Błąd w opisie faktury opóźnia wypłatę transzy dotacji

Popularną formą płatności w PO IG jest zaliczka. Umożliwia ona otrzymanie dofinansowania przed poniesieniem wydatków. Zaliczkę otrzymuje się na podstawie wniosku o płatność zaliczkową. Do tego wniosku nie załącza się żadnych dodatkowych dokumentów, np. potwierdzających poniesione wydatki. Wydatkowanie zaliczki rozlicza się, składając wniosek o płatność pośrednią, który umożliwia przedsiębiorcy rozliczenie pewnego etapu projektu, wskazanego w harmonogramie rzeczowo-finansowym, który jest załącznikiem do umowy o dofinansowanie. Zawiera on zestawienie dokumentów potwierdzających dokonanie wydatków (faktury lub dokumenty równoważne). Wnioskując o płatność końcową, beneficjent składa wniosek identyczny z wnioskiem o płatność pośrednią, załącza jednak dokumentację z całości danego projektu. Na każdym etapie rozliczeń mogą się pojawić błędy, które skutkują odesłaniem wniosku beneficjentowi do poprawienia. Na dokonanie poprawek instytucje finansujące dają przedsiębiorcom zwykle 7 dni. Błędy we wnioskach opóźniają wypłatę kolejnej transzy zaliczki. Następuje ona bowiem dopiero wtedy, gdy przedsiębiorca rozliczy 70 proc. przekazanych wcześniej środków.

Wnioski o płatność przygotowuje się za pomocą tzw. generatora, którego aktualna wersja jest dostępna na stronie www.poig.gov.pl. Korzystając z aplikacji, warto wybrać opcję, która pozwala na automatyczne sprawdzenie wniosku i wychwycenie pomyłek. Jeżeli w dokumencie pojawił się błąd, nie można bez jego usunięcia sporządzić finalnej wersji wniosku.

Pomimo tego ułatwienia we wnioskach beneficjentów pojawia się sporo pomyłek. Zdecydowanie najwięcej kłopotów przy rozliczaniu dotacji punkt 11 wniosku o płatność. W tym miejscu wpisuje się wszystkie dokumenty księgowe w postaci faktur, potwierdzające poniesione wydatki w okresie rozliczeniowym objętym danym wnioskiem. Zdarza się, że osoba dokonująca tego opisu wpisuje tę samą fakturę wielokrotnie, ponieważ dotyczy ona kilku pozycji z harmonogramu rzeczowo-finansowego. Tymczasem taką fakturę należy uwzględnić w zestawieniu dokumentów tylko raz, podając we właściwej kolumnie nazwę wszystkich towarów lub usług, której dotyczy.

Wpisując datę zapłaty w to zestawienie należy uwzględnić daty wszystkich płatności związanych z rozliczanym kosztem. Częstym uchybieniem w tej części wniosku jest wpisanie błędnej daty (np. termin wystawienia faktury jest późniejszy niż data płatności podana w zestawieniu). Zdarzają się również błędy wynikające z podania w tym miejscu daty wypłacenia pracownikowi jedynie wynagrodzenia netto. Powinno się natomiast wpisać wszystkie daty związane z wypłatą wynagrodzeń, tzn. dzień wypłaty wynagrodzenia, zapłaty składek do ZUS oraz podatku do urzędu skarbowego wraz z datami ewentualnych dopłat.

Załącznikami do wniosku o płatność są potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub innych równoważnych dokumentów księgowych wraz z dowodami zapłaty. Z nimi beneficjenci mają najwięcej pracy i właśnie w nich pojawia się najwięcej błędów. Są to zazwyczaj pomyłki pojawiające się w opisie dokumentów księgowych potwierdzających poniesione przez beneficjenta wydatki.

Zdarza się, że przedmiot faktury lub rachunku jest niezgodny z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu. Niezgodność może wynikać np. z różnic w nazwie usługi lub towaru. W takiej sytuacji beneficjent musi przedstawić oświadczenie dostawcy potwierdzające właściwości przedmiotu transakcji.

Inną częstą kategorią błędów w załącznikach do wniosków o płatność jest brak wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie płatności za pośrednictwem rachunku bankowego beneficjenta. Powodem prośby instytucji finansującej o uzupełnienie są też dosyć często w przypadku niektórych działań PO IG braki związane z opisem list płac.

Bywa, że nie są one zatwierdzane przez osobę upoważnioną lub brak w ogóle podpisu osoby sporządzającej ten dokument. Beneficjenci zapominają dosyć często o dołączeniu kart czasu pracy potwierdzających zaangażowanie pracowników w realizacje projektu. Brak również dokumentów potwierdzających wypłatę pełnej kwoty wynagrodzeń lub pełnej kwoty obowiązkowych pozapłacowych kosztów pracy. Beneficjent jest zobowiązany złożyć stosowne dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty.

Częstym błędem w przekazywanej przez przedsiębiorców dokumentacji rozliczeniowej jest brak potwierdzenia dokumentów źródłowych za zgodność z oryginałem. Kopie wszystkich złożonych dokumentów muszą być na każdej stronie potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta (zgodnie z dokumentem rejestrowym firmy bądź stosownym pełnomocnictwem) lub przez głównego księgowego. Osoby rozliczające projekty o tym wymogu zapominają. Brak staranności w opisie faktur ma dotkliwe konsekwencje dla beneficjenta. Każda, nawet drobna poprawka powoduje wydłużenie procedury oceny wniosku, a tym samym opóźnia wypłatę kolejnej transzy dofinansowania.

Przedsiębiorca, który otrzymał zaliczkę wypłacaną na poczet dofinansowania, musi ją wydać zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu. Można ją przeznaczyć tylko na sfinansowanie wydatków, które są uznawane za kwalifikowalne w PO IG. Muszą być faktycznie poniesione i udokumentowane, bezpośrednio związane z projektem i niezbędne do jego realizacji. Podstawą weryfikacji wydatkowanej zaliczki jest wyciąg z wyodrębnionego rachunku bankowego wyłącznie do obsługi płatności zaliczkowej. Dołącza się go do wniosku o płatność rozliczającego otrzymaną zaliczkę. Najczęstszym błędem w tych wnioskach jest zapłata za koszty niekwalifikowane.

Beata Lisowska

beata.lisowska@infor.pl

@RY1@i02/2011/209/i02.2011.209.13000040r.802.jpg@RY2@

Anna Mokrzycka, wiceprezes zarządu ds. badań i rozwoju Mo-Bruk SA, beneficjenta Działania 4.4 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka

Zasady rozliczania projektu i wypłaty środków unijnych określa umowa o dofinansowanie, dlatego też zachęcam, by każdy beneficjent uważnie ją czytał. Terminy składania wniosków o płatność za poszczególne działania określone są w harmonogramie rzeczowo-finansowym stanowiącym załącznik do umowy. W przypadku Działania 4.4 PO IG odbywa się to nie częściej niż co dwa i nie rzadziej niż co sześć miesięcy. Wnioski o płatność pośrednią należy składać do regionalnej instytucji finansującej (RIF) w ciągu 30 dni od zakończenia danego działania, natomiast wniosek o płatność końcową nie później niż w dniu zakończenia projektu. RIF ma na weryfikację dokumentacji 40 dni. Jest to termin płynący od dnia dostarczenia prawidłowego i kompletnego wniosku o płatność.

W przypadku wezwania o poprawę wniosku, uzupełnienie dokumentów itd. beneficjent jest zobowiązany do dostarczenia stosownych wyjaśnień i uzupełnień w terminie 7 dni od daty otrzymania wezwania. Należy pamiętać, że terminy te stanowią datę dostarczenia dokumentacji do RIF, a nie wysłania przesyłki.

Dokumentacja i procedury są dość zawiłe, więc o pomyłkę przy rozliczaniu wniosku o płatność nietrudno. Najczęściej popełniane błędy są natury ogólnej. Dotyczą one wprowadzenia zmian w projekcie bez uprzedniej akceptacji instytucji wdrażającej, składania wniosków o płatność w terminach niezgodnych z umową o dofinansowanie. Częstą pomyłką jest niezrealizowanie projektu w pełnym zakresie w okresie kwalifikowalności wydatków, z należytą starannością, zgodnie z umową o dofinansowanie i jej załącznikami, a w szczególności z harmonogramem rzeczowo-finansowym oraz z opisem zawartym we wniosku o dofinansowanie. Pozostaje też kwestia błędów formalnych, takich jak np. różnice w wersji papierowej i elektronicznej wniosku o płatność czy rozbieżności pomiędzy opisem na fakturze a harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu.

Jedynym sposobem uniknięcia pomyłek jest uważne czytanie dokumentacji oraz aktywne korzystanie z zasobów strony internetowej Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Beneficjenci nie zawsze o tym pamiętają, a informacje te dają solidną wiedzę i edukują w stopniu pozwalającym skutecznie pozyskiwać unijne fundusze.