Dobrze prowadzona księgowość ułatwi rozliczenie unijnego grantu

Otrzymanie dotacji i rozpoczęcie realizacji projektu nakłada na beneficjenta wiele obowiązków związanych z wprowadzeniem zmian w trybie jego działalności. Jednym z podstawowych obowiązków beneficjenta jest wprowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu. Taki wymóg ma na celu zachowanie przejrzystości w realizacji projektu oraz umożliwienie identyfikacji na każdym jej etapie poszczególnych operacji i wydatków z nią związanych.

Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej nakładają na beneficjenta przepisy unijne (patrz ramka 1). Są one przeniesione na polski grunt przez zapisy umowy o dofinansowanie oraz wytyczne instytucji zarządzających programami operacyjnymi. Dla przykładu we wzorze umowy o dofinansowanie w popularnym Działaniu 8.1 w programie Innowacyjna Gospodarka (wsparcie na założenie własnego e-biznesu) jest zapis, który mówi o tym, że beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia dla projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z projektem. Dodatkowo ewidencja ma zapewnić utrzymanie proporcji między poszczególnymi płatnościami ze środków europejskich a dotacją celową.

Ze względu na prowadzoną przez beneficjentów działalność i zakres prowadzonej ewidencji wyróżniamy podmioty:

● prowadzące pełną księgowość na podstawie ustawy o rachunkowości;

● prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów, ryczałt ewidencjonowany lub kartę podatkową;

● beneficjentów niezobowiązanych na podstawie aktualnych przepisów do prowadzenia ewidencji księgowej.

W przypadku pierwszej grupy (pełna księgowość) spełnienie wymogu prowadzenia wyodrębnionej ewidencji polega na jej prowadzeniu w ramach już posiadanych ksiąg rachunkowych. Nie chodzi o konieczność zakładania nowych ksiąg. Ten wymóg można spełnić na dwa sposoby:

● wprowadzić dodatkowe konta syntetyczne i analityczne, pozwalające na wyodrębnienie operacji związanych tylko z danym projektem;

● wprowadzić odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji oraz kont księgowych związanych z danym projektem.

Dodatkowo beneficjent ma obowiązek ustalenia i opisania zasad dotyczących ewidencji i rozliczania środków realizowanego projektu w ramach przyjętej polityki rachunkowości oraz zakładowego planu kont (patrz ramka 2).

W przypadku beneficjenta, która nie prowadzi pełnej rachunkowości, spełnienie wymogu wyodrębnienia ewidencji księgowej będzie polegało na zastosowaniu odpowiednich narzędzi księgowych. W przypadku beneficjentów wykorzystujących do ewidencjonowania swojej działalności oprogramowanie komputerowe wymagane jest, by wszystkie operacje finansowe związane z projektem, który uzyskał dofinansowanie z funduszy unijnych, były wyodrębnione poprzez zastosowania kodu księgowego w formie symbolu, numeru lub innego wyróżnika.

Natomiast jeśli beneficjent prowadzi ewidencję ręcznie lub jego oprogramowanie nie zezwala na zastosowanie wyróżników, to powinien założyć i prowadzić zestawienie wszystkich dokumentów księgowych dotyczących realizowanego projektu. Wzór takiego dokumentu jest dodawany jako załącznik do wytycznych instytucji zarządzających programami operacyjnymi.

Taki sam wymóg dotyczy także podmiotów, które uzyskały wsparcie unijne, ale nie są w żaden sposób zobowiązane do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości.

Należy pamiętać, że każdy program operacyjny ma własną specyfikę. To powoduje, że opisane powyżej normy mogą być zaostrzone i na przykład niektóre rodzaje unijnego wsparcia mogą być niedostępne dla podmiotów, które nie prowadzą pełnej księgowości. Dlatego za każdym razem należy szczegółowo zapoznać się z zapisami umowy o dofinansowanie oraz zasadami kwalifikowalności wydatków zarówno na poziomie programu operacyjnego, jak i działania, w ramach którego uzyskuje dotacje.

Art. 60 lit. d) rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz.U. L 210 z 2006) wprowadza wymóg, by beneficjenci oraz inne podmioty uczestniczące w realizacji projektów utrzymywali odrębny system księgowy albo odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem. Ten przepis ma swoje odzwierciedlenie w wytycznych instytucji zarządzających. Na przykład wytyczne dla Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego z grudnia 2009 r. mówią w punkcie 2: "Wszyscy beneficjenci realizujący projekty w ramach MRPO 2007 - 2013 zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu, niezależnie od formy prowadzonej księgowości, zobowiązani są do wyodrębnionej ewidencji księgowej".

Dostosowanie planu kont do ewidencji księgowej projektu

Plan kont to układ kont przyjęty w podmiocie gospodarczym w celu uporządkowania ewidencji zdarzeń gospodarczych, uwzględniający obowiązujące przepisy prawa oraz potrzeby zarządzających. Zakładowy plan kont to formalny dokument będący częścią systemu księgowego, który ma obowiązek mieć i stosować każda osoba prawna oraz inne podmioty gospodarcze, które zgodnie z ustawą o rachunkowości muszą prowadzić pełną księgowość finansową.

Plan kont powinien zawierać następujące elementy:

● wykaz kont syntetycznych (w przypadku ich prowadzenia za pomocą komputera - dokumentację systemu przetwarzania),

● wykaz kont analitycznych wraz z ich powiązaniem z kontami syntetycznymi,

● szczegółowe zasady funkcjonowania kont syntetycznych i analitycznych,

● zasady bieżącej wyceny składników aktywów jednostki,

● określenie sposobu ustalania i ewidencji wyniku finansowego,

● wszystkie pozostałe szczegółowe unormowania systemu polityki rachunkowości, np. metody kalkulacji kosztów, sposoby ewidencji kosztów, metody wyceny towarów i materiałów, dokumentację operacji gospodarczych w rachunkowości.

Mariusz Gawrychowski