Czy wydatki na spotkanie w restauracji firma zaliczy do kosztów podatkowych

W związku z działalnością spółka organizuje okazjonalne robocze spotkania z aktualnymi i/lub potencjalnymi kontrahentami. W ich trakcie omawiane są różne kwestie biznesowe, takie jak warunki współpracy, dostaw, płatności i inne postanowienia umów.

Zgodnie z przyjętą w spółce praktyką, spotkania odbywają się w restauracji poza siedzibą firmy. W trakcie spotkań spożywane są posiłki i napoje bezalkoholowe wybierane spośród karty dań restauracji. Spożywane podczas spotkań posiłki i napoje bezalkoholowe nie mają charakteru okazałości ani wytworności - są to standardowe dania i napoje serwowane przez dany lokal gastronomiczny. Celem spotkań jest wyłącznie omówienie kwestii biznesowych.

- Czy ponoszone przez spółkę wydatki będą mogły być ujęte w kosztach uzyskania przychodów - pyta pan Jacek z rzeszowskiej firmy.

O rozwiązanie jego wątpliwości poprosiliśmy Izbę Skarbową w Krakowie i Hannę Kozłowską z KDA Grupa Sarnowski i Wiśniewski w Poznaniu.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT i art. 16 ust.1 pkt 28 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawy te nie definiują terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustaw podatkowych, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i wiąże się z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

W ocenie organów podatkowych wydatki na poczęstunek podczas spotkań z kontrahentami i potencjalnymi klientami w restauracjach tworzą i utrwalają pozytywny wizerunek firmy. Mimo że spotkania wiążą się z istotą prowadzonej działalności, nie mogą być uznane za koszty podatkowe, gdyż jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym wymienione są w katalogu wyłączeń z kosztów.

Reprezentacją jest bowiem kreowanie pozytywnego wizerunku firmy, stwarzanie jej dobrego obrazu. Reprezentacją są wszelkie działania, u podłoża których leży ułatwianie nawiązywania i podtrzymywania kontaktów handlowych, także przez budowanie osobistych relacji, i których zasadniczym celem jest kształtowanie wizerunku przedsiębiorcy jako godnego zaufania partnera biznesowego. Za takie działania należy też uznać spotkania biznesowe w restauracji.

Takie stanowisko prezentowane jest w wydawanych w imieniu ministra finansów interpretacjach indywidualnych (np. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach nr IBPBI/1/415-457/11/ESZ i interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy nr ITPB3/423-238b/11/PST).

Stanowisko to zgodne jest także z orzecznictwem sądów administracyjnych, m.in. wyroki WSA w Warszawie (sygn. akt.: III SA/Wa 1166/10, III SA/Wa 3093/10), wyrok WSA w Poznaniu (sygn. akt I SA/Po 917/10), wyrok WSA we Wrocławiu (sygn. akt I SA/Wr 855/11).

Trzeba też przyznać, że istnieją orzeczenia, w których sądy przyznają rację przedsiębiorcom, uznając, że wydatki, które są związane ze spotkaniami z kontrahentami w lokalu gastronomicznym w celach biznesowych, nie mają charakteru reprezentacyjnego i mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, np. wyrok WSA w Warszawie (sygn. akt III SA/Wa 966/10), wyrok WSA w Krakowie (sygn. akt I SA/Kr 620/10), wyrok WSA w Bydgoszczy (sygn. akt I SA/Bd 382/10).

Małgorzata Borkiewicz Liszka

z Izby Skarbowej w Krakowie

W najnowszym wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 26 kwietnia 2011 r. (sygn. akt III SA/Wa 2442/10) sąd ustosunkował się do kwestii rozliczenia wydatków poniesionych na zakup posiłków podawanych podczas spotkań promocyjnych. Niestety - na niekorzyść podatników.

