Fakturowe zatrzęsienie, czyli historia skomplikowanego obiegu dokumentów w pewnej organizacji

Dodatkowo dokumenty często trafiają na jego biurko z opóźnieniem, przez co płatności nie są dokonywane na czas. Coraz częstsze problemy z wywiązaniem się z umowy niekorzystnie odbijają się na reputacji firmy, co z kolei nie podoba się zarządowi. Jan musi przyspieszyć proces kontroli i akceptacji dokumentów.

Wyzwanie dla Jana

W firmie, w której pracuje Jan, funkcjonuje papierowy obieg dokumentów. Obieg faktur rozpoczyna się w sekretariacie, gdzie faktury czekają na zatwierdzenie przez pracowników. Jest to proces czasochłonny i uciążliwy, bowiem pracownicy muszą odrywać się od bieżących obowiązków i czasem nawet trzy razy dziennie schodzić do sekretariatu. Dodatkowo jeśli któryś z pracowników np. zachoruje lub jest w delegacji, to pojawia się problem z zatwierdzeniem faktury, a w konsekwencji z płatnością. Podobnie jeśli pracownik zgubi fakturę i trzeba wystawić duplikat.

Po zatwierdzeniu faktury przez pracownika musi zostać ona zaakceptowana przez kierownika. Najczęściej to pracownik przekazuje dokument do podpisu przełożonemu. Jeśli ten nie zaakceptuje faktury od razu, odkłada to na później. Jest duże prawdopodobieństwo, że faktura przeleży na jego biurku przez kolejnych kilka dni.

Po zaakceptowaniu faktury kierownik zanosi ją do księgowości, gdzie musi zostać sprawdzona pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz dekretacji, do jakiego konta księgowego dany wydatek jest przypisany, zatwierdzony do zapłaty. Czas poświęcony obsłudze jednej faktury wynosi nawet do 20 min., w ciągu dnia faktur jest kilkanaście, co daje w sumie prawie 5 godz. intensywnej pracy. Dodatkowo często księgowość musi dokonywać korekty błędnych księgowań, co wydłuża proces płatności.

Ostatecznie spóźnione faktury trafiają do Jana, który musi każdy pojedynczy papierowy dokument porównać z plikiem budżetu, a następnie podbić pieczątką i podpisać, zatwierdzając do płatności. Każdej fakturze poświęca ok. 10 min. Niejednokrotnie, z powodu opóźnień w płatnościach musi tłumaczyć się usługodawcom, albo - co gorsza - windykatorom, ze swojej nieudolności, co jest dla niego bardzo frustrujące i prowadzi do przykrych sytuacji, których Jan wolałby uniknąć. Jakby tego było mało, zarząd daje mu odczuć, że nie jest zadowolony z wyników jego pracy, nie mówiąc o pracownikach, którzy co rusz przychodzą do niego z pytaniem, kiedy zatwierdzi płatność.

Jest rozwiązanie

Faktura wystawiona na pracownika trafia do sekretariatu w formie papierowej, tam dokument jest skanowany i opisany, następnie w systemie ERP uruchomiony zostaje proces workflow. Informacja o konieczności zatwierdzenia faktury w systemie przesyłana jest do pracownika w celu zatwierdzenia. Pracownik może obejrzeć załączony skan faktury, zaakceptować lub odrzucić koszty. Po 5 minutach zatwierdzony dokument e-mailem przesyłany jest do kierownika. Co istotne, pracownik powiadamiany jest automatyczne o postępie i statusie dokumentu.

Kierownik z poziomu aplikacji webowej zintegrowanej z system ERP, na pulpicie, może utworzyć listę faktur niezaakceptowanych, dzięki czemu nie ma mowy o opóźnieniach. Nawet jeśli nie ma go w biurze, dostaje powiadomienie, może śledzić przychodzące do niego e-maile i na bieżąco akceptować i przesyłać do księgowości faktury.

W systemie księgowość zatwierdza faktury pod względem formalno-rachunkowym i uruchamia płatność. W przypadku gdy dokument nie został ostatecznie zatwierdzony, wysłany jest alert blokujący dalsze działania. Faktura od razu widoczna jest na rozrachunkach, więc termin płatności jest łatwy do skontrolowania. Cały proces trwa o połowę krócej niż w przypadku ręcznego wprowadzania i weryfikowania danych z faktur.

Jan nie musi osobiście zatwierdzać wszystkich płatności. W celu kontrolowania płynności finansowej ma nadane w systemie uprawnienia i tak np. faktury powyżej 5 tys. są do niego automatycznie przesyłane i tylko przez niego i zarząd mogą być akceptowane. Trafiają do niego również faktury kluczowych klientów. Jan jest zadowolony także z poprawy przepływu środków pieniężnych, dzięki któremu jest w stanie na czas realizować zobowiązania względem innych, co z kolei jest gwarantem postrzegania firmy jako rzetelnej, profesjonalnej i dobrze zarządzanej.

Bilans zysków

Średnio 12 minut jedna osoba obsługuje jedną fakturę, tj. weryfikuje dane, archiwizuje, porządkuje i potwierdza. Przy 1000 fakturach liczba godzin sięga 200. Co sumarycznie daje, przy przyjętej liczbie sześciu osób zaangażowanych w proces (sekretariat, pracownik, kierownik, dział księgowości, dyrektor finansowy, dział obsługi płatności), ok. 7,5 miesiąca pracy nad obsługą faktur papierowych. Przy elektronicznym obiegu dokumentów trwałoby to o 50 proc. krócej, czyli niecałe 4 miesiące, nie licząc innych korzyści związanych z poprawą jakości pracy czy odciążeniem pracowników od działań operacyjnych, na rzecz strategicznych.

Średnio 12 minut jedna osoba obsługuje jedną fakturę, tj. weryfikuje dane, archiwizuje, porządkuje i potwierdza

@RY1@i02/2014/096/i02.2014.096.13000040i.803.jpg@RY2@