Jaki kurs stosować do wydatków ponoszonych za granicą

W przypadku gdy pracownicy odbywają zagraniczne podróże służbowe do krajów Unii Europejskiej bez uprzedniego otrzymania zaliczki, przysługuje im zwrot ponoszonych wydatków. Wydatki te mogą stanowić koszty podatkowe firmy, która wysłała pracownika w podróż służbową, o ile spełniają warunki zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Jako że wydatki te są najczęściej dokumentowane fakturami, paragonami lub rachunkami wystawionymi w walucie obcej (np. euro), firmy często mają wątpliwości, z jakiego dnia należy zastosować kurs do przeliczenia tych wydatków na złote.

Zgodnie z generalną zasadą wyrażoną w ustawie CIT koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. A zatem kluczowe jest w tym przypadku ustalenie dnia poniesienia kosztu. Na podstawie art. 15 ust. 4e ustawy CIT dniem poniesienia kosztu jest dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury, albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku). W opisywanym przypadku ustalenie wysokości kosztów poniesionych przez pracownika w związku z podróżą służbową jest możliwe dopiero po jej zakończeniu i przedłożeniu przez pracownika dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów.

Zgodnie z przepisami prawa pracy rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik dokonuje w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia kosztów podróży powinien on załączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w czasie podróży służbowej (obowiązek dokumentowania wydatków nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami). W konsekwencji dniem, na który ujmuje się koszt w księgach (zaksięgowania kosztu), będzie w tym przypadku dzień dokonania rozliczenia podróży służbowej. A zatem w omawianym przypadku w celu przeliczenia poniesionych kosztów na złote należy zastosować kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży służbowej.

Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).