Trzeba przyporządkować zdarzenia do okresu obrotowego

Przełom okresów sprawozdawczych jest momentem, kiedy księgowi powinni zwrócić uwagę na prawidłowe przyporządkowanie przychodów i kosztów do odpowiednich okresów sprawozdawczych. W tym celu należy stosować naczelne zasady rachunkowości, jakimi są zasada memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów.

Zgodnie z pierwszą z wymienionych zasad w księgach rachunkowych danego roku obrotowego powinny być ujęte wszystkie przypadające na rzecz spółki przychody oraz obciążające ten rok obrotowy koszty niezależnie od terminu ich zapłaty. Z kolei zasada współmierności obliguje do zaliczania w danym okresie sprawozdawczym kosztów lub przychodów dotyczących przyszłych okresów oraz przypadających na ten okres sprawozdawczy kosztów, które nie zostały jeszcze poniesione.

Wynikiem takiego postępowania będzie m.in. tworzenie rezerw na zobowiązania oraz biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Ujmowanie rezerw w księgach rachunkowych na koniec 2010 roku, a następnie w sprawozdaniu finansowym za ten okres rezerw ma na celu zabezpieczenie odpowiednich pozycji wyniku finansowego na rzecz przewidywanych kosztów lub strat. Jest to jednak zasadne, gdy powstały one w 2010 roku obrotowym, ale faktycznie będą poniesione w następnych okresach obrachunkowych.

Tworzenie rezerw jest konieczne, gdy spełnione są następujące warunki:

● na jednostce ciąży obecny obowiązek świadczenia - prawny lub zwyczajowy - wynikający z przeszłych zdarzeń obligujących,

● istnieje prawdopodobieństwo, że wypełnienie tego obowiązku spowoduje wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki,

● możliwe jest wiarygodne oszacowanie kwoty wykonania obowiązku.

Rezerwy ujmuje się np. w związku z toczącym się postępowaniem sądowym, kiedy istnieje duże ryzyko przegranej. Szczególnym rodzajem rezerw tutaj brakuje słowa są rozliczenia międzyokresowe kosztów, które zgodnie z art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości dotyczą bieżącej działalności.

Bierne rozliczenia tworzy się przykładowo na naprawy i przeglądy gwarancyjne przedmiotów długotrwałego użytku, na niewykorzystane urlopy pracowników produkcyjnych, wynagradzanych w systemie akordowym.

Kwestię rezerw wyjaśnia Krajowy Standard Rachunkowości nr 6 - Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe (Dz.U. Ministerstwa Finansów z 2008 r. nr 12, poz. 90).

Przykładowo zgodnie z jego regulacjami rezerwy na odprawy emerytalne, a także rentowe oraz nagrody jubileuszowe ujmuje się w ciężar kosztów bezpośrednio związanych z działalnością operacyjną bieżącego okresu w korespondencji z biernymi rozliczeniami międzyokresowymi kosztów.

Natomiast kwoty zaksięgowane w tym zakresie na koncie bierne rozliczenia ujmuje się w bilansie w pasywach w pozycji B.I.2 - Rezerwy na świadczenia emerytalne i podobne, w podziale na długo- i krótkoterminowe.

Do rozliczania tzw. zdarzeń na przełomie roku można wykorzystać również konto zobowiązań.

Różnią się one od rezerw tym, że nie mają żadnego elementu niepewności. Ponadto:

● obowiązek ich wykonania wynika ze zdarzeń przeszłych,

● ze spełnieniem świadczenia będzie związane wykorzystanie aktywów jednostki,

● można wiarygodnie określić wartość świadczenia.

Jak to już było wspomniane w przypadku rezerw, występuje niewiadoma dotycząca zarówno kwoty, jak i terminu wymagalności zobowiązania.

W tym kontekście warto zwrócić uwagę na problemy z ewidencjonowaniem kosztów energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych na przełomie roku. Przede wszystkim należy pamiętać, że nie można ujmować kosztów w momencie otrzymania faktury, np. w sytuacji gdy faktura otrzymana w styczniu 2011 r. dotyczy grudnia 2010 r.

W takim przypadku możliwe są dwa sposoby księgowania.

Pierwszy to wykazanie danego kosztu w korespondencji z rozliczeniami międzyokresowymi biernymi. Drugi wiąże się z ujęciem operacji w korespondencji z kontem rozliczenia zakupu.

Elementem rozstrzygającym jest stopień pewności przy określeniu wysokości zobowiązań.

Jeżeli wiadoma jest kwota - nie powinno się ich ujmować jako rozliczenia.

Załóżmy więc, że firma po dniu bilansowym, a przed zamknięciem okresu sprawozdawczego otrzymała fakturę dotyczącą kosztów poprzedniego okresu sprawozdawczego. Posiadana przez firmę faktura jest podstawą określenia wiarygodnej, a nie prawdopodobnej wysokości zobowiązania. Zaksięgowanie takiej faktury powinno odbyć się przez konto 300 - Rozliczenie zakupu.

Konto to daje możliwość zaksięgowania dostaw, dla których moment wykonania usługi lub otrzymania zakupionych produktów jest różny od momentu otrzymania faktury. Inaczej należy postąpić, jeżeli do dnia zamknięcia okresu sprawozdawczego firma nie otrzymała faktury za koszty dotyczące tego okresu. Wówczas dokonując oszacowania np. kosztów usług dostaw energii, mamy do czynienia z prawdopodobną wysokością zobowiązania i prezentujemy ten koszt w korespondencji z rozliczeniami międzyokresowymi biernymi.

We wcześniej omawianych przypadkach mieliśmy do czynienia z sytuacją, gdy usługa jest wykonywana w pierwszym okresie sprawozdawczym, natomiast płatność następuje w następnych. Kolejnym przykładem rozliczeń kosztów na przełomie roku jest sytuacja odwrotna, gdy najpierw jest płatność, a potem wykonanie usługi lub dostarczenie towarów.

Tak właśnie jest, jeżeli jednostka z góry uiszcza płatność z tytułu czynszu, prenumeraty, a także ubezpieczeń majątkowych.

Aby prawidłowo rozliczyć takie wydatki na przełomie okresów sprawozdawczych, należy skorzystać z konta 640 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów operacyjnych. Dzięki temu koszty zostaną aktywowane w kolejnych okresach sprawozdawczych, co oznacza, że nie będą ujęte w rachunku zysków i w okresie, w którym zostały poniesione (tj. 2010 r.).

@RY1@i02/2011/030/i02.2011.030.086.014a.001.jpg@RY2@

Ewidencja faktury za energię elektryczną

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości 1994 r. (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).