Jak często trzeba składać certyfikat

menedżer w dziale prawno-podatkowym PwC

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych definiuje certyfikat rezydencji jako zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa siedziby podatnika.

Przepisy podatkowe nie precyzują natomiast, jak długo jest ważny certyfikat rezydencji wydany przez zagraniczne organy podatkowe, jeżeli certyfikat nie wskazuje okresu, którego dotyczy. W praktyce kwestia ważności certyfikatu może być istotna dla płatników dokonujących płatności na rzecz stałych kontrahentów. Zasadniczo organy podatkowe akceptują stanowisko, iż w przypadku stałych długotrwałych kontaktów handlowych z kontrahentem zagranicznym, na podstawie tego samego certyfikatu wydanego w danym roku podatkowym, może być dokonywana więcej niż jedna płatność na rzecz tego samego beneficjenta. Prowadzi to do wniosku, iż wystarczające jest aktualizowanie certyfikatu rezydencji raz w roku.

Wydane zostały również interpretacje organów podatkowych, zgodnie z którymi certyfikat rezydencji zachowuje swoją ważność nawet przez kilka lat, aż do czasu zmiany potwierdzonego w nim stanu faktycznego. W interpretacjach pojawiła się również opinia, iż w sytuacji, gdy stan faktyczny nie ulega zmianie, wystarczające jest, gdy płatnik uzyska od kontrahenta pisemne lub mailowe potwierdzenie, że dane wynikające z certyfikatu rezydencji nie uległy zmianie.

Powyżej opisane stanowisko organów podatkowych wydaje się korzystne dla podatników, jednakże należy wskazać, iż w przypadku kontroli podatkowej to właśnie płatnik, stosujący preferencyjne stawki lub zwolnienie z podatku u źródła, do których uprawnia certyfikat rezydencji, będzie musiał wykazać, iż stan faktyczny potwierdzony w certyfikacie nie uległ zmianie. Mając na uwadze definicję certyfikatu rezydencji wskazującą, iż jest on wydawany przez administrację podatkową, wątpliwe jest zaakceptowanie przez organy podatkowe w toku prowadzonej kontroli czy postępowania podatkowego potwierdzenia przesłanego przez kontrahenta niezależnie od jego formy.

Kolejny związany z certyfikatami rezydencji problem praktyczny to kwestia, czy posiadany przez płatnika certyfikat rezydencji powinien być przechowywany w oryginale, czy może wystarczy jego kopia lub wersja elektroniczna.

Organy podatkowe stoją na stanowisku, iż płatnik powinien dysponować oryginałem certyfikatu lub jego kopią poświadczoną przez notariusza. Wyjątkowo, jeżeli w danym państwie wydawane są certyfikaty jedynie w formie elektronicznej, można posłużyć się taką formą certyfikatu.

Oprac. Przemysław Molik

Art. 4a pkt 12 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).