W przedmiotowej sprawie, organ podatkowy zakwestionował stanowisko podatnika, przedstawione we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej odnośnie do możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów części kosztów organizacji spotkań o charakterze promocyjnym. Wnioskodawca, działający w branży farmaceutycznej, wskazał, że spotkania promocyjne dotyczące reklamy dystrybuowanych przez niego produktów leczniczych odbywają się w różnych miejscach, takich jak przychodnie, restauracje czy inne placówki gastronomiczne. W spotkaniach, zarówno indywidualnych, jak i grupowych, uczestniczą lekarze, farmaceuci i osoby prowadzące obrót produktami leczniczymi lub przedstawiciele podmiotów prowadzących taki obrót. Podatnik podkreślił, że przejawy gościnności podczas tych spotkań nie wykraczają poza cel spotkania, a koszt poniesionych wydatków nie przekracza 100 zł na jednego uczestnika, niezależnie od miejsca, w którym spotkanie się odbywa.

Fiskus, w odniesieniu do wydatków na usługi gastronomiczne ponoszone podczas spotkań promocyjnych w restauracjach lub podobnych miejscach, uznał, że nie mogą być one kosztami, gdyż, pomimo ich związku z przychodem, są wydatkami o charakterze reprezentacyjnym.

Podobne stanowisko zajął WSA we wskazanym na wstępie orzeczeniu. Sąd uznał, że przypisywanie reprezentacji cech takich jak wystawność, okazałość, wytworność, ekskluzywność, wynika w gruncie rzeczy z faktu, że te właśnie cechy powszechnie postrzegane są jako pozytywnie charakteryzujące wizerunek określonego podmiotu, kojarzące się z wysokim statusem i pozycją społeczną. Nie oznacza to, w ocenie sądu, że budowanie wizerunku może odbywać się wyłącznie przez działania nadzwyczajne, wykraczające poza przyjęte standardy. WSA podkreślił, że wystawność i okazałość są cechami reprezentacji, ale nie są to jedyne cechy kwalifikujące określony wydatek do kosztów reprezentacji. A to oznacza, że ich wystąpienie nie jest konieczne, aby tak właśnie konkretny wydatek zakwalifikować. Zdaniem sądu, wydatki na spotkania promocyjne w restauracjach, a dokładnie na spożywane tam posiłki i napoje, jako skierowane do kontrahentów (potencjalnych kontrahentów), stanowią koszty reprezentacji, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Służą bowiem stworzeniu odpowiedniego wizerunku gospodarza jako podmiotu gościnnego, dbającego o uczestników spotkania, stosującego się do przyjętych zwyczajów, szanującego te zwyczaje. Rozszerzanie spotkań o posiłek spożywany w odpowiednim miejscu, profesjonalnie przyrządzony i podany, jest powszechnym zwyczajem, właśnie z tego względu, że uznaje się go za pomocny w zbudowaniu tego pozytywnego nastawienia (wizerunku), ale powszechność zwyczaju nie odbiera mu cech reprezentacji.

To orzeczenie ma istotny wymiar praktyczny i może wpływać na stosowaną przez podatnika politykę rozliczania omawianej kategorii kosztów. Jest kolejnym orzeczeniem pozbawiającym podatnika prawa do rozliczenia wydatków na posiłki w restauracjach. W praktyce oznacza, że zaliczanie do kosztów takich wydatków obciążone jest ryzykiem. Pomimo orzeczeń negatywnych, można jednak znaleźć także stanowiska korzystne dla przedsiębiorców. Przykładem jest chociażby wyrok WSA w Krakowie (sygn. akt I SA/Kr 620/10), w którym wyrzucenie z kosztów spotkań w restauracjach uzależniono od możliwości przypisania tym spotkaniom cech wystawności i okazałości. Z uwagi zatem na brak jednolicie ukształtowanej praktyki orzeczniczej podatnik nie może mieć całkowitej pewności, czy wrzucanie omawianych wydatków w koszty zostanie przez urząd skarbowy uznane za postępowanie prawidłowe. Nie należy jednak rezygnować bez walki z możliwości rozliczenia takich kosztów - podatnik aby się zabezpieczyć, może złożyć wniosek o wydanie interpretacji, a jeżeli ta będzie negatywna - skargę do sądu. Opłacalne byłoby to zwłaszcza dla dużych przedsiębiorców, u których obiady z klientem na mieście są na porządku dziennym.

@RY1@i02/2011/201/i02.2011.201.08600150d.803.jpg@RY2@

Hanna Kozłowska, biegły rewident w KDA Grupa Sarnowski i Wiśniewski w Poznaniu

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.). Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Oprac. Ewa Matyszewska