Kłopotliwe pojęcie wydatku

W praktyce pojęcie wydatku sprawia sporo kłopotów, ponieważ często utożsamiane jest z kosztem, a to prowadzi np. do błędnego sporządzenia zestawienia wydatków rozliczającego dotację oświatową. Bywa i tak, że niektóre formy zapłaty są mylone z wydatkiem.

Wydatek w ujęciu ogólnym to wypłata pieniędzy dokonana z różnych powodów w postaci gotówki lub w formie bezgotówkowej, która może być związana z zapłatą za dobra rzeczowe lub usługi. Przekazanie pieniędzy na rachunek lokaty terminowej lub wypłata pożyczki stanowi wydatek, ale niezwiązany z zapłatą za zobowiązania.

W ujęciu ekonomicznym - istotnym dla prowadzenia ewidencji księgowej - wydatek to wypłata pieniędzy, która spowoduje powstanie przychodu, zwiększenie kapitału lub poniesienie kosztu lub nakładu związanego z zapłatą za dostawy różnorodnych dóbr (np. środków trwałych, materiałów) i usług, w postaci gotówki (np. za pobraniem, przekazem pocztowym) lub w formie bezgotówkowej (np. przelewem, kartą płatniczą) oraz z przekazanymi darowiznami pieniężnymi.

Dlatego podstawowymi rodzajami wydatków są wydatki majątkowe i wydatki bieżące. Gdy kupujemy środki trwałe, to co do zasady są to wydatki majątkowe, a przy zakupie materiałów ponosimy wydatek bieżący.

W zależności od formy prawnej i rodzaju podmiotu, który dokonuje wydatków, ten podział może być nieostry. Rozważmy to na przykładzie niepublicznego przedszkola dotowanego z dotacji otrzymanej od gminy. W art. 90 ust. 3d ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 256, poz. 2572 ze zm.) w kontekście niepublicznych przedszkoli jest mowa zarówno o wydatkach bieżących, jak i majątkowych (inwestycyjnych). Dotacje oświatowe są przeznaczone na dofinansowanie realizacji zadań szkoły, przedszkola, innej formy wychowania przedszkolnego lub placówki w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym profilaktyki społecznej. Dotacje mogą być wykorzystane wyłącznie na:

1) pokrycie wydatków bieżących szkół, przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego i placówek, obejmujących każdy wydatek poniesiony na cele działalności szkoły, przedszkola, innej formy wychowania przedszkolnego lub placówki, w tym na wynagrodzenie osoby fizycznej prowadzącej szkołę, przedszkole, inną formę wychowania przedszkolnego lub placówkę, jeżeli odpowiednio pełni funkcję dyrektora szkoły, przedszkola lub placówki albo prowadzi zajęcia w innej formie wychowania przedszkolnego, z wyjątkiem wydatków na inwestycje i zakupy inwestycyjne, zakup i objęcie akcji i udziałów lub wniesienie wkładów do spółek prawa handlowego (tu warto się zastanowić, czy celem działalności szkoły jest remontowanie budynku, np. art. 163 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm., odnosi się do wydatków inwestycyjnych związanych z remontami i odtworzeniem mienia);

2) zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, obejmujących:

a) książki i inne zbiory biblioteczne,

b) środki dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w szkołach, przedszkolach i placówkach,

c) sprzęt sportowy i rekreacyjny,

d) meble,

e) pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100 proc. ich wartości, w momencie oddania do używania.

Z powyższego zestawienia wynika, że mamy tutaj do czynienia z wydatkiem bieżącym, wydatkiem na inwestycję, zakupem inwestycyjnym, których wyjaśnienia należałoby poszukiwać w jedynym akcie, do którego mamy odesłanie, czyli do przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych.

Istotne przy tym jest, że ustawa z 15 lutego 1992 r. o CIT (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851) ma również zastosowanie do jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, do których zalicza się dotowane podmioty. Z art. 4a. ust. 1 ustawy wynika, że inwestycjami są środki trwałe w budowie w rozumieniu ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz. 330 i 613), czyli zaliczane do aktywów trwałych środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego. Natomiast zakup inwestycyjny wiąże się z zakupem środków trwałych, do których zalicza się również ulepszenia w obcych środkach trwałych, przy czym przepisy ustawy o systemie oświaty stanowią przepis szczególny (art. 90 ust. 3d pkt 2), w którym stosunkowo precyzyjnie określono katalog zamknięty zezwolenia na zakup niektórych rodzajów środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. W katalogu ulepszeń znajdziemy: przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację. Sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3500 zł, należy traktować zatem za wydatek inwestycyjny.

Zwracając uwagę, że art. 4 i 6 ustawy o finansach publicznych mówi o podmiotach, które wykorzystują środki publiczne poprzez ich przeznaczenie na wydatki, należy odnieść się do stosowania zasad określonych w art. 44 ust. 3 tej ustawy. Zgodnie z tym przepisem wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Dlatego wydatek bieżący rozliczający dotację oświatową to najbardziej optymalna (najkorzystniejsza dla szkoły) wypłata pieniędzy (płatność) w celu osiągnięcia jak najlepszych efektów związanych z kształceniem, wychowywaniem, opieką i profilaktyką społeczną uczniów, stanowiąca terminową zapłatę za wcześniej zaciągnięte zobowiązania. Dzień dokonania płatności (wykonania przelewu, wypłaty z kasy, zapłaty gotówkowej dokonanej z zaliczki, zapłaty dokonanej kartą) powinien być wpisany do zestawienia wydatków, a nie np. data zaciągnięcia zobowiązania.

Sposób umożliwiający terminową realizację zadań oznacza, że najpierw należy zapewnić odpowiednie zasoby (ludzkie, rzeczowe, finansowe, informacyjne), aby była możliwa realizacja wymienionych zadań dotowanego podmiotu.

W przypadku płac najpierw musi być zawarta odpowiednia umowa, określająca wysokość wynagrodzenia (tzw. brutto), oraz przygotowana inna dokumentacja ustalająca warunki płacy. Potem należy sporządzić listę płac. Następnie dokonuje się zaś wydatku, który obejmuje co do zasady:

● wypłatę wynagrodzenia (tzw. netto),

● odprowadzenie składek do ZUS (emerytalno-rentowych, chorobowych, wypadkowych, zdrowotnych, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych),

● odprowadzenie zaliczki na PIT do urzędu.

Wiedząc, że dotacja stanowi jedynie dofinansowanie do części realizowanych zadań, należy przewidywać, co będziemy musieli pokryć środkami z innych źródeł (niż dotacja oświatowa).

@RY1@i02/2014/178/i02.2014.178.00800020c.802.jpg@RY2@

Piotr Wieczorek specjalista ds. rachunkowości i zarządzania ryzykiem, audytor systemów ISO

Piotr Wieczorek

specjalista ds. rachunkowości i zarządzania ryzykiem, audytor systemów ISO