Wpłaconą zaliczkę trzeba ująć w odpowiedniej pozycji bilansu

Pod koniec roku spółki wpłacają zaliczki na różnego rodzaju dostawy, które zostaną zrealizowane w kolejnym okresie sprawozdawczym. Uiszczone przez spółkę środki pieniężne ujmuje się w aktywach bilansu w zależności od tego, co będzie przedmiotem dostawy. I tak w przypadku towarów i materiałów, a także usług wykazuje się je w pozycji aktywów w zapasach jako B.I. - Zaliczki na dostawy.

Wpłacone zaliczki na poczet takich dostaw ujawnia się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty. Można je ująć zapisem: strona Wn konta 202 - Rozrachunki z dostawcami, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

Z kolei fakturę potwierdzającą dokonanie wpłaty zaliczki ujmuje się w następujący sposób: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu - wartość netto faktury, strona Wn konta 225 - rozliczenie VAT naliczonego - wartość podatku podlegającego odliczeniu, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami - wartość brutto.

Zaliczki na składniki aktywów obrotowych wykazuje się w bilansie w pozycji B.I.5 bez względu na to, czy przedsiębiorca otrzymał fakturę czy nie. W pierwszym przypadku wartość wpłaconych zaliczek stanowi saldo konta 300 - Rozliczenie zakupu, natomiast w przypadku braku faktury - saldo konta 202 - Rozrachunki z dostawcami.

Może się jednak zdarzyć, że jednostka pod koniec roku zakupiła materiały, np. części zamienne do samochodów, ale do końca roku obrotowego nie zostały one dostarczone.

W takim przypadku ich wartość, czyli saldo Wn konta 301 - Rozliczenie zakupu materiałów, należy ująć w bilansie w pozycji aktywów B.I.1. - Materiały.

Takie postępowanie jest prawidłowe, jeżeli materiały zostały zafakturowane przez sprzedawcę, ale nie dostarczono ich jeszcze do odbiorcy. Stanowią bowiem własność firmy, która je kupiła, i należy je traktować jako materiały w drodze. W analogiczny sposób ujmuje się pozostałe materiały, jak paliwa, opakowania, materiały biurowe. Podobnie też traktuje się towary (np. handlowe, przeznaczone do dalszej odsprzedaży w nieprzetworzonym stanie). Saldo Wn konta 303 - Rozliczenia zakupu towarów przenosi się do aktywów bilansu do pozycji B.I.4 - Towary.

Ujęcie w tych pozycjach bilansowych materiałów i towarów będzie właściwe bez względu na miejsce, w którym się znajdują. Nie ma znaczenia, czy przechowywane są we własnych lub obcych magazynach, czy w punktach, w których dokonuje się ich sprzedaży detalicznej. Trzeba jednak spełnić jeden z dwóch warunków. Zapasy te muszą być przeznaczone do zbycia lub zużycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego lub w ciągu normalnego cyklu operacyjnego właściwego dla danej działalności, jeżeli trwa on dłużej niż 12 miesięcy. W przeciwnym wypadku zapasy należy zaprezentować w bilansie w pozycji aktywów trwałych.

Natomiast zaliczki na dostawę środków trwałych lub środki trwałe w budowie wykazuje się w aktywach bilansu w pozycji A.II.3 - Zaliczki na środki trwałe w budowie.

Takie wykazanie w sprawozdaniu wpłaconych środków pieniężnych będzie właściwe, nawet jeżeli do końca roku obrotowego spółka nie otrzymała faktury. Potwierdzeniem dokonania wpłaty jest bowiem wyciąg bankowy, a także faktura, którą spółka otrzyma na początku kolejnego okresu sprawozdawczego. W takim przypadku wartość w bilansie ustala się na analogicznych zasadach jak w przypadku zapasów.

Przykładowo spółka wpłaciła zaliczkę na przyszłą dostawę maszyny produkcyjnej w wysokości 50 tys. zł. Jednak do dnia zamknięcia ksiąg nie została przesłana faktura. W takim przypadku zaliczka będzie wykazana w aktywach bilansu w pozycji A.II.3 - Zaliczki na środki trwałe w budowie w wartości 50 tys. zł.

Ewidencja zaliczek w księgach rachunkowych może przebiegać w poniższy sposób.

1. Wpłatę zaliczki na poczet środków trwałych można zaksięgować zapisem: strona Wn konta 240 - Inne rozrachunki, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

2. Otrzymanie faktury: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu - wartość netto faktury, strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego - wartość podatku podlegającego odliczeniu, strona Ma konta 240 - Inne rozrachunki - wartość brutto.

Z kolei otrzymane zaliczki na poczet dostaw, które zostaną wykonane w następnym okresie sprawozdawczym, ewidencjonuje się na koncie 850 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów.

Wynika to z zasad memoriału i współmierności przychodów i kosztów. Zgodnie bowiem z tymi zasadami w księgach ujmuje się wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz jednostki przychody, niezależnie od terminu ich zapłaty. Przy czym do pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą przychody dotyczące przyszłych okresów - zwane rozliczeniami międzyokresowymi przychodów.

Nie wszystkie jednak zaliczki ujęte w księgach rachunkowych na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów będą wykazywane w tej właśnie pozycji Będzie tak w przypadku zaliczek otrzymanych na inne cele niż dostawy i usługi, czyli np. na środki trwałe.

Z kolei zaliczki otrzymane na poczet przyszłych dostaw i usług w bilansie powinny być ujęte jako zobowiązania krótkoterminowe. Należy je umieścić w pasywach bilansu odpowiednio w pasywach w pozycji B.III.2e) - Zaliczki na dostawy.

Należy pamiętać, że w przypadku zaliczek otrzymywanych i wypłacanych w walutach obcych konieczne jest ich przeliczenie na walutę polską. Należy to uczynić według kursu średniego ustalonego dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski obowiązującego na dzień bilansowy. W przypadku gdy rok kalendarzowy pokrywa się z rokiem obrotowym, dniem bilansowym jest 31 grudnia. Jeżeli więc sprawozdanie jest tworzone za 2009 rok, do wyceny aktywów w euro należy użyć kursu z 31 grudnia 2009 r., który wynosi 4,1082 zł. Skutki tej wyceny należy ująć odpowiednio jako przychody lub koszty finansowe.

@RY1@i02/2010/006/i02.2010.006.086.0014.101.jpg@RY2@

Wpłata zaliczki na dostawę towaru

Jeżeli zaliczka została wpłacona na zakup:

● towarów i materiałów - będzie ujęta w pozycji aktywów - B.I. Zaliczki na dostawy,

● środków trwałych - będzie ujęta w pozycji aktywów - A.II.3 Zaliczki na środki trwałe w budowie,

● wartości niematerialnych i prawnych - będzie ujęta w pozycji aktywów - A.I.4 Zaliczki na wartości niematerialne i prawne.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Załącznik nr 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).