W jaki sposób zaewidencjonować dofinansowanie z ZFŚS do wypoczynku dzieci pracownika

Zasady rozliczenia podatkowego dofinansowania do wypoczynku dzieci wynikają z ustawy o PIT. Wartość otrzymanego świadczenia przez pracownika jest dla niego przychodem zgodnie z art. 12 ust. 1 i 20 ust. 3 ustawy o PIT. Jednak na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są opłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18:

a) z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra niezależnie od ich wysokości,

b) z innych źródeł - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.

Warunki do spełnienia

Powyższy przepis nie wprowadza ograniczeń dla zwolnienia ze względu na sposób dofinasowania tego wypoczynku - nie ma, zatem znaczenia, czy nastąpi przekazanie środków pieniężnych na konto pracownika czy bezpośrednio na konto organizatora. Ważne, aby były spełnione inne warunki, o których mowa w przytoczonym przepisie:

1) wypoczynek jest zorganizowany,

2) organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie,

3) forma wypoczynku nie odbiega swoim charakterem od wymienionych form wypoczynku, takich jak wczasy, kolonie, obozy lub zimowiska, przy czym może to być również wypoczynek połączony z nauką, pobyt na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych, leczniczo-opiekuńczych,

4) dopłata dotyczy dzieci i młodzieży uczestniczących w wypoczynku, które nie ukończyły 18. roku życia.

Zorganizowana forma

Obowiązek zorganizowana wypoczynku przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie oznacza, że zasadnicze znaczenie ma formalno-prawne umocowanie danego podmiotu do wykonywania czynności związanych z organizowaniem wypoczynku, określone w dokumentach stanowiących podstawę funkcjonowania danego podmiotu. Ważne jest przy tym, czy podmiot świadczący tego typu usługi wypoczynkowe czyni to zgodnie ze specjalnymi regulacjami dotyczącymi organizowania wypoczynku dla dzieci i młodzieży. Szczególnie należy zwrócić uwagę na par 2 rozporządzenia ministra edukacji narodowej z 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz.U. nr 12, poz. 67 ze zm.) - organizatorami wypoczynku mogą być szkoły i placówki, osoby prawne i fizyczne, a także jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Wypoczynek zatem może być zorganizowany przez podmioty, które świadczą usługi wypoczynkowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, np.: biura turystyczne, biura podróży jak również i te, które zajmują się statutowo tego rodzaju działalnością, m.in. szkoły i placówki, kościoły, stowarzyszenia, organizacje charytatywne, fundacje, których działalnością statutową może być organizowanie wypoczynku zorganizowanego.

Ważna jest również forma tego wypoczynku. Musi być on w postaci wczasów, kolonii, obozów czy zimowisk, może to być również wypoczynek połączony z nauką, pobyt na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych, leczniczo-opiekuńczych. Ma to na celu uwypuklenie warunku uczestniczenia w formach wypoczynku zorganizowanego przez uprawnione podmioty a także zasad jego organizowania i nadzorowania. Intencją ustawodawcy jest bowiem wyłączenie z zakresu przedmiotowego zwolnienia dopłat do niezorganizowanych form wypoczynku, takich na przykład jak wczasy potocznie nazywane pod gruszą.

Dziecko, które otrzymuje dofinansowanie, nie może mieć skończonych 18 lat. Ważne, aby ten warunek dotyczył zarówno momentu otrzymywania dofinansowania, jak i czasu wypoczynku.

Istotność spełniania tych warunków potwierdził ostatnio dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 6 czerwca 2014 r., nr ITPB2/415-234/14/MN.

Jeśli powyższe warunki są spełnione łącznie, to nie ma znaczenia sposób przekazania dofinansowania. Potwierdzenie wypełnienia warunków musi wynikać z dokumentów przedłożonych przez ubiegającego się o dofinansowanie. To może być faktura, dodatkowe oświadczenie, wypis ze statutu organizatora czy potwierdzenie rejestracji wypoczynku w kuratorium oświaty. Nie jest potrzebne posiadanie żadnej umowy między organizatorem a zakładem pracy.

W przypadku przyznania dofinansowania pracownikowi wszelkie rozliczenia ujmowane są na koncie Inne rozrachunki z pracownikami. [przykład 1]

Z kolei jeśli dofinansowanie będzie przekazane bezpośrednio na konto organizatora wypoczynku, to należy wykorzystać dodatkowo zapisy na koncie Pozostałe rozrachunki. [przykład 2]

PRZYKŁAD 1

Środki przekazane pracownikowi...

Pracownikowi Markowi Jankowskiemu przyznano dofinansowanie 350 zł do wypoczynku dziecka z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wypoczynek spełnia wszystkie wymogi, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT. Środki pieniężne zostały przekazane pracownikowi na podstawie złożonych przez niego dokumentów.

@RY1@i02/2014/124/i02.2014.124.00800020c.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. PK decyzja o przyznaniu dofinansowania w kwocie 350 zł: strona Wn konta Zakładowy Fundusz świadczeń socjalnych, strona Ma konta Inne rozrachunki z pracownikami.

2. Wb przelew środków na konto pracownika w kwocie 350 zł: strona Wn konta Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta Rachunek bankowy.

W tym przykładzie nie ma ujęcia dofinansowania na kontach kosztów, ponieważ jest ono finansowane ze środków ZFŚS. Kosztem jest sam odpis na fundusz dokonywany według odrębnych zasad, a nie przyznanie dofinansowania.

PRZYKŁAD 2

...lub bezpośrednio na konto organizatora

Pracownikowi Janowi Markowskiemu przyznano dofinansowanie do wypoczynku dziecka ze środków obrotowych w kwocie 1200 zł. Wypoczynek spełnia wszystkie wymogi, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT. Środki pieniężne zostały przekazane bezpośrednio na konto organizatora na podstawie złożonych przez pracownika dokumentów.

@RY1@i02/2014/124/i02.2014.124.00800020c.102.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. PK decyzja o przyznaniu dofinansowania w kwocie 1200 zł: strona Wn konta Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników, strona Ma konta Inne rozrachunki z pracownikami;

2. PK ujęcie kosztów w układzie kalkulacyjnym w kwocie 1200 zł: strona Wn konta Koszty zarządu, strona Ma konta Rozliczenie kosztów;

3. Wb przelew środków na konto organizatora wypoczynku w kwocie 1200 zł: strona Wn konta Pozostałe rozrachunki - konto analityczne organizatora, strona Ma konta Rachunek bankowy;

4. PK rozliczenie kwoty przekazanego dofinansowania w kwocie 1200 zł: strona Wn konta Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta Pozostałe rozrachunki - konto analityczne organizatora.

W tym wypadku należy podkreślić, iż skoro dofinansowanie jest ze środków obrotowych pracodawcy i przekracza kwotę 760 zł, to zakład pracy jest zobowiązany do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od kwoty 440 zł (1200 zł - 760 zł).

@RY1@i02/2014/124/i02.2014.124.00800020c.803.jpg@RY2@

dr Katarzyna Trzpioła Katedra Rachunkowości UW

dr Katarzyna Trzpioła

Katedra Rachunkowości UW

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).