Konieczna jest inwentaryzacja wszystkich aktywów i pasywów

Obowiązek przejścia na księgi rachunkowe łączy się z obowiązkiem sporządzenia bilansu otwarcia, w którym będą wykazane właśnie kapitały, a także inne pasywa oraz aktywa. Aby ustalić te składniki, należy przeprowadzić inwentaryzację zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Z tym że zakres takich czynności jest znacznie większy niż przeprowadzany dotychczas (na koniec roku) remanent sporządzany dla celów prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie bowiem z przepisami w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnicy zobowiązani są do sporządzenia spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Z kolei dla celów bilansu otwarcia trzeba sporządzić inwentaryzacje wszystkich aktywów i pasywów. A to oznacza, że dodatkowo należy zweryfikować środki trwałe, wartości niematerialne i prawne poprzez spis z natury i ustalić ich dotychczasowe umorzenie (amortyzację). Spisem z natury obejmuje się także środki pieniężne w kasie. Natomiast saldem początkowym dla rachunku bankowego jest saldo końcowe wyciągu bankowego z dnia przejścia na księgi rachunkowe.

Z kolei rozrachunki z tytułu należności i zobowiązań od odbiorców i dostawców w podziale niezbędnym do zaprezentowania w bilansie (analitycznie) inwentaryzuje się poprzez uzgodnienie i potwierdzenie sald, a w przypadku należności podatkowych i z tytułu ZUS - w drodze weryfikacji danych wynikających z posiadanych dokumentów (a w szczególności analizy deklaracji i dokonanych wpłat).

Inwentaryzacji rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się na podstawie dokumentów, z których wynika, że nie mogły być zaliczone w ciężar kosztów poprzedniego roku obrotowego. Z kolei stan kredytów bankowych powinien wynikać z uzyskanego z banku salda dotyczącego rozliczenia kredytu.

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą nadwyżka aktywów nad pasywami stanowi kapitał własny (właściciela). Nie dotyczy to spółek cywilnych osób fizycznych, o co pytał czytelnik, ale i spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich. W tych przypadkach kapitał podstawowy określa umowa spółki i w takiej wartości należy go ująć w inwentarzu. Jeśli suma aktywów będzie wyższa od zobowiązań powiększonych o kapitał podstawowy, to wspólnicy muszą zadecydować, jak zaklasyfikować tę różnicę. Mają kilka opcji. Przykładowo można ją przeznaczyć na wypłatę wspólnikom (w inwentarzu część wykazuje się jako zobowiązanie wobec wspólników). Można ją też przekazać na kapitał zapasowy albo rezerwowy lub powiększyć kapitał podstawowy. W tym ostatnim przypadku decyzja powoduje konieczność zmiany umowy spółki.

Bilans otwarcia

Załóżmy, że kapitał spółki zgodnie z umową wynosi 75 000 zł. Z kolei podczas inwentaryzacji podmiot wykazał:

- środki trwałe o wartości początkowej 170 000 zł i dotychczasowym umorzeniu 90 000 zł,

- towary o wartości: 18 000 zł,

- należności z tytułu dostaw: 17 000 zł,

- zobowiązania: z tytułu dostaw: 22 000 zł, wobec ZUS: 620 zł, wobec urzędu skarbowego: 1700 zł,

- środki pieniężne na rachunku bankowym: 22 300 zł.

Aktywa wynoszą 137 300 zł, tj.: [(170 000 zł - 90 000 zł) + 18 000 zł + 17 000 zł + 22 300 zł]. Pasywa zaś wynoszą 24 320 zł, tj.: (22 000 zł + 620 zł + 1700 zł).

Oznacza to, że różnica między aktywami a zobowiązaniami jest wyższa od wartości kapitału o 22 980 zł, tj. [90 000 zł - (137 300 zł - 24 320 zł)]. Wyliczona nadwyżka zgodnie z decyzją wspólników zostanie zaksięgowana jako kapitał zapasowy.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).