Rozliczenie roku obrotowego

Inwentaryzacja majątku firmy jest etapem poprzedzającym sporządzenie sprawozdania finansowego. Ma bowiem za zadanie zweryfikować, czy zaewidencjonowany w księgach rachunkowych stan aktywów i pasywów jest zgodny ze stanem faktycznym. Dlatego ważne jest nie tylko przeprowadzenie czynności weryfikacyjnych, ale również ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, jak i ich rozliczenie. Dopiero po zakończeniu inwentaryzacji i ewentualnym skorygowaniu ksiąg będzie można sporządzić sprawozdanie finansowe.

Przypomnijmy, że zgodnie z ustawą o rachunkowości inwentaryzację przeprowadza się na dzień bilansowy. W przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, dzień ten przypada na 31 grudnia. Inwentaryzację można jednak rozpocząć znacznie wcześniej.

W przypadku określonych składników majątku termin ten jest zachowany, jeżeli weryfikację rozpocznie się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy do 15. dnia następnego okresu sprawozdawczego. Oznacza to, że podmioty inwentaryzację mogą zacząć przeprowadzać z końcem września.

W związku z tym należy zwrócić uwagę na wymóg zawarty w art. 66 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem umowę z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdania należy zawrzeć w terminie umożliwiającym mu udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Dotyczy to oczywiście jednostek zobowiązanych do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego. Brak uczestnictwa audytora może zostać odzwierciedlony w opinii, którą wystawi on na koniec badania kluczowy biegły rewident (tj. osoba odpowiedzialna za wykonanie rewizji finansowej w imieniu podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych). W konsekwencji może on do wystawianej opinii wprowadzić zastrzeżenia, a w skrajnej sytuacji może odmówić wystawienia opinii.

Wyboru podmiotu audytorskiego dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe - np. wspólnicy - chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej. Takiego wyboru nie może natomiast dokonywać zarząd jednostki, co wynika z treści art. 66 ust. 6 ustawy.

Wybór podmiotu uprawnionego od przeprowadzania czynności rewizji finansowej wymaga formy pisemnej, tj. uchwały. Umowa zawarta między firmą audytorską a zarządem w zakresie badania sprawozdania finansowego bez uchwały organów uprawnionych jest nieważna. Umowę o badanie sprawozdania finansowego zawartą przez kierownika jednostki, tj. zarząd, można rozwiązać. Jednak jest to dopuszczalne tylko wówczas, gdy istnieje do tego uzasadniona podstawa. Zgodnie art. 66 ust. 7 ustawy o rachunkowości nie stanowią jej różnice poglądów w sprawie stosowania zasad rachunkowości lub standardów rewizji finansowej. O rozwiązaniu umowy o badanie lub przegląd sprawozdania finansowego kierownik jednostki oraz podmiot uprawniony do badania sprawozdań informują niezwłocznie Komisję Nadzoru Audytowego (KNA). Komisja przygotowała w tym celu rekomendowany formularz, na którym można dokonać takiego zgłoszenia. Dostępny jest on na stronie internetowej Ministerstwa Finansów www.mf.gov.pl. Przypomnijmy, że Komisja Nadzoru Audytowego to organ nadzoru publicznego nad podmiotami audytorskimi i biegłymi rewidentami.

Za prawidłowe przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji odpowiedzialni są kierownicy jednostek (np. zarządy). Aby cały proces przebiegł prawidłowo, muszą oni należycie go przygotować, np. powinni wydać zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, w szczególności jeśli jest ona przeprowadzana w drodze spisu z natury.

Dokument ten powinien zawierać wszystkie istotne informacje dotyczące przeprowadzenia całej operacji. Najważniejsze z nich to: termin rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji, skład komisji inwentaryzacyjnej, rodzaj przeprowadzanej inwentaryzacji (roczna) informacje o tym, kto dokonuje wyceny zapasów, w jaki sposób udokumentowany jest spis. Zarządzenie może też określać termin zakończenia inwentaryzacji.

W dokumentacji jednostki oprócz polityki rachunkowości powinna się znajdować zatwierdzona przez kierownika instrukcja inwentaryzacyjna, określająca zasady przygotowania, przeprowadzenia i rozliczania inwentaryzacji.

Jest to akt wewnętrzny i powinien być dostosowany indywidualnie do specyfiki i wielkości danej jednostki. Najlepiej, aby uwzględniał on doświadczenia lat ubiegłych i zawierał wyjaśnienia pomagające uniknąć dotychczas zdarzających się błędów.

Instrukcja inwentaryzacyjna może zawierać m.in.:

● cel przeprowadzenia inwentaryzacji,

● etapy inwentaryzacji,

● wyjaśnienie ogólnych zasad inwentaryzacji,

● sposoby przygotowania poszczególnych składników majątku,

● opis metod przeprowadzania inwentaryzacji,

● zasady kompensowania niedoborów i nadwyżek,

● zasady weryfikacji i rozliczenia różnic,

● kompetencje i zadania komisji i zespołów spisowych,

● przemieszczanie się składników majątku w trakcie inwentaryzacji,

● zasady postępowania w przypadku ujawnienia uszkodzonych składników majątku.

Dopełnieniem wydawanego przez kierownika jednostki zarządzenia w sprawie inwentaryzacji rocznej jest harmonogram inwentaryzacji. Powinien on wyznaczać składniki majątku poddane w danym roku inwentaryzacji oraz terminy: dokonania inwentaryzacji, ustalenia różnic, ustalenia osób odpowiedzialnych, rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Harmonogram prac tworzony jest zazwyczaj na potrzeby jednego roku obrotowego. Jednak w większych jednostkach, posiadających znaczny majątek, którego inwentaryzację można przeprowadzać rzadziej niż raz w roku (np. raz na cztery lata niektóre środki trwałe), warto takie plany sporządzać na okresy kilkuletnie.

● Na etapie przygotowania inwentaryzacji są to: instrukcja inwentaryzacyjna, zarządzenie wewnętrzne w sprawie inwentaryzacji rocznej, harmonogram inwentaryzacji,

● Na etapie przeprowadzania inwentaryzacji są to: oświadczenia wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie, karty spisów z natury oraz protokoły inwentaryzacyjne, protokoły wyceny zapasów niepełnowartościowych itp.,

● Na etapie rozliczenia inwentaryzacji są to m.in.: zestawienia zbiorcze spisów z natury, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, zestawienia kompensat niedoborów i nadwyżek, polecenia księgowania różnic inwentaryzacyjnych.

Istnieją trzy metody inwentaryzacji stosowane w zależności od rodzaju weryfikowanych aktywów i pasywów:

● Spis z natury, którym obejmowane są np. zapasy czy środki trwałe. Jest to ustalenie rzeczywistego stanu składników majątku polegające w zależności od jego rodzaju na policzeniu, oszacowaniu, zmierzeniu lub zważeniu.

● Uzgodnienie sald, np. sald na rachunkach bankowych, należności. Polega ono na uzyskanie od kontrahentów i banków pisemnego potwierdzenia zgodności salda.

● Weryfikacja - porównanie stanów wynikających z ksiąg z dokumentami, np. wartości niematerialnych i prawnych, należności spornych czy kapitałów własnych.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Rozdział 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).