Trzeba zakończyć inwentaryzację składników majątku

Już niewiele czasu zostało na zakończenie inwentaryzacji. Wynika to z faktu, że spółki, których rok kalendarzowy pokrywa się z obrotowym, mają czas do 15 stycznia na zakończenie inwentaryzacji w firmie. Kolejnym krokiem będzie rozliczenie ustalonych podczas tych czynności różnic. Ustawa o rachunkowości nie odnosi się do kwestii terminu rozliczenia wyników inwentaryzacji. Harmonogram prac należy jednak ustalić tak, aby rozliczenie nastąpiło przed terminem sporządzenia zestawienia obrotów i sald. Zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości na wykonanie tej czynności spółki mają czas do 85. dnia po dniu bilansowym. W przypadku, gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, ostatnim dniem jest 25 marca 2011 r. To ostateczny termin. Jednak należy pamiętać, że tzw. obrotówka musi być sporządzona w terminie umożliwiającym przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego. Ujawnione w czasie inwentaryzacji niedobory ujmuje się na koncie 264 - Rozliczenie niedoborów. Natomiast nadwyżki na koncie 265 - Rozliczenie nadwyżek. Przyjmuje się do tego wartości, które ustala się w zależności od rodzaju aktywów, jakich one dotyczą:

● rzeczowe aktywa obrotowe - według cen zakupu lub wytworzenia. W przypadku stosowania stałych cen ewidencyjnych wartości niedoborów korygowane są o przypadające na nie odchylenia od cen ewidencyjnych,

● środki pieniężne i papiery wartościowe - według wartości nominalnych,

● środki trwałe, wartości niematerialne i prawne wycenia się według wartości początkowej zmniejszonej o dotychczasowe umorzenie.

Jeżeli niedobory i szkody powstały z winy pracownika, może on być obciążony z tego tytułu. Wówczas w księgach rachunkowych zostanie to odzwierciedlone następująco: strona Wn konta 237 - Należności od pracowników z tytułu niedoborów, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów. Należność może być potrącona z wynagrodzenia, ale tylko pod warunkiem, że pracownik oświadczy pisemnie, że wyraża na to zgodę. Jednak w sytuacji, gdy niedobór powstał z winy pracownika, ale nie wyrazi on zgody na pokrycie niedoborów, należy to ująć w ewidencji księgowej w następujący sposób: strona Wn konta 238 - Roszczenie sporne od pracowników nieobjęte postępowaniem sądowym, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów i szkód. Natomiast w momencie przekazania sprawy do sądu należy dokonać następującego księgowania: strona Wn konta 239 - Należności od pracowników objęte postępowaniem sądowym, strona Ma konta 238 - Roszczenie sporne od pracowników nieobjęte postępowaniem sądowym.

Warto pamiętać, że odpowiedzialność pracownika jest ograniczona przepisami kodeksu pracy. Zgodnie z przepisami tej ustawy pracownik ponosi odpowiedzialność wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę. Zgodnie jednak z art. 118 odszkodowanie od pracownika nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

Jeżeli jednak pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości. Trochę inne zasady w tym zakresie obowiązują w przypadku przyjęcia odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.

Z kolei zgodnie z art. 124 kodeksu pracy pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się m.in. pieniądze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. W takiej sytuacji od odpowiedzialności pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapełnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. Tak może być np. w przypadku kasjerów.

Niedobory nie muszą jednak powstać z czyjejkolwiek winy. Mogą być związane z ubytkami naturalnymi. Normy ubytków naturalnych powinny więc być określone indywidualnie dla danej jednostki i zapisane w jej polityce rachunkowości. Przykładowo niedobory materiałów mogą być wprowadzone do ksiąg następującym zapisem: strona Wn konta 264 - Rozliczenie niedoborów, strona Ma konta 310 - Materiały.

Natomiast rozliczenie niedoboru niezawinionego można zaewidencjonować tak: strona Wn konta 766 - Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów.

Zakończony proces inwentaryzacji może ujawnić nie tylko niedobory, lecz także nadwyżki. Wymaga to analizy sytuacji. Jeżeli w czasie inwentaryzacji zostały ujawnione nadwyżki i niedobory tego samego lub podobnego asortymentu, istnieje możliwość ich kompensaty. Muszą one jednak powstać w wyniku niezawinionej pomyłki i dotyczyć tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej. W przypadku gdy ewidencja materiałów lub towarów jest prowadzona metodą ilościowo-wartościową, kompensatę przeprowadza się zgodnie z zasadą mniejszej ilości i mniejszej wartości.

Przyjmijmy więc, że zostanie całkowicie skompensowany niedobór towarów. Zostanie natomiast nadwyżka towarów X. W księgach rachunkowych będzie to odzwierciedlone poniższymi zapisami:

1. Zarachowanie niedoborów: strona Wn konta 264 - Rozliczenie niedoborów, strona Ma konta 330 - Towary handlowe i niedobory: strona Wn konta 330 - Towary handlowe, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów.

2. Kompensata niedoborów z nadwyżkami: strona Wn konta 265 - Rozliczenie nadwyżek, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów.

3. Rozliczenie pozostałych nadwyżek towarów X: strona Wn konta 265 - Rozliczenie nadwyżek, strona Ma konta 760 - Pozostałe przychody operacyjne.

Natomiast w sytuacji gdy ujawnione zostały nadwyżki w środkach trwałych, warto sprawdzić, czy takie składniki majątku nie są używane przez spółkę na podstawie np. umów najmu lub leasingu operacyjnego. W takiej sytuacji powinny figurować w ewidencji pozabilansowej. Może się też okazać, że ujawnione aktywa dla celów księgowych stanowią część większego środka trwałego, np. nieruchomości, i nie trzeba go wprowadzać do ksiąg rachunkowych.

Jeżeli zaś ujawnione aktywo spełnia definicję środków trwałych, tj. m.in. jest kompletne i zdatne do użytku, należy je wprowadzić do ewidencji księgowej. Można to uczynić np. za pośrednictwem konta 265 - Rozliczenie nadwyżek. Można w tym celu dokonać następującego zapisu: strona Wn konta 010 - Środki trwałe, strona Ma konta 265 - Rozliczenie nadwyżek.

Ujawniony środek trwały podlega amortyzacji. W przypadku środka o niskiej wartości można dokonać amortyzacji jednorazowej.

@RY1@i02/2011/001/i02.2011.001.086.014a.001.jpg@RY2@

Jak ująć ujawniony środek trwały

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Art. 4 ust. 5 i art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Art. 118, 124 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).