Kiedy strata na skutek kradzieży może być kosztem

młodszy menedżer w Mazars Audyt

Nie każdą stratę w środkach obrotowych powstałą na skutek kradzieży podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Sam fakt powstania straty w związku z kradzieżą oraz jej brak w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty regulowanym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT może się okazać niewystarczający, aby zaliczyć takie zdarzenie do kosztów uzyskania przychodów. Takie stanowisko prezentują sądy administracyjne oraz organy podatkowe. Przedsiębiorca powinien posiadać ponadto odpowiednią dokumentację wskazującą rzeczywisty niedobór, okoliczności dokonania kradzieży, a także brak swojej winy.

Przez rzeczywisty niedobór należy uznać braki mające odzwierciedlenie w stanie faktycznym, a nie przypuszczenia oparte np. na szacunkach, w stosunku do których nie można wskazać dokładnych danych przed i po powstaniu straty.

Przygotowana przez podatnika dokumentacja powinna zawierać szczegółowy opis zdarzenia, przyczynę jego powstania, opis utraconych środków obrotowych, wskazanie osoby, która dokonała kradzieży (nie zawsze jest to możliwe), datę zdarzenia wraz z podpisem osoby uprawnionej do sporządzenia tego dokumentu. Istotne jest, aby do tak sporządzonej dokumentacji dołączyć materiały przygotowane przez odpowiednie organy ścigania lub firmę ubezpieczeniową. Postępowanie takie zminimalizuje ewentualne ryzyko zakwestionowania przedstawionego stanu faktycznego przez organy podatkowe.

Podatnik powinien wykazać, że strata w środkach obrotowych nie powstała z winy jego pracowników. Dotyczy to nie tylko winy umyślnej, ale także winy nieumyślnej, czyli niedbalstwa lub lekkomyślności. Szczególne problemy powstają w związku z udowodnieniem braku winy nieumyślnej podatnika, w sytuacji wykazania należytego nadzoru nad pracownikami, przestrzegania odpowiednich przepisów prawa lub procedur wewnętrznych.

Podsumowując, sądy administracyjne i organy podatkowe stoją na stanowisku, że zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów straty w środkach obrotowych powinno być dokonywane zgodnie z zasadami art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, a także: całokształtu prowadzonej działalności przez podatnika; okoliczności, jakie spowodowały stratę; formy udokumentowania straty; podjętych działań zabezpieczających. Oznacza to, że przed podjęciem decyzji o zaliczeniu do kosztów podatkowych straty w środkach obrotowych powstałych na skutek kradzieży podatnik powinien badać indywidualnie każdy przypadek, mając na uwadze sporządzenie odpowiedniej dokumentacji i zachowanie należytej staranności. W przeciwnym razie może się narazić na ryzyko zakwestionowania takiej decyzji przez organy podatkowe.

Oprac. Magdalena Majkowska

Art. 15, art. 16 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).