Dowody zapłaty za ferie trzeba zweryfikować przed ewidencją

Pracownicy, a właściwie ich dzieci, otrzymują dofinansowanie do wypoczynku zimowego z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jak pracownicy powinni udokumentować wnioski o przyznanie takich dopłat? W jaki sposób takie dofinansowanie zaksięgować?

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) nie zawiera szczególnych unormowań dotyczących dokumentowania poniesionych wydatków dla potrzeb zastosowania zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 78 tej ustawy (szczegóły odnośnie do stosowania tego artykułu zostały omówione w tygodniku Podatki i Księgowość str. C8.). W takiej sytuacji zasadne jest, zatem przyjęcie, że ma tu zastosowanie ogólna reguła, według której dowodem może być wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W takiej sytuacji stosuje się dokumenty zwyczajowo przyjęte, jakimi są np. dowody zapłaty. Pojęcie dowód zapłaty jest pojęciem szerokim i obejmuje swym zakresem rachunek lub fakturę VAT wystawioną przez organizatora wypoczynku, przelew bankowy, przekaz pocztowy, jak również dokument wpłaty w kasie podmiotu prowadzącego działalność w tym zakresie. Z dowodu tego powinno jednoznacznie wynikać: kto jest organizatorem wypoczynku, kto korzystał z wypoczynku, jakie są forma wypoczynku, okres, w którym korzystano z wypoczynku, kwota poniesionego wydatku, oraz powinien widnieć podpis osoby, która wystawiała ten dokument.

Dowodem będą również dokumenty wskazane w przepisach wewnętrznych jednostki, tj. regulaminie określającym warunki korzystania ze świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym sposób dokumentowania wydatków dofinansowywanych lub zwracanych ze środków tego funduszu.

Są to jednak regulacje niezależne od obowiązujących na gruncie prawa podatkowego. Jak na przykład podkreślił dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 17 stycznia 2014 r. nr IPTPB1/415-652/13-4/AG: "przedłożenie, przez osobę ubiegającą się o dofinansowanie, dowodu (dowodów) - na podstawie którego udzielający świadczenia może stwierdzić, czy zarówno w zakresie przedmiotowym (np. forma i termin wypoczynku, tytuł zapłaty), jak i podmiotowym (np. dane identyfikacyjne podmiotu prowadzącego działalność w zakresie organizacji wypoczynku, imię i nazwisko dziecka korzystającego z zorganizowanej formy wypoczynku, imię i nazwisko osoby dokonującej zapłaty), są spełnione warunki określone w art. 21 ust. 1 pkt 78 ww. ustawy - jest dokumentem wystarczającym do zastosowania tego zwolnienia".

Za spełnienie wymogu identyfikacji podmiotu uprawnionego do organizacji takiego wypoczynku może być uznane np. przedłożenie wyciągu ze statutu organizatora lub oświadczenia organizatora. Do wypłaty świadczeń z ZFŚS służą wnioski składane przez pracowników jednostki. Powinny one zostać określone w regulaminie ZFŚS, a także wpisane w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych. Wnioski o przyznanie świadczeń z ZFŚS przed realizacją powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym przez osobę upoważnioną, zatwierdzone do wypłaty (decyzja o przyznaniu świadczenia) np. przez dyrektora. Realizacja świadczenia następuje na podstawie polecenia wypłaty wydanego np. przez dyrektora. W celu zweryfikowania zasadności przyznania świadczenia jako załącznik do wniosku dołącza się dokumenty określone w regulaminie, może to być właśnie dowód zapłaty. Po zatwierdzeniu wypłatę świadczenia ujmuje się na kontach. [przykład]

PRZYKŁAD

Po spełnieniu warunków

Pracownik ubiega się o dofinansowanie do wypoczynku zimowego dziecka w kwocie 520 zł. Jeśli wymogi zostaną spełnione, wartość świadczenia przyznanego pracownikowi księguje się:

@RY1@i02/2014/042/i02.2014.042.00800030c.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Przyznanie świadczenia ze środków ZFŚS 520 zł: strona Wn konta Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, strona Ma konta Pozostałe rozrachunki z pracownikami;

2. Wypłata świadczenia 520 zł: strona Wn konta Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta Rachunek bankowy ZFŚS.

Świadczenie to nie podlega ani opodatkowaniu, ani ZUS

Karolina Pawlak

ekspert z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2012 r. poz. 361 ze zm.). Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.).

Więcej na temat rozliczeń podatkowych świadczenia w tygodniku Podatki i Księgowość, s. C10.