Dziś mija ostatni dzień na zatwierdzenie sprawozdania

@RY1@i02/2014/124/i02.2014.124.00800010b.804.jpg@RY2@

Każde sprawozdanie finansowe musi być zatwierdzone przez odpowiedni organ nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego. A to oznacza, że dziś jest ostatni dzień na przyjęcie sporządzonego wcześniej rozliczenia ksiąg za 2013 r. A do wypełnienia tego obowiązku właściwymi organami są:

- właściciele - w przypadku działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną,

- wspólnicy - w przypadku spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych,

- walne zgromadzenie - w przypadku spółek komandytowo-akcyjnych i spółdzielni,

- zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy - w spółkach akcyjnych,

- zwyczajne zgromadzenie wspólników - w spółkach z o.o.

Szczególnie w przypadku osób fizycznych ostatni dzień nie jest przeszkodą do wypełnienia obowiązku, tym bardziej że kierownik jednostki podpisujący sprawozdanie po jego sporządzeniu i organ zatwierdzający to ta sama osoba. Do tego zatwierdzenie sprawozdania polega tylko na złożeniu oświadczenia woli poprzez zamieszczenie klauzuli zatwierdzam i złożenie pod dokumentem podpisu z datą. Również w przypadku rodzinnych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością nie powinno być trudności, mimo że decyzję o zatwierdzeniu podejmuje się w formie uchwały. Generalną zasadą jest podejmowanie uchwał na zgromadzeniu wspólników. Jednak przepisy dopuszczają, że można to zrobić także pomimo braku formalnego zwołania tego gremium, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Jeżeli jednak do dziś nie uda się dopełnić obowiązków i nie uda się zatwierdzić sprawozdań, to i tak trzeba je złożyć do KRS w ciągu 15 dni po ustawowym terminie, w którym powinno być zaakceptowane (w przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym - do 15 lipca, bo do 30 czerwca powinno zostać przyjęte przez właściwy organ). Drugi raz dokument trzeba złożyć 15 dni po jego zatwierdzeniu. W tym przypadku składa się:

- roczne sprawozdanie finansowe,

- opinię biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie podlegało badaniu,

- odpis uchwały bądź postanowienia uprawnionego organu o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,

- sprawozdanie z działalności jednostki w przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych.

Należy pamiętać, że obowiązek ten ciąży jednak tylko na jednostkach podlegających rejestracji w KRS. Nie dotyczy więc np. osób fizycznych. W ich przypadku gdy sprawozdanie zostanie przyjęte, zatwierdzone we właściwym terminie dokumenty składa sie tylko raz (w ciągu 15 dni od zatwierdzenia).

Z kolei podmioty, które nie mają obowiązku publikacji sprawozdań, ale poddają sprawozdania audytowi, muszą ogłaszać je w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG). Również w tym przypadku dokumenty przekazuje się do 15 dni od ich zatwierdzenia. Sprawozdania finansowe mogą być złożone w punkcie przyjmowania ogłoszeń do MSiG albo elektronicznie.

Z kolei w ciągu 10 dni od zaakceptowania dokumentów trzeba je złożyć do urzędu skarbowego. Mowa tu tylko o podatnikach CIT. Podatnicy PIT roczny raport musieli przekazać wraz z rocznym zeznaniem. Podatnicy CIT zobowiązani są do przekazania: pełnego rocznego sprawozdania finansowego, opinii i raportu podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych (jeżeli sprawozdanie podlegało obowiązkowi badania), w przypadku spółek kapitałowych także odpisu uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe.

WAŻNE

Przy składaniu sprawozdania finansowego do KRS trzeba będzie uiścić opłatę za ogłoszenie w MSiG wzmianki o tym (100 zł) i opłatę sądową w związku z dokonaniem zmiany w KRS (40 zł). Natomiast publikacja dokumentów w monitorze gospodarczym kosztuje 500 zł

POPEŁNIANE BŁĘDY

@RY1@i02/2014/124/i02.2014.124.00800010b.805.jpg@RY2@

Maciej Czapiewski biegły rewident, partner w HLB M2 Audyt

W swojej praktyce biegłego rewidenta spotykam się z następującymi nieprawidłowościami związanymi z procesem zatwierdzania sprawozdań finansowych:

Nieprawidłowe zwołanie organu uprawnionego do zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Może to skutkować nieważnością podjętych uchwał.

Niepoddanie zatwierdzonego sprawozdania finansowego badaniu, mimo istnienia takiego obowiązku. Podział zysku wykazanego w takim sprawozdaniu jest nieważny z mocy prawa (art. 53 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Nieprawidłowe sformułowanie uchwał dotyczących zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Zdarza się, że uchwała zatwierdza bilans, a nie sprawozdanie finansowe. Celowe jest przywołanie w uchwale elementów składających się na zatwierdzane sprawozdanie wraz z wartościami pozwalającymi je jednoznacznie zidentyfikować (np. bilans - suma bilansowa, rachunek zysków i strat - zysk netto, rachunek przepływów pieniężnych - zmiana stanu środków pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale własnym - zmiana kapitałów własnych).

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego może oznaczać zakończenie kadencji zarządu w spółkach kapitałowych. Organy często zapominają o tej okoliczności i nie podejmują uchwał w sprawie wyboru nowego zarządu, co w praktyce może oznaczać kłopoty z legalnością reprezentacji spółki.

Niezamknięcie (ostateczne) ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Ostateczne zamknięcie oznacza nieodwracalne wyłączenie możliwości zmian w tych księgach. W praktyce zdarza się, że księgi rachunkowe za kilka poprzednich lat nie są zamknięte czy wręcz zapisy pozostają w buforze księgowań. Grozi to wprowadzeniem przypadkowych zmian w tych księgach i ich niezgodnością z zatwierdzonym sprawozdaniem finansowym.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).