.2010.203.086.014a.001.jpg@RY2@

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).