W sobotę mija termin sporządzenia sprawozdania finansowego

Już niewiele czasu, bo do końca tego miesiąca, zostało podmiotom na sporządzenie sprawozdania finansowego. Dotyczy to oczywiście przypadków, gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Mimo że termin ten przypada w sobotę, nie ulega on przesunięciu na poniedziałek, tj. 2 kwietnia. W tym przypadku nie mają bowiem zastosowania przepisy dotyczące terminów płatności podatków z art. 12 par. 5 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 52 ust 1 ustawy o rachunkowości sprawozdanie należy sporządzić nie później niż trzy miesiące od dnia bilansowego. W przepisie odwołano się więc do zdefiniowanego pojęcia dnia bilansowego, którym jest dzień sporządzenia przez jednostkę sprawozdania finansowego (np. 31 grudnia). Ustawodawca określił terminy jako jednostronnie zamknięte, co oznacza, że nie ulegają one przesunięciu.

Kto ma obowiązek parafowania

Do końca miesiąca nie dość, że trzeba sporządzić dokumenty sprawozdawcze, to trzeba je również podpisać. Musi to uczynić (podając datę) osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. Jeżeli kierownikiem jednostki jest np. wieloosobowy zarząd, sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie niezależnie od tego, kiedy zostali powołani. Nie mają tu też znaczenia zasady reprezentacji, wewnętrzny podział funkcji czy odpowiedzialności za poszczególne sfery działalności spółki.

W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą sprawozdanie finansowe podpisuje właściciel, a w przypadku spółki jawnej lub cywilnej - wspólnicy prowadzący sprawy spółki. Z kolei w spółce partnerskiej kierownikiem jednostki są wspólnicy prowadzący sprawy spółki lub zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i komandytowo-akcyjnej komplementariusze prowadzący sprawy spółki. Warto też pamiętać, że kierownikiem może też być likwidator, syndyk lub zarządca ustanowiony w postępowaniu upadłościowym. Wynika to z art. 3 ust 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.

Pisemna odmowa

W przypadku gdy któraś z zobowiązanych osób odmawia podpisania dokumentów (musi to uzasadnić na piśmie), taki dokument należy dołączyć do sprawozdania. Odmowa może jednak postawić podmiot w złym świetle, wskazuje bowiem na nieprawidłowości w księgach i sprawozdaniu. Warto też pamiętać, że w przypadku kierownika jednostki brak podpisu nie uwalnia go automatycznie od odpowiedzialności za dokumenty księgowe. Przepisy ustawy o rachunkowości zobowiązują m.in. ten organ do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przepisów prawa bilansowego. Uzasadniona odmowa może jednak chronić przed karnoprawnymi zarzutami nierzetelnego prowadzenia dokumentacji, poświadczania nieprawdy. Taki krok może też zwolnić z obowiązku naprawienia szkody wyrządzonej spółce na zasadach przewidzianych w kodeksie spółek handlowych.

Z kolei podpisanie wadliwego sprawozdania może skutkować konsekwencjami z art. 77 ustawy o rachunkowości. Przepis ten przewiduje grzywnę i karę pozbawienia wolności do lat dwóch lub obie te kary łącznie dla osób, które dopuściły do sporządzenia nieprawidłowego sprawozdania.

Podsumowanie działania

Warto przypomnieć, że we wspomnianym już terminie (tj. do 31 marca) należy sporządzić również sprawozdanie z działalności jednostki. To dokument, który nie jest częścią sprawozdania finansowego, ale jego uzupełnieniem. Obowiązek jego tworzenia nie dotyczy wszystkich jednostek, ale głównie tych wymienionych w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Są to więc spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe. Z kolei na podstawie art. 55 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdania z działalności grupy kapitałowej należy również dołączyć do rocznego skonsolidowanego raportu.

Pod tym dokumentem podpisuje się tylko kierownik jednostki. Sprawozdanie z działalności podlega publikacji tylko w Krajowym Rejestrze Sądowym. Nawet jeżeli podmiot ma obowiązek ogłoszenia dokumentów sprawozdawczych w Monitorze Polski B - raport z działalności temu nie podlega.

Konieczne elementy

Przy tym należy pamiętać, że składa się ono z:

● bilansu,

● rachunku zysków i strat,

● informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Ponadto w przypadku jednostek określonych w art. 64 ust. 1, ustawy o rachunkowości podlegających corocznemu badaniu, obejmuje ono zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).