Należności inwentaryzuje się poprzez uzgodnienie sald lub weryfikację

Spółki, które prowadzą działalność gospodarczą, ewidencjonują w księgach rachunkowych różnego rodzaju należności. Dotyczy to należności od kontrahentów banków czy też publicznoprawnych. Aktywa te podlegają inwentaryzacji na koniec roku obrotowego. Szczególnie w przypadku podmiotów, które posiadają w tym zakresie wiele pozycji, konieczne jest właściwe rozplanowanie tych prac.

W tym kontekście ważna jest kwestia terminu inwentaryzacji, która została uregulowana w art. 26 ust. 3 pkt a) ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym artykułem obowiązki w tym zakresie są wypełnione, jeżeli inwentaryzację składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych - rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Z kolei ustalenie stanu powinno nastąpić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Przepis ten bezpośrednio dotyczy kwestii inwentaryzowania należności. Wynika z niego, że jednostka powinna dokonać inwentaryzacji sald należności w okresie rozpoczynającym się trzy miesiące przed końcem roku obrotowego oraz kończącym się 15 dnia roku następującego po roku obrotowym. Inwentaryzacja należności powinna odbyć się metodą potwierdzenia sald przez kontrahentów jednostki, przy czym salda powinny być potwierdzone na dzień, który zawiera się w podanym przedziale czasowym. Jeżeli więc rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, najwcześniejszym dniem, w którym jednostka może dokonać inwentaryzacji należności, jest 1 października 2010 roku, ostatnim zaś 15 stycznia 2011 roku.

Należności inwentaryzuje się drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu tych aktywów.

Przepisy ustawy o rachunkowości nie określają wzoru druku takiego potwierdzenia salda. Jednak dokument taki powinien zawierać m.in.:

● wykaz pozycji składających się na saldo należności,

● niezapłacone należności na dany dzień wynikające z faktur czy rachunków - wraz z podaniem ich daty, numerów i kwot,

● ewentualne należne odsetki czy kary umowne.

W treści wysyłanego potwierdzenia sald warto powołać się na przepisy ustawy o rachunkowości, które regulują obowiązek pisemnego potwierdzenia należności.

Ponieważ, jak już zostało to wcześniej powiedziane, ustawa o rachunkowości nie reguluje kwestii potwierdzenia sald, możliwe jest zastąpienie papierowego potwierdzenia salda informacją elektroniczną. Konieczny jednak będzie w tym przypadku podpis elektroniczny.

Złożenie oświadczenia woli opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu ma takie same skutki prawne, jak oświadczenie woli podpisane podpisem własnoręcznym.

Należy też pamiętać, że osoby, które są odpowiedzialne za przeprowadzenie inwentaryzacji poprzez uzgodnienia sald, muszą sporządzić protokół. Należy w nim opisać przeprowadzone czynności oraz wszelkie rozbieżności, które wystąpiły między stanem w księgach rachunkowych jednostki a stanem podanym przez kontrahentów.

W praktyce gospodarczej może się zdarzyć, że kontrahenci, który prowadzą księgi rachunkowe, nie odsyłają takiego potwierdzenia. Dotyczy to w szczególności spółek, które nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Jeśli dany podmiot nie jest w stanie wyegzekwować od swojego kontrahenta takiego potwierdzenia, wówczas należność należy traktować jako niepotwierdzoną i zinwentaryzować tzw. metodą weryfikacji.

W przypadku należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, a także należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, inwentaryzacje przeprowadza się drogą weryfikacji. Wynika to z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości.

Polega ona na porównaniu danych księgowych z danymi zawartymi w odpowiednich dokumentach. Mogą to być faktury, rachunki, umowy, decyzje, wyciągi bankowe potwierdzające dotychczasowe spłaty itp. W przypadku należności spornych dochodzonych na drodze sądowej weryfikacji można dokonać za pomocą takich dokumentów jak wyroki lub pozwy sądowe. Odbywa się to w celu sprawdzenia, czy rzeczywista wartość składnika aktywów jest zgodna z wartością figurującą w księgach rachunkowych.

W sytuacji, gdy kontrahent nie przesyła odpowiedzi, należy sprawdzić, czy nie występuje zagrożenie spłaty. W takich przypadkach spółka powinna przeanalizować, czy nie istnieje konieczność utworzenia odpisu aktualizującego tej należności.

Może się okazać, że należności nie przyniosą oczekiwanych korzyści ekonomicznych. Ich wyegzekwowanie jest bowiem zagrożone z powodów określonych w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości, np. przedawnione lub kwestionowane.

Wówczas stosując zasadę ostrożności, na dzień bilansowy należy dokonać odpisu aktualizującego wartość należności. Wymaga tego art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem należności i udzielone pożyczki wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności. Skutki aktualizacji księgując odpowiednio na konto pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych - zależnie od rodzaju należności.

Jednostka powinna dokonać inwentaryzacji sald należności w okresie rozpoczynającym się trzy miesiące przed końcem roku obrotowego oraz kończącym się 15 dnia roku następującego po roku obrotowym

- to uzyskanie od kontrahentów i banków pisemnego potwierdzenia zgodności salda. W przypadku banku potwierdzeniem takim jest otrzymany wyciąg odzwierciedlający stan konta bankowego. Natomiast względem kontrahentów i dłużników należy żądać pisemnego potwierdzenia, które dołącza się do dokumentacji inwentaryzacyjnej jako dowód zgodności stanu rzeczywistego z zapisami księgowymi.

Jeżeli następują rozbieżności, należy wyjaśnić ich powstanie. Metodą uzgodnienia sald inwentaryzuje się należności od kontrahentów.

- czyli porównanie zapisów ksiąg rachunkowych z posiadanymi dokumentami. Metoda stosowana jest wówczas, gdy z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe skorzystanie z uzgodnienia sald należności oraz w przypadku należności spornych, wątpliwych, a w bankach również zagrożonych oraz należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych i z tytułów publicznoprawnych.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Rozdział nr 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).