Można poprawić księgi przed zatwierdzeniem sprawozdania

Spółki, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, muszą sporządzić sprawozdanie na dzień bilansowy, który przypada 31 grudnia. Na wykonanie tej czynności księgowi mają jednak trzy miesiące od tego momentu, czyli do 31 marca. Po dniu bilansowym mogą jednak nastąpić zdarzenia, które są związane z księgami rachunkowymi prowadzonymi w 2010 roku. Przykładowo może to być przeprowadzona w firmie kontrola podatkowa, która ujawni zaległości podatkowe.

Zasady postępowanie w takiej sytuacji określa art. 54 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, powinna odpowiednio je zmienić. Oznacza to, że jeżeli przykładowo wykazana w kontroli podatkowej zaległość jest wartością istotną, należy wprowadzić korektę do sprawozdania. Jeśli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu, o zmianach należy powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie zbadał.

Błędy księgowe ujawnione w takiej sytuacji poprawiane są za pomocą storna czerwonego lub czarnego. Storno oznacza wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu - polecenia księgowania - dotyczącego korekty błędnych zapisów. Sposób eliminacji błędnego zapisu wskazuje polecenie księgowania.

Storno czarne polega na wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych zapisu korygującego na tych samych kontach, na których została wprowadzona błędna ewidencja, ale po ich odwrotnej stronie. Istnieją dwa rodzaje storna czarnego: storno zupełne (całkowite) i częściowe. Strono czarne całkowite polega na wyksięgowaniu błędnego zapisu na tych samych kontach, ale po ich przeciwnych stronach, a następnie wprowadzeniu poprawnego zapisu.

Z kolei storno czerwone to wprowadzenie do ksiąg rachunkowych korekty przez ujęcie po tych samych stronach błędnych wartości, ale z przeciwnym znakiem. Potem należy wprowadzić poprawny zapis. Również w tym przypadku storno może być zarówno całkowite, jak i częściowe. W tym drugim przypadku koryguje się część błędnego zapisu.

Przykładowo korekta zwiększająca podatek dochodowy od osób prawnych może zostać zaksięgowana zapisem: strona Wn konta 871 - Podatek dochodowy, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne.

Należy też pamiętać, że jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej.

Należy też pamiętać, że korekcie podlegają również konsekwencje nieprawidłowego uwzględnienia lub nieuwzględnienia wiarygodnych informacji.

Przykładem może być:

● nieprawidłowa kwalifikacja składników skutkująca nieprawidłowym wykazaniem ich wielkości w bilansie (np. nieprawidłowe ustalenie stawki amortyzacyjnej środków trwałych o istotnej wartości),

● błędna wycena zapasów spowodowana np. niewłaściwym rozliczeniem inwentaryzacji,

● nieutworzenie rezerw mimo wystąpienia odpowiednich przesłanek,

● włączenie do sprawozdania finansowego istotnych kwot składników majątkowych nieistniejących lub wynikających z umów niemożliwych do wyegzekwowania.

Inna sytuacja jest w przypadku, gdy sprawozdanie zostało już zatwierdzone. Wówczas skutki ujawnionych błędów należy ująć w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego, w którym informacje te zostały ujawnione. Ewidencja będzie uzależniona w tym przypadku od istotności błędu.

Powracając do naszego przykładu, korekty spowodowane ujawnieniem zaległości podatkowych o istotnej wartości wykazanych w kontroli podatkowej należy odnieść na kapitał (fundusz) własny i wykazać jako stratę z lat ubiegłych. Skutki tego zdarzenia będą więc ewidencjonowane w księgach rachunkowych za pomocą konta 820 - Rozliczenie wyniku finansowego.

Z kolei jeżeli zgodnie z przyjętą przez jednostkę polityką rachunkowości nie stanowią wartości istotnej, czyli takiej, której brak nie spowodowałby, że sprawozdanie byłoby nierzetelne, to należy je ująć jako operacje bieżącego okresu.

Powróćmy więc do przypadku związanego z kontrolą podatkową, w wyniku której stwierdzono zaniżenie naliczenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w wysokości 300 zł. Ponieważ nie jest to kwota znacząca, można ją zaksięgować w następujący sposób: strona Wn konta 766 - Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne.

Analogicznie ujmuje się tzw. błędy z lat poprzednich, np. ujawnione w 2010 roku, ale dotyczące np. 2007 roku.

@RY1@i02/2011/025/i02.2011.025.086.014a.001.jpg@RY2@

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Art. 54 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).