Spółki muszą zrobić próbny bilans

Spółki, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, muszą do 31 marca sporządzić sprawozdanie finansowe. Aby jednak dobrze wypełnić ten obowiązek, w pierwszej kolejności powinny rozliczyć wyniki przeprowadzonej na 31 grudnia 2010 r. inwentaryzacji, a następnie sporządzić zestawienie obrotów i sald, które jest nazywane próbnym bilansem lub obrotówką.

Termin przygotowania zestawienia obrotów reguluje art. 21 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem należy je sporządzić nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym, co oznacza, że ostatnim dniem jest 25 marca 2011 r.

Konstrukcję zestawienia obrotów i sald reguluje art. 18 ustawy o rachunkowości. Według tego przepisu tzw. bilans próbny powinien zawierać symbole lub nazwy kont. Muszą się w nim znaleźć również salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego. Nie może w nim również zabraknąć sumy sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Oznacza to, że obrotówka powinna zawierać: bilans otwarcia i zamknięcia każdego konta, obroty okresu oraz obroty narastające. Ponadto salda początkowe kont wynikowych muszą wynosić zero, a konta bilansowe muszą się zgadzać ze sprawozdaniami z ubiegłego roku.

Należy również pamiętać, że zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zestawienie obrotów i sald księgi głównej jest elementem tworzącym księgi rachunkowe. Powinno więc:

● być trwale oznaczone nazwą pełną lub skróconą jednostki, której dotyczą - nazwa musi figurować na każde księdze wiązanej, każdej luźnej karcie kontowej także wówczas, jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera;

● zawierać nazwę (tytuł) księgi rachunkowej, np. zestawienie obrotów i sald księgi głównej;

● zawierać nazwę programu przetwarzania (programu finansowo-księgowego),

● być oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia.

Dzięki zestawieniu obrotów i sald można wychwycić błędy, które mogły się pojawić w zapisach księgowych - np. zaksięgowanie przez pomyłkę zdarzenia na dwóch kontach po tych samych stronach, czy też wpisanie niewłaściwych kwot. Próbny bilans może też ujawnić nieprawidłowe podsumowanie obrotów lub też źle obliczone salda. I choć tego typu błędy rzadziej są popełniane w podmiotach, które korzystają z zaawansowanych programów księgowych posiadających funkcje blokowania lub znakowania błędnych zapisów, to jednak i ich księgi rachunkowe mogą zawierać błędy merytoryczne w ujęciu transakcji.

Wynika to z faktu, że część sald, np. w przypadku kont bilansowych, powinno się uzgadniać z dokumentami źródłowymi. Przykładowo saldo konta 100 - Kasa powinno być zgodne z raportem kasowym.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Art. 18 i art. 21 ust. 5 pkt. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).