Komitety wyborcze powinny prowadzić ewidencję, ale dla PKW nie ma ona znaczenia

To dziwi, bo z art. 128 kodeksu wyborczego (dalej: k.w.) wynika przecież wyraźnie, że komitety wyborcze powinny prowadzić rachunkowość na zasadach określonych w ustawie o rachunkowości dla jednostek nieprowadzących działalności gospodarczej. Oznacza to, że zgodnie z podstawowymi zasadami rachunkowości (art. 4 ustawy o rachunkowości) komitet wyborczy powinien m.in.: opracować i stosować przyjęte zasady (polityki) rachunkowości, w tym m.in.: zakładowy plan kont, prowadzić księgi rachunkowe, wśród których jest księga główna (syntetyka), jak i księgi pomocnicze. W przeciwnym razie musi się liczyć z ryzykiem odpowiedzialności karnej w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Tyle teoria.

W praktyce bowiem choć Państwowa Komisja Wyborcza potwierdza obowiązek stosowania ustawy o rachunkowości i dodaje, że pełnomocnik finansowy komitetu powinien na bieżąco i systematycznie prowadzić ewidencję księgową (wyjaśnienia PKW z 25 sierpnia br. w sprawie zasad finansowania kampanii wyborczej w wyborach organów jednostek samorządu terytorialnego, zarządzonych na 16 listopada 2014 r.ZKF-780-6/14), to na pytanie, czy w praktyce ktoś to weryfikuje, PKW odpowiada, że nie.

- Przepisy wykonawcze do k.w. tego nie przewidują. Celem badania sprawozdań finansowych komitetów wyborczych nie jest weryfikacja wypełniania obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości, tłumaczy Krzysztof Lorentz, dyrektor Zespołu Kontroli i Finansowania Partii Politycznych i Kampanii Wyborczych.

Jak być powinno

Specyfika komitetów powoduje, że (art. 132 k.w.):

● komitet wyborczy partii politycznej może prowadzić konto "130 - Rachunek bankowy komitetu wyborczego", a źródłem zapisów będą przelewy dokonane z funduszu wyborczego tej partii - skutek: nie będzie potrzebna analityka,

● koalicyjny komitet wyborczy może prowadzić konto "130 - Rachunek bankowy koalicyjnego komitetu wyborczego", dla którego podstawą zapisów będą przelewy dokonane z funduszy wyborczych partii, które weszły w koalicję - skutek: konieczna analityka w celu rozliczenia się z poszczególnym partiami w przypadku pojawienia się nadwyżki,

● komitet wyborczy organizacji oraz komitet wyborczy wyborców może prowadzić konto "130 - Rachunek bankowy komitetu wyborczego" związane wyłącznie z wpłatami wpłat obywateli polskich mających miejsce stałego zamieszkania na terenie Rzeczypospolitej Polskiej oraz kredytów bankowych zaciąganych wyłącznie na cele związane z wyborami - skutek: w ewidencji analitycznej będzie potrzebne wyodrębnienie osobno osób fizycznych i kredytów.

W zespole 1 powinno być przypisane jedno konto księgi głównej (np. konto 130), aby został spełniony wymóg art. 134. Par. 1 k.w. Konta dla kasy nie ma potrzeby wykazywać w zakładowym planie kont, ponieważ środki finansowe mogą być wpłacane na rzecz komitetu wyborczego jedynie czekiem rozrachunkowym, przelewem lub kartą płatniczą, więc potrzebujemy np. konta "140 - Środki w drodze" z analityką w podziale na czeki i płatności kartowe. Przy nieodpłatnym korzystaniu z lokali, jak i sprzętu biurowego warto prowadzić ich ewidencję w postaci pozabilansowej, aby móc po ich inwentaryzacji stwierdzić, czy stan na dzień otrzymania pozostał na tym samym poziomie, czy może się coś wydarzyło. W komitecie wyborczym partii politycznej oraz koalicyjnym komitecie przydatne może okazać się konto "200 - Rozrachunki z partią", które pozwoli ująć środki wpływające z funduszy wyborczych i rozliczyć (w tych komitetach) nadwyżkę pozyskanych środków na cele kampanii wyborczej. Z kolei w przypadku przekazania nadwyżki do OPP nie będzie to konieczne. Warto zwrócić uwagę na wymogi wynikające z art. 140 par. 1 k.w., czyli dotyczące ewidencji związanej z rejestrem zaciągniętych kredytów - mogą być skojarzone z jakimś kontem w zespole 1, oraz rejestrem wpłat o wartości przekraczającej łącznie od jednej osoby fizycznej kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę - w związku z brakiem etapu poprzedzającego płatność odpowiednią analitykę należałoby prowadzić w obrębie proponowanego konta 130.

