Inwentaryzację można rozpocząć już za kilka dni
W przypadku podmiotów, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, weryfikację stanu aktywów i pasywów w księgach ze stanem faktycznym przeprowadza się na 31 grudnia. Może się ona jednak rozpocząć w październiku, a zakończyć 15 stycznia przyszłego roku
Niektóre składniki majątku można zacząć inwentaryzować już z końcem miesiąca, a zakończyć tę czynność 15 stycznia 2015 r., inne tylko na ostatni dzień roku (np. gotówkę) czy też raz na kilka lat. Pierwszy przypadek dotyczy opisanych niżej aktywów (patrz: Majątek do zweryfikowania). Jednak gdy inwentaryzacja zostanie zrobiona wcześniej, nie wystarczy zebrać informacji o stanie tych składników majątku. Wtedy i tak trzeba ustalać stan właściwy na dzień bilansowy przez dokonanie stosownej korekty. Gdy np. towary objęte ewidencją ilościowo-wartościową zostaną spisane np. 15 października, to nastąpi rozbieżność czasowa między inwentaryzacją a dniem bilansowym. Wartości należy więc uzupełnić o zwiększenia i zmniejszenia, jakie nastąpiły między datą spisu a dniem bilansowym. W tym przypadku stan towarów ustalony drogą spisu z natury 15 października należy uzupełnić o towary przyjęte do magazynu i wydane z niego od 16 października do 31 grudnia. W ten sposób podmiot uzyska rzeczywisty stan zapasów na dzień bilansowy.
Ustawa o rachunkowości pozwala na odstępstwa od corocznej inwentaryzacji określonych składników majątku znajdujących się na terenie strzeżonym. Chodzi o takie, które są odpowiednio zabezpieczone przed dostępem do nich osób nieupoważnionych. Przykładowo sprawę załatwi stały nadzór ochrony, ogrodzenie terenu, nadzór kamer, alarm.
Teren strzeżony
W przypadku więc zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - spis może nastąpić raz w ciągu dwóch lat.
Rzadziej można inwentaryzować, tj. raz w ciągu czterech lat, również nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycje, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.
Zapasy towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki oraz zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną można inwentaryzować w dowolnym czasie przy zachowaniu warunku, że następuje to raz w roku.
Pojęcie "w ciągu"
Wątpliwości w tym przypadku często dotyczą sytuacji, gdy inwentaryzację można przeprowadzić raz na jakiś czas. Do tego odnosi się Ministerstwo Finansów w wyjaśnieniach na stronie internetowej. Wprawdzie mówi o terminie dwuletnim, ale można go zastosować do innych przypadków.
Resort twierdzi, że inwentaryzacja w tym przypadku może być przeprowadzona w dowolnym dniu roku obrotowego, pod warunkiem że od daty poprzedniej nie upłynął okres, akurat w tym przypadku, dwóch lat. Zdaniem MF "w ciągu" oznacza zarówno prawo do jednorazowego, na dowolny dzień, jak i sukcesywnego w danym okresie ustalania rzeczywistego stanu poszczególnych grup wymienionych wyżej aktywów objętych inwentaryzacją drogą spisu z natury. "Powinno to nastąpić w taki sposób, aby w wyznaczonym okresie zostały spisane z natury wszystkie stanowiące własność jednostki zasoby danego składnika majątkowego, objęte omawianym rodzajem inwentaryzacji" - wyjaśnia resort.
Oznacza to, że możliwe jest dokonywanie rozłożonego w czasie spisu składników majątkowych, grupowanych według dowolnego, racjonalnego kryterium, pozwalającego jednak na spełnienie wymogów ustawy, tj.:
- przeprowadzenie kompletnej inwentaryzacji drogą spisu z natury danych składników aktywów w przewidzianym ustawą okresie,
- każdorazowe porównanie rezultatu spisu cząstkowego danego zasobu na dany dzień z jego stanem księgowym na ten sam dzień oraz ustalenie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych,
- zapewnienie zachowania częstotliwości inwentaryzacji przewidzianych ustawą dla każdego odrębnie inwentaryzowanego składnika majątkowego.
Harmonogram prac
Niezależnie od określonych w ustawie zasad termin inwentaryzacji składników majątku powinien być wpisany w harmonogram inwentaryzacyjny. Należy w nim wskazać terminy jej dokonania, ustalenia różnic, ustalenia osób odpowiedzialnych, rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
Harmonogram inwentaryzacji stanowi dopełnienie wydawanego przez kierownika jednostki zarządzenia w sprawie inwentaryzacji rocznej. W zarządzeniu tym przede wszystkim powołuje się komisje inwentaryzacyjne oraz wskazuje metody inwentaryzacji poszczególnych składników majątku.
@RY1@i02/2014/188/i02.2014.188.008000100.802.jpg@RY2@
Majątek do zweryfikowania
Agnieszka Pokojska
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu