Poradnia rachunkowa

W jaki sposób po zatwierdzeniu sprawozdania pokryć stratę bilansową w spółce kapitałowej

Czy w spółce o czteroosobowym zarządzie sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie

Gdzie ująć duplikat faktury za zeszłoroczną usługę

Do tej pory zatwierdzone sprawozdania finansowe musiały być przechowywane w zasadzie bezterminowo. Od tego roku okres ich przechowywania jest krótszy. Czy ten krótszy okres dotyczy także sprawozdań za 2018 r., czy tylko za 2019 r.? Ile czasu musi być przechowywane sprawozdanie finansowe za 2018 r.?

Dotychczas zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegały trwałemu przechowywaniu. Zgodnie z art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2019 r., zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej pięciu lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Zgodnie z przepisami przejściowymi zasada ta ma zastosowanie już do rocznych sprawozdań finansowych sporządzonych za rok obrotowy rozpoczynający się przed 1 stycznia 2019 r. (art. 43 ust. 2 ustawy zmieniającej). Oznacza to, że zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe za 2018 r. należy przechowywać przez okres co najmniej pięciu lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Jeżeli jego zatwierdzenie nastąpi w 2019 r., to sprawozdanie należy przechowywać do końca 2024 r.

Podstawa prawna

Art. 74 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.).

Art. 43 ust. 2 ustawy z 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz.U. poz. 2244).

Spółka kapitałowa, w której prowadzę księgi rachunkowe, poniosła za 2018 r. stratę bilansową. Jakie są dopuszczalne sposoby pokrycia tej straty? Które z nich są stosunkowo proste w przebiegu i jednocześnie korzystne podatkowo?

Jeżeli spółka kapitałowa poniosła stratę bilansową za rok obrotowy, to po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za ten rok organ zatwierdzający powinien wskazać na sposób pokrycia straty. Przy czym powinność ta nie wynika z prawa bilansowego, a z art. 231 par. 2 pkt 2 oraz art. 395 par. 2 pkt kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.). Wymienione przepisy stanowią, że przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. lub zwyczajnego walnego zgromadzenia w spółce akcyjnej, które powinno się odbyć w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego, jest ‒ w przypadku zatwierdzenia sprawozdania finansowego ‒ powzięcie uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty.

Dopuszczalnych sposobów pokrycia poniesionej straty bilansowej jest kilka, a mianowicie można ją pokryć:

• zyskiem roku następnego,
• niepodzielonym zyskiem z lat ubiegłych,
• obniżając kapitał zakładowy,
• z kapitału zapasowego lub kapitału rezerwowego,
• dopłatami wniesionymi przez wspólników.

Przy czym jeżeli bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego w spółce z o.o. (jedną trzecią kapitału zakładowego w spółce akcyjnej), to zarząd jest obowiązany niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki (art. 233 par. 1 i art. 397 k.s.h.). Pokrycie straty bilansowej jest poprzedzone zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za rok, w którym ta strata wystąpiła. Jeżeli organ zatwierdzający zatwierdził sprawozdanie finansowe za 2018 r. z wykazaną stratą bilansową, to w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym została podjęta taka decyzja (a nie w księgach roku obrotowego, którego dotyczy strata) dokonuje się najpierw przeniesienia straty bilansowej za poprzedni rok obrotowy zapisem:

• Wn konto 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”,
• Ma konto 860 „Wynik finansowy”.

Następnie na podstawie decyzji podjętej w formie uchwały przez organ zatwierdzający o sposobie pokrycia straty dokonuje się odpowiedniego rozliczenia konta 820. Sposobów pokrycia straty bilansowej jest kilka. Do rozwiązań najczęściej stosowanych należy pokrycie straty zyskiem roku następnego lub z kapitału zapasowego albo kapitału rezerwowego. Są to rozwiązania nie tylko proste, lecz także neutralne podatkowo, nie powodują bowiem powstania zobowiązania w podatku dochodowym po stronie spółki kapitałowej ani po stronie wspólników tej spółki.

Pokrycie straty bilansowej zyskiem roku następnego skutkuje tym, że strata bilansowa za dany rok obrotowy pozostaje jako saldo Wn na koncie 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”, do czasu uzyskania zysku netto za kolejny rok obrotowy i podjęcia uchwały o jego przeznaczeniu na pokrycie tej straty. Rozwiązanie to jest neutralne podatkowo zarówno dla spółki, jak i wspólnika. [przykłady 1 i 2]

przykład 1

W akcyjnej

Spółka akcyjna poniosła stratę bilansową za 2018 r. w wysokości 100 000 zł. Zwyczajne walne zgromadzenie 5 kwietnia 2019 r. podjęło uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2018 r. z wykazaną stratą, podejmując uchwałę, z której wynika, że zostanie ona rozliczona z zysku netto roku następnego.

Zapisy w księgach rachunkowych kwietnia 2019 r.:

1. PK – przeksięgowanie straty bilansowej w związku z podjęciem uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2018 r.

Wn konto 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”: 100 000 zł

Ma konto 860 „Wynik finansowy”: 100 000 zł

Strata bilansowa może również być pokryta z kapitału zapasowego lub kapitału rezerwowego. Kapitały te zwykle są tworzone z odpisów z zysku netto. Jest to rozwiązanie całkowicie neutralne podatkowo, ponieważ:

• przekazanie zysku netto na utworzenie lub zasilenie kapitału zapasowego oraz kapitału rezerwowego nie stanowi przychodu dla spółki i wspólnika,
• późniejsze pokrycie straty bilansowej z kapitału zapasowego lub kapitału rezerwowego także nie skutkuje powstaniem przychodu podatkowego po stronie spółki i wspólnika.

przykład 2

Z ograniczoną odpowiedzialnością

Ze sprawozdania finansowego spółki z o.o. za 2018 r. wynika strata bilansowa 200 000 zł. Zgodnie z uchwałą podjętą 12 kwietnia 2019 r. przez zwyczajne zgromadzenie wspólników strata została pokryta z kapitału zapasowego, którego wysokość wynosiła 600 000 zł.

Zapisy w księgach rachunkowych kwietnia 2019 r.:

1. PK – przeznaczenie kapitału zapasowego na pokrycie straty bilansowej z 2018 r.

Wn konto 806 „Kapitał zapasowy”: 200 000 zł

Ma konto 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”: 200 000 zł

Podstawa prawna

Art. 231 par. 2 pkt 2, art. 233 par. 1, art. 395 par. 2 pkt 2 oraz art. 397 ustawy z 15 września 2000 r. ‒ Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 505).

W jednostce rok obrotowy jest inny niż kalendarzowy. Dlatego na sporządzenie sprawozdania mamy czas do końca maja. W skład zarządu spółki z o.o. wchodzi czterech członków. Czy podpis pod sprawozdaniem finansowym za 2018 r. w wersji elektronicznej powinien złożyć każdy z nich, czy może to uczynić tylko jeden członek zarządu?

Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisuje ‒ podając zarazem datę podpisu ‒ osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Na postać tego podpisu wskazuje art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości, z którego wynika, że sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Jeżeli zarząd spółki jest wieloosobowy, to niezależnie od sposobu reprezentacji określonego w umowie spółki sprawozdanie finansowe spółki z o.o. muszą podpisać wszyscy członkowie tego zarządu, którzy składają podpis w postaci kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP.

Odpowiedź na bardzo podobne pytanie dotyczące podpisywania e-sprawozdań zamieszczone zostało także na stronie internetowej Ministerstwa Finansów https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi. Na pytanie, czy sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może podpisać jeden członek zarządu, udzielono następującej odpowiedzi: „Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. Złożenie podpisu tylko przez jednego z członków zarządu, w przypadku gdy zarząd jest wieloosobowy, nie będzie spełniało wymogów ustawy o rachunkowości”.

Podstawa prawna

Art. 45 ust. 1f, art. 52 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.).

Do firmy 2 kwietnia 2019 r. wpłynął duplikat faktury dotyczący zakupu usług z listopada 2018 r. Faktura pierwotna nigdy do nas nie dotarła. Sprawozdanie finansowe zostało już sporządzone i podpisane. Nie zostało natomiast zatwierdzone. Czy otrzymany duplikat należy jeszcze ująć w księgach 2018 r., czy można go ująć na bieżąco w 2019 r.?

Zasadą jest, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Tak stanowi art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Skoro więc duplikat dotyczy zakupu usług odnoszących się do przychodów z 2018 r., to powinien zostać ujęty w księgach rachunkowych 2018 r. Jeżeli jednak jednostka otrzymała informację o zdarzeniach po sporządzeniu i podpisaniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, to – stosownie do art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości – sposób ujęcia tego zdarzenia zależy od jego istotności. Jeżeli wartość usługi, która wynika z otrzymanego duplikatu, jest dla firmy istotna, to należy odpowiednio zmienić sprawozdanie finansowe za 2018 r. i dokonać jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych 2018 r. Można to zrobić zapisami:

a) wartość netto usługi ‒ Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”,

b) podatek naliczony, jeśli przysługuje prawo do jego odliczenia ‒ Wn konto 221 „Podatek naliczony i jego rozliczenie” (w analityce: „Podatek naliczony do odliczenia w późniejszym okresie”),

c) wartość brutto usługi ‒ Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”.

Jeżeli natomiast wartość usługi stwierdzonej otrzymanym duplikatem faktury nie jest, w ocenie jednostki, wartością istotną, to dokument ten można wprowadzić do ksiąg rachunkowych 2019 r.

W tym przypadku na szczególną uwagę zasługuje ewidencja kwoty podatku naliczonego, jeśli jednostce przysługuje prawo do jej odliczenia. W podatku VAT powstanie prawa do odliczenia podatku jest zasadniczo związane z powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu wykonanej usługi oraz otrzymaniem faktury (art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT). W związku z przyjęciem, że łączne spełnienie tych warunków nastąpiło 2 kwietnia 2019 r., to odliczenie kwoty VAT może nastąpić zasadniczo w 2019 r., tj. w deklaracji VAT-7 za kwiecień 2019 r. lub deklaracji VAT-7K za II kwartał 2019 r. (albo w deklaracjach za dwa kolejne okresy rozliczeniowe), co powinno wynikać z ewidencji analitycznej podatku naliczonego – w przypadku gdy duplikat ujęto w księgach rachunkowych okresu innego niż okres, za który następuje odliczenie VAT.

Podstawa prawna

Art. 6 ust. 1, art. 54 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174).

Art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.). ©℗