Jakie mogą być skutki podatkowe i składkowe wypłaty grudniowej pensji w styczniu

W ewidencji księgowej wynagrodzenia ze stosunku pracy i należne od nich składki ZUS ujmuje się zawsze w miesiącu, za który są należne. Bez znaczenia jest termin ich wypłaty. Zasada ta wynika z obowiązku przypisywania kosztów do roku, którego dotyczą. Tak więc wynagrodzenia i składki ZUS należne za grudzień 2011 r., a wypłacone w styczniu 2012 r. lub później, będą kosztem bilansowym w grudniu 2011 r.

Natomiast dla celów podatków dochodowych (CIT i PIT) należności ze stosunku pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy. W przypadku niedotrzymania tego terminu wynagrodzenia te będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z chwilą ich faktycznej wypłaty lub postawienia do dyspozycji. Zatem wynagrodzenia należne za grudzień 2011 r., a wypłacone w styczniu 2012 r. będą kosztem uzyskania:

● w grudniu 2011 r. - pod warunkiem że termin wypłaty wynagrodzenia w następnym miesiącu jest ustalony w umowie o pracę lub innym akcie prawnym i termin wypłaty został zachowany,

● z chwilą faktycznej wypłaty (postawienia do dyspozycji), czyli w styczniu 2012 r. - jeśli nie jest spełniony powyższy warunek.

Natomiast składki ZUS od wynagrodzeń, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te przysługują, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:

● z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,

● z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy - nie później niż do 15. dnia tego miesiąca.

W przypadku niedotrzymania powyższych terminów składki te będą kosztem uzyskania przychodów z chwilą ich zapłaty. [przykłady 1, 2]

Powyższe zasady mają zastosowanie do wszelkiego rodzaju świadczeń wynikających ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o p.d.o.f., a w szczególności: wynagrodzeń zasadniczych, wynagrodzeń za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatków, nagród, ekwiwalentów za niewykorzystany urlop i wszelkich innych kwot niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczeń pieniężnych ponoszonych za pracownika, jak również wartości innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W przypadku wynagrodzeń z tytułu umów cywilnoprawnych, np. umowy-zlecenia lub umowy o dzieło, oraz składek na ubezpieczenia społeczne od tych należności, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, ich rozliczenie w kosztach zleceniodawcy następuje na innych zasadach. Z ustawowych uregulowań wynika, że stanowią one jego koszt podatkowy w miesiącu wypłaty wynagrodzenia oraz w dniu faktycznego opłacenia składek do ZUS.

Pracodawca zgodnie z zapisami regulaminu wynagradzania dokonuje wypłaty wynagrodzenia za dany miesiąc w ostatnim dniu tego miesiąca.

● 30 grudnia 2011 r., a składki ZUS od nich uiści 16 stycznia 2012 r. (15 stycznia przypada w niedzielę, stąd przesunięcie ustawowego terminu), wówczas zarówno wynagrodzenia, jak i składki ZUS będą kosztem w grudniu 2011 r.;

● 30 grudnia 2011 r., a naliczone od nich składki ZUS opłaci 18 stycznia 2012 r., czyli z opóźnieniem, wtedy wynagrodzenia będą kosztem w grudniu 2011 r., a składki kosztem w styczniu 2012 r.;

● 10 stycznia 2012 r., a składki ZUS od tych wynagrodzeń zostaną opłacone 16 stycznia 2012 r., zarówno jedne, jak i drugie należności będą stanowiły koszt w styczniu 2012 r.

Pracodawca zgodnie z zapisami regulaminu wynagradzania wypłaca wynagrodzenia do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który wynagrodzenia są należne.

● 10 stycznia 2012 r., a składki ZUS od tych wynagrodzeń odprowadzi do ZUS 16 stycznia 2012 r. (15 stycznia przypada w niedzielę), czyli o miesiąc wcześniej od ustawowego terminu, wtedy zarówno te wynagrodzenia, jak i składki zaliczy do kosztów grudnia 2011 r.;

● 10 stycznia 2012 r., a składki ZUS od tych wynagrodzeń zostaną opłacone 15 lutego 2012 r., czyli w ustawowym terminie, wówczas wynagrodzenia będą kosztem grudnia 2011 r., a składki - lutego 2012 r.;

● 11 stycznia 2012 r., a składki ZUS zostaną opłacone 16 stycznia 2012 r., to wszystkie te należności staną się kosztem w styczniu 2012 r.

@RY1@i02/2011/251/i02.2011.251.21700090a.804.jpg@RY2@

Dorota Twardo, ekspert ds. wynagrodzeń

Dorota Twardo

ekspert ds. wynagrodzeń

Art. 80 oraz art. 85 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).