Wykazywanie programów w księgowości

Przedsiębiorcy, którzy księgi rachunkowe prowadzą w komputerze, mogą albo nabyć potrzebne do tego oprogramowanie, albo wytworzyć je samodzielnie. Jednak każda z tych decyzji pociąga za sobą inne skutki prawne. Reguluje to ustawa o rachunkowości. W myśl jej zapisów do składników wartości materialnych i prawnych zalicza się tylko nabyte autorskie prawa majątkowe. Co znaczy, że jeśli przedsiębiorca sam napisał potrzebne oprogramowanie lub zlecił to do wykonania wewnątrz swojej firmy, nie będzie miał prawa zaliczyć go do składników wartości niematerialnej.

Jeśli przedsiębiorca zlecił wytworzenie programu swoim pracownikom w ramach ich obowiązków służbowych, w godzinach pracy, prawo majątkowe do programu należy do niego (jego firmy). Natomiast wydatki obciążają jego księgi przez cały okres pracy nad programem. I tak jeśli wynagrodzenie informatyka spółki wynosi 3 tys. zł miesięcznie, dodatkowe koszty wyniosły 2 tys. zł, a prace nad programem trwały rok, to ogólny koszt z tego tytułu poniesiony przez firmę wynosi 38 tys. zł.

Rozważny przedsiębiorca da swojemu informatykowi zadanie wytworzenia oprogramowania finansowo-księgowego, jako dodatkowego zlecenia, które ma być wykonane poza godzinami pracy. W tej sytuacji podpisuje z pracownikiem osobną umowę. Po wykonaniu przedsiębiorca staje się właścicielem praw majątkowych do programu i może go zaliczyć do wartości niematerialnych i prawnych.

Ustawa o rachunkowości przez pojęcie nabycia programu finansowo-księgowego nie rozumie wyłącznie jego zakupu. Może być ono również wniesione aportem czy podarowane spółce. Ważne, by przedsiębiorca miał do oprogramowania umowę o przeniesienie praw autorskich czyli prawo do wyłącznego korzystania z niego, lub licencję - czyli uprawnienia do korzystania. Jednak w zależności od sposobu wejścia w posiadanie oprogramowania wynikają z tego różne konsekwencje.

Jeśli przedsiębiorca został właścicielem licencji na rok lub krócej, wówczas nie kwalifikuje się to nabycie do wartości niematerialnych lub prawnych. A to oznacza, że zakup ten można tylko jednorazowo ująć w koszty. Inaczej, gdy przedsiębiorca ma prawo do licencji na dłużej niż rok. Wówczas można ją zakwalifikować do wartości niematerialnych i prawnych oraz co miesiąc dokonywać w związku z tym odpisów amortyzacyjnych. Dla przykładu, jeśli oprogramowanie kosztowało 3 tys. zł, to proporcjonalnie firma może dokonać rocznie odpisu w wysokości 1 tys. zł, czyli miesięcznie 83,33 zł.

Równocześnie przepisy podatkowe mówią o tym, że przedsiębiorca może dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego od niskocennych wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych. Za niskocenne uważa się środki do 3,5 tys. zł. I jeśli cena nabycia oprogramowania nie przekroczyła tej kwoty, wówczas można odliczyć ją naraz, niezależnie od tego na jak długo spółka ma licencję. Pozycję tę można wpisać bezpośrednio w koszty.

Przedsiębiorca może przyjąć oprogramowanie finansowo-księgowe aportem, np. w wyniku przejęcia innej spółki. Wówczas jego wartość określona jest w umowie. Jednak nie może ona odbiegać od ceny rynkowej. Jeśli przedsiębiorca dostał program finansowo-księgowy, to musi sprawdzić jego cenę rynkową i ująć ją we własnych księgach sprawozdawczych. Jeśli koszt programu ustalono na 3 tys. zł, a prawa do niego są na trzy lata, to po stronie wartości niematerialnych i prawnych należy wpisać 3 tys. zł. Amortyzacja wyniesie 1 tys. zł rocznie.

Programy finansowo-księgowe dezaktualizują się po kilka razy w roku. Wydatki poniesione na aktualizację oprogramowania można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wyjątek, gdy koszty te można amortyzować, następuje wówczas, gdy efektem aktualizacji jest powstanie nowego składnika wartości niematerialnych i prawnych, który można zaliczyć do aktywów. Następuje to np. wówczas, gdy stara wersja oprogramowania została całkowicie zamortyzowana, a przedsiębiorca zdecyduje się na zakup nowej.

Podstawa prawna

W świetle przepisów ustawy o rachunkowości - art. 3 ust. 1 pkt 14, przez wartości niematerialne i prawne rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, w tym m.in. autorskie prawa majątkowe, pokrewne, licencje.

Ustawa nie wymienia wśród wartości niematerialnych i prawnych programów komputerowych czy oprogramowania. Według ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90, poz. 631 ze zm.), program komputerowy jest utworem, który może być przedmiotem prawa autorskiego. Przy czym autorskie prawa majątkowe mogą przejść na inne osoby w drodze dziedziczenia lub na podstawie umowy. Z kolei nabywca autorskich praw majątkowych może przenieść je na inne osoby, chyba że umowa stanowi inaczej. Zasadniczo jednostki mogą więc korzystać z programów komputerowych na podstawie:

● nabytych autorskich praw majątkowych - wtedy w oparciu o zawartą umowę właściciel trwale przenosi na nabywcę programu prawo do wyłącznego korzystania z tego programu, w określonym w umowie zakresie, nabywca ma również prawo do modyfikowania i udostępniania innym program;

● licencji udzielonej na podstawie umowy o korzystanie z programu, uprawniającej do korzystania z niego przez określony czas, na przykład 5 lat.

Wartość niematerialną i prawną stanowią programy informatyczne użytkowe. Natomiast oprogramowanie operacyjne, które jest integralną częścią sprzętu komputerowego, a komputer bez niego nie może działać, zwiększa wartość początkową środka trwałego, którego dotyczy.

Źródło: www.gofin.pl

Beata Tomaszkiewicz

beata.tomaszkiewicz@infor.pl