Opracowując politykę rachunkowości, trzeba uwzględnić dane potrzebne do sporządzenia sprawozdania finansowego zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 19 września 2011 r. w sprawie sprawozdania finansowego komitetu wyborczego (Dz.U. nr 198, poz. 1173). Oprócz kont wymienionych wcześniej będziemy zatem potrzebować konta przychodów (zespół 7), konta dla kosztów (zespół 4 w podziale podstawowym na: koszty administracyjne, koszty usług obcych według dalszej analityki zgodnej z potrzebami sprawozdawczymi, koszty wynagrodzeń, koszty składek płatnika, koszty pozostałe), konta dla nadwyżki (zespół 8). To tyle jeśli chodzi o plany kont.

Należy także pamiętać o podstawowych zasadach rachunkowości:

● ujęcia i wykazania zdarzeń w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną,

● odzwierciedlających przebieg operacji rzetelnymi dowodami księgowymi (spełniającymi wymogi art. 21 ustawy o rachunkowości), które muszą być sprawdzone i zatwierdzone (przez pełnomocnika finansowego) wprowadzanych do ksiąg rachunkowych w porządku chronologicznym i systematycznym (zasada podwójnego zapisu).

Komitety wyborcze nie stosują zasady kontynuacji działalności, ponieważ nie spełniają kryteriów art. 5 ustawy o rachunkowości ze względu na swoją specyfikę.

Urząd wyjaśnia

Jeszcze do niedawna obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych i ustalenia polityki rachunkowości wynikał bezpośrednio z rozporządzenia ministra finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz.U. z 2003 r. nr 11, poz. 117). Ono jednak nie obowiązuje od 5 września 2014 r. Teraz stosujemy tylko ustawę o rachunkowości. Warto przy tym zaznaczyć, że PKW nie dokonało jeszcze aktualizacji wyjaśnień z 25 sierpnia 2014 r. i dalej odsyła do ww. rozporządzenia.

W wyjaśnieniach PKW podkreśla również, że "Komitet wyborczy powinien odrębnie ewidencjonować zobowiązania finansowe, obejmujące równowartość niespłaconych kredytów bankowych oraz nieopłaconych rachunków i faktur wystawionych z tytułu dostaw i usług na rzecz komitetu [..]".

Może być prościej

Wątpliwość dotycząca ewidencji księgowej komitetów wyborczych wiąże się jeszcze z pojawieniem się od 5 września 2014 r. w ustawie o rachunkowości pojęcia jednostek mikro, ponieważ wśród nich wymienia się podmioty nie prowadzące działalności gospodarczej, takie jak np. stowarzyszenia. Jednak katalog tych podmiotów jest zamknięty, więc moim zdaniem komitetu wyborczego nie można uznać za jednostkę mikro. Czy to skutkuje tym, że wobec komitetów wyborczych nie można stosować uproszczeń przewidzianych dla tych jednostek? Na szczęście nie, bo jest przecież jeszcze zasada istotności i celu sprawozdawczego, która pozwala na przyjęcie odpowiednich uproszczeń w polityce rachunkowości. Jednak w tym zakresie, aby uprawnienie takie wynikało wprost z przepisów należałoby znowelizować ustawę o rachunkowości.

Współpraca MS

@RY1@i02/2014/213/i02.2014.213.008000100.802.jpg@RY2@

Piotr Wieczorek specjalista ds. rachunkowości i zarządzania ryzykiem, audytor systemów ISO

Piotr Wieczorek

 specjalista ds. rachunkowości i zarządzania ryzykiem, audytor systemów ISO

Podstawa prawna

Ustawa z 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy (Dz.U. nr 21, poz. 112 ze zm.). Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).