Inwentaryzacja: są wątpliwości dotyczące terminów

Rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Rozłóżmy to na czynniki pierwsze. Użycie słowa "okresowe" odnosi się do jakiegoś okresu, przy czym nie zawsze będzie to okres sprawozdawczy, jakim jest rok obrotowy. Wynika to z zastosowania odesłań do takich pojęć (niezdefiniowanych w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości; t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), jak "teren strzeżony" oraz "składowisko strzeżone", które skutkują tym, że inwentaryzację należy wykonać w ciągu 4 lat lub 2 lat. Kiedy zatem przypadają takie okresy? Czy należy najpierw ustalić okresy, a następnie badać, czy przeprowadzono inwentaryzację w ciągu przyjętego okresu, czy chodzi o cykl 4- lub 2-letni od daty zakończenia czynności inwentaryzacyjnych? Jeśli założymy, że dla inwentaryzacji mają znaczenie wyznaczone okresy, to istotne będzie ustalenie, kiedy jednostka zidentyfikowała u siebie teren strzeżony i/lub składowisko strzeżone. Skoro zmiany w polityce rachunkowości powinny wchodzić od 1 stycznia (art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości), to i początek okresu powinien być liczony od 1 stycznia jakiegoś roku, a nie od dnia zakończenia inwentaryzacji. Jeśli zatem dla 2011 r. ustalono w polityce rachunkowości, że część składników majątku znajduje się na terenie strzeżonym (dotyczy to nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na tym terenie innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie) to początek (pierwszego) okresu 4-letniego przypadnie od 1 stycznia 2011 r. a zakończy się 31 grudnia 2014 r., natomiast kolejny okres (drugi licząc w czasie) od 1 stycznia 2015 r. do 31 grudnia 2018 r. itd. Warunek terminowości inwentaryzacji na terenie strzeżonym, zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości, będzie spełniony jeśli przeprowadzono ją raz w ciągu 4 lat. Należy więc zadać pytanie, czy robiąc inwentaryzację w drodze spisu z natury na terenie strzeżonym, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic np. na 30 czerwca 2011 r., a następnie dopiero na (w ciągu kolejnego okresu) 31 maja 2017 r., spełniony zostanie warunek terminowości. Należy zauważyć, że w takim przypadku między jednym spisem (2011 r.) a drugim (2017 r.) upływa 5 lat i 11 miesięcy. Moim zdaniem warunek zostanie spełniony, ponieważ miałem wykonać inwentaryzację raz w ciągu 4 lat, a nie co 4 lata. Odstęp w czasie może być jeszcze większy, natomiast podkreślam jeszcze raz: najpierw należy ustalić, od kiedy jednostka ma jakieś składniki swojego majątku (bycie właścicielem też ma znaczenie, ponieważ składniki obce na terenie strzeżonym, z wyjątkiem przypadku usług pocztowych, transportowych i spedycyjnych oraz składowania, podlegają corocznemu spisowi) na terenie strzeżonym lub składowisku strzeżonym. Istotne jest, że nie można zakładać, iż te same składniki majątku będą równocześnie na terenie strzeżonym i składowisku strzeżonym. Pozostaje jeszcze problem interpretacji tych dwóch pojęć, które nie doczekały się legalnej definicji. Można go rozwiązać ustalając w przyjętej dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości, co (tj. jaki obszar jednostki) uznajemy za teren strzeżony, a co za składowisko strzeżone. Najłatwiej to uczynić poprzez podzielenie obszaru jednostki na pola spisowe, a następnie zdecydować, które z tych pól będzie składowiskiem, a które terenem strzeżonym. Kolejną kwestią są różnice między ustaleniem a sprawdzeniem w drodze inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Stan aktywów i pasywów możemy ustalić bez ewidencji, natomiast przy sprawdzeniu stanu warunkiem jest posiadanie ewidencji księgowej, czy to w postaci ilościowej, czy wartościowo-ilościowej. Podczas kontroli istotne jest porównanie między tym, co jest faktycznie, a tym, co zapisano w księgach rachunkowych. Dlatego też przy drodze spisu z natury oraz potwierdzeniu stanu (sald) nie ma mowy o weryfikacji, która odnosi się do wartości składników po porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, którymi są również arkusze spisowe będące efektem ustalania stanu składników. Weryfikacja jest zatem de facto etapem po przeprowadzeniu inwentaryzacji, która może być związana z dokonaniem odpisów aktualizujących (korygujących wartość składników).

@RY1@i02/2014/222/i02.2014.222.008000700.802.jpg@RY2@

Piotr Wieczorek specjalista ds. rachunkowości i zarządzania ryzykiem, audytor systemów ISO

Piotr Wieczorek

 specjalista ds. rachunkowości i zarządzania ryzykiem, audytor systemów ISO