Wydatki refundowane są wyłączone z kosztów

Przedsiębiorcy korzystający z dotacji pochodzących ze środków europejskich funduszy strukturalnych mają obowiązek dokładnie dokumentować i rozliczać wszelkie wydatki z tych środków. Celem pozyskania dotacji jest sfinansowanie realizacji projektów inwestycyjnych przedsiębiorcy. Projekt to przedsięwzięcie, które ma swój określony cel, budżet i ramy czasowe, realizowane przez daną grupę osób. Przy rozliczaniu dotacji istotne jest określenie tzw. wydatków kwalifikowanych.

Prawidłowe określenie kosztów kwalifikowanych związane jest z tym, że podczas realizacji projektu przedsiębiorca ponosi różnego rodzaju koszty. Koszty kwalifikowane to koszty, których poniesienie jest merytorycznie uzasadnione oraz które spełniają kryteria zasadności wyznaczone przez podmiot zarządzający (np. Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości).

Kosztami kwalifikowanymi będą nie tylko zakupy towarów, usług, ale również takie wydatki jak wypłata wynagrodzeń osobom zaangażowanym w projekt. Wydatki, które kwalifikują się do refundacji w ramach udzielonej dotacji, to właśnie wydatki kwalifikowane. Pozostałe zostaną zaliczone do wydatków niekwalifikowanych i nie podlegają zwrotowi.

Zasady kwalifikowania wydatków określa rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające Rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz.U. UE z 31 lipca 2006 r., L 210/25, z późn. zm.); Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonywania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz.U. UE z 27 grudnia 2006 r., L 371/1, z późn. zm.); Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające Rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz.U. UE z 31 lipca 2006 r., L 210/1, z późn. zm.). Z przepisów krajowych wskazać można na wytyczne Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007 - 2013 (MRR/POIG/1(5) 03/2011).

Ogólna zasada rozliczania kosztów uzyskania przychodów określa, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów szczegółowo wymienionych w ustawie o CIT albo ustawie o PIT.

Jednocześnie zasadą określoną w obu tych ustawach jest to, że jeśli dane kwoty pieniężne nie stanowią przychodu, to również pokryte z tych środków wydatki nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika.

Dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków związanych z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych, są zwolnione z podatku. Tak będzie z dotacjami otrzymanymi z budżetu państwa lub budżetu jednostki samorządu terytorialnego (w tym wypłacane ze środków publicznych dotacje z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej). Istotne jest to, że zwolnieniem objęte są również odsetki od takich otrzymanych środków pomocowych lokowanych na bankowych rachunkach terminowych, bez względu na to, czy umowa rachunku terminowego dokonywana jest w banku polskim, czy też zagranicznym.

Ponadto kosztami uzyskania przychodów są również odpisy amortyzacyjne z tytułu zużycia środków trwałych. Jednak nie uważa się za koszty podatkowe odpisów amortyzacyjnych od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie, odliczonym od podstawy opodatkowania albo zwróconym podatnikom w jakiejkolwiek formie. Takie stanowisko potwierdzają organy podatkowe (m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 8 kwietnia 2010 r., nr ILPB3/423-70/10-4/AO).

Konieczne jest zatem ustalenie, czy w sytuacji, w której nabycie środka trwałego będzie w części sfinansowane dotacją, całe odpisy amortyzacyjne będą dla podatnika kosztem uzyskania przychodów.

Co do zasady, wartością początkową środka trwałego, od której dokonuje się odpisów amortyzacyjnych, jest, w przypadku odpłatnego nabycia - cena nabycia. Zatem gdy podatnik kupuje środek trwały i zakup jest w części sfinansowany dotacją, jego wartość początkowa będzie obejmowała zarówno kwotę dotacji, jak i środków własnych podatnika. Od tak ustalonej wartości początkowej podatnik może dokonywać odpisów amortyzacyjnych.

Jednak aby stwierdzić, czy będą one kosztem podatkowym w całości, należy ustalić, czy środki pochodzące z dotacji będą mogły być odliczone od podstawy opodatkowania. Konieczne zatem będzie ustalenie stosunku kwoty dotacji do wartości początkowej, a następnie zastosowanie tak ustalonej proporcji do każdego dokonywanego odpisu amortyzacyjnego.

W praktyce przedsiębiorcy korzystający z dotacji, w szczególności unijnych, mają problem z określeniem, czy w przypadku gdy dofinansowanie jest wypłacane przedsiębiorcy po poniesieniu wydatków, to wydatki kwalifikowane objęte dofinansowaniem można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Na gruncie podatkowym wydatki kwalifikowane pokryte środkami wolnymi od opodatkowania nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Natomiast kwoty stanowiące wkład własny dotyczą z reguły bieżącego funkcjonowania podmiotu, poprawienia efektywności prowadzonej działalności gospodarczej. Wydatki niekwalifikowane nie są sfinansowane z uzyskanej dotacji, która stanowi przychód wolny od podatku, lecz ze środków własnych, nie są zatem wykluczone z kosztów podatkowych i mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na ogólnych zasadach. Takie stanowisko przyjął m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 29 marca 2011 r. (nr IPPB5/423-7/11-5/AS).

Zgodnie z taką interpretacją organów podatkowych w sytuacji, gdy przedsiębiorca otrzyma refundację poniesionych wydatków uznanych za koszty kwalifikowane projektu, które w chwili poniesienia zostały uprzednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorcy, to środki, które przedsiębiorca otrzyma na nabycie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (np. budowa i adaptacja budynku, nabycie specjalistycznych urządzeń, nabycie programów komputerowych etc.) oraz specjalistycznych szkoleń, stanowić będą przychód przedsiębiorcy podlegający zwolnieniu z opodatkowania w części dotyczącej środków europejskich oraz w części dotyczącej współfinansowania krajowego. Natomiast wydatki i koszty przedsiębiorcy bezpośrednio sfinansowane z przychodów (dochodów) wolnych od podatku dochodowego nie będą uważane za koszty uzyskania przychodów.

W ocenie fiskusa wyłączenie wydatków objętych dofinansowaniem z