Chcesz raportować szybko, ustanów procedury

Chodzi nie tyle o wymogi raportowania wynikające z ustawy o rachunkowości, pozwalające na sporządzenie sprawozdań finansowych w ciągu 3 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego, ale raczej o zwykle znacznie szybsze terminy raportowania dla celów konsolidacyjnych w ramach grup kapitałowych. W ekstremalnych sytuacjach, raportowanie takie wymagane jest w ciągu kilku dni po zakończeniu roku obrotowego. W takich przypadkach szczególnego znaczenia nabiera proces raportowania finansowego wraz z kluczowymi dla zachowania jakości tego raportowania kontrolami wewnętrznymi. W wielu spółkach proces taki jest procesem niesformalizowanym, a istniejące kontrole są czynnościami zwyczajowymi, zwykle wykonywanymi przez pracowników w sposób nieświadomy, a tym samym często niekompletny. Nierzadko spotykamy się z sytuacją gdzie osoby odpowiedzialne za proces raportowania nie rozumieją w jaki sposób powinien on wyglądać oraz jakiego rodzaju kontrole wewnętrzne zapewnią odpowiednią jakość sprawozdań.

W dużym skrócie możemy powiedzieć, że celem procesu raportowania jest zapewnienie, by sprawozdanie finansowego było zgodne z obowiązującymi wymogami - czy to z przepisami ustawy, czy też z wewnętrznymi zasadami raportowania grupy kapitałowej. Ogólnie rzecz ujmując, możemy powiedzieć, że sprawozdanie powinno być kompletne, tj. odzwierciedlać wszystkie transakcje zaistniałe w danym okresie, istnienie pasywów i aktywów powinno być potwierdzone, wycena składników sprawozdania powinna być zgodna z ustalonymi zasadami, przychody i koszty powinny być przypisane do właściwego okresu, ujawnienia w sprawozdaniu powinny spełniać odpowiednie wymogi, itp. Oczywiście nie sposób posługiwać się tak ogólnie sformułowanymi celami, dlatego też powinny być one uszczegółowione: przykładowo w ramach cyklu raportowania finansowego, cele takie dla właściwego raportowania kosztów mogą być ustalone następująco:

● wszystkie poniesione a niefakturowane koszty są ujęte jako zobowiązania lub rozliczenia międzyokresowe bierne,

● koszty są ujęte jedynie gdy istnieje zobowiązanie do ich poniesienia,

● tylko koszty poniesione w danym okresie są ujęte w sprawozdaniu jako koszty okresu,

● koszty aktywowane w poprzednich okresach są amortyzowane we właściwych odcinkach czasu,

● koszty amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są ujęte zgodnie z planem amortyzacji,

● koszty aktywowane w poprzednich okresach na rozliczeniach międzyokresowych czynnych, są właściwie przypisane do danego okresu, etc.

Oczywiście nie jest to kompletna lista celów kontroli wewnętrznej w zakresie raportowania kosztów. Lista ta powinna być ustalona w odniesieniu do konkretnej jednostki i może obejmować również inne cele.

Gdy na tak określone cele "nałożymy" wszelkiego typu czynności, które te cele mają spełniać, otrzymamy system kontroli wewnętrznej w zakresie cyklu raportowania finansowego. I tak dla wymienionych wyżej celów, czynnościami kontrolnymi mogą być:

● wszystkie polecenia księgowania muszą być zaakceptowane przez autoryzowane osoby (wymogi akceptacji mogą być uzależnione od wartości uwidocznionej na PK, lub też od rodzaju transakcji),

● konta amortyzacji księgi głównej są uzgadniane z księgą pomocniczą dla ewidencji środków trwałych,

● salda wszystkich kont są analizowane w okresach miesięcznych,

● dla kont rozliczeń międzyokresowych czynnych i biernych, salda kont są odnoszone do dokumentów źródłowych w celu sprawdzenia poprawności przyjętych okresów odpisywania takich kosztów w ciężar rachunku zysków i strat,

● główny księgowy przegląda sprawozdanie finansowe/ pakiet konsolidacyjny, w celu wykrycia nietypowych zmian sald kont bilansowych oraz wynikowych, w porównaniudo poprzednich okresów.

Również i w tym przypadku lista wymienionych czynności kontrolnych jest przykładowa i powinna być uszczegółowiona dla każdej jednostki. Cele i czynności kontrole powinny obejmować wszystkie obszary sprawozdania finansowego. Opracowując te czynności oraz nakładają na nie harmonogram czasowy, jednostki mogą bardzo łatwo stworzyć gotowe procedury zamknięcia ksiąg rachunkowych. Procedury te są bardzo pomocne w przygotowaniu prawidłowego, zgodnego z wymogami raportowania finansowego. Ma to istotne znaczenie, szczególnie przy napiętych terminach raportowania, co w wielu przypadkach powoduje, że sprawozdania jednostek zawierają wiele błędów, często nie wynikłych z braku wiedzy merytorycznej a raczej ze zwykłej presji czasu.

@RY1@i02/2011/234/i02.2011.234.21400040i.101.jpg@RY2@

Jacek Mateja, partner w dziale Audytu Deloitte

Jacek Mateja

partner w dziale Audytu Deloitte