Wartość wydatków na napoje ujmuje się jako koszt operacyjny

Pracodawca jest zobowiązany przepisami do dokonywania wielu świadczeń na rzecz pracowników.

W ewidencji księgowej stanowią one koszty działalności operacyjnej, które ewidencjonuje się na koncie 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia.

Po stronie Wn tego konta ujmuje się koszt świadczenia na rzecz aktualnie zatrudnionych pracowników w cenach zakupu netto, tj. bez podlegającego odliczeniu VAT naliczonego. Natomiast po stronie Ma tego konta księguje się dokonywane korekty dotyczące poniesionych kosztów.

W trakcie roku obrotowego konto 440 wykazuje saldo debetowe, które przy zamknięciu ksiąg rachunkowych przenoszone jest na konto - Wynik finansowy (Wn konta 860 - Wynik finansowy strona Ma konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia).

Jednym ze świadczeń na rzecz pracowników jest zapewnienie wody pitnej. Taki obowiązek wynika z par. 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Przepis ten wymaga, aby pracodawca zapewnił wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych - oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.

Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określa natomiast rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.

Zgodnie z par. 4 ust. 1 tego rozporządzenia pracodawca zapewnia napoje pracownikom zatrudnionym:

● w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 250^oC,

● w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,

● przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 100 C lub powyżej 250^oC,

● przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,

● na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 280^oC.

Pracodawca zapewnia pracownikom napoje w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy, a w przypadku określonym w ust. 1 pkt 1 - napoje wzbogacone w sole mineralne i witaminy.

Ponieważ obowiązek pracodawcy zapewnienia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, świadczenie to jest wolne od PIT. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Będzie to miało wpływ na ewidencję księgową, podobnie jak to, że wydanie wody pracownikom nie podlega opodatkowaniu VAT.

W związku z tym ewidencja w księgach rachunkowych zakupu i wydania wody będzie przebiegała w poniższy sposób:

1. Otrzymanie od dostawcy faktury VAT za nabytą wodę: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami,

2. Przyjęcie materiałów do magazynu - według ceny zakupu: strona Wn konta 310 - Materiały, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

3. VAT naliczony w fakturze podlegający odliczeniu: strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

4. Wydanie wody z magazynu do zużycia na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 310 - Materiały.

Warto przy tym pamiętać, że ewidencja księgowa w tym przypadku będzie uzależniona od sposobu ewidencji materiałów, np. od przyjętej wartości materiałów. Jeżeli nie jak w powyższym przykładzie księgowania będą one ewidencjonowane w stałych cenach ewidencyjnych, konieczne będzie zaksięgowanie odchyleń od cen ewidencyjnych. Odchylenia te stanowią różnicę między wartością materiałów w stałych cenach ewidencyjnych a ich wartością w rzeczywistych cenach zakupu.

Odchylenia od cen ewidencyjnych debetowe (dodatnie) powstają, gdy stałe ceny ewidencyjne materiałów są niższe od cen rzeczywistych. Natomiast odchylenia kredytowe (ujemne) powstają, gdy stałe ceny ewidencyjne są wyższe od cen rzeczywistych.

Zakup wody może być księgowany bezpośrednio w koszty - z pominięciem magazynu - jeżeli po zakupie są bezpośrednio przekazywane pracownikom.

@RY1@i02/2011/113/i02.2011.113.086.014a.001.jpg@RY2@

Jak ująć wydanie wody

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Art. 3 ust. 1 pkt 31 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Par. 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 z późn. zm.).

Par. 1 - 8 rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. nr 60, poz. 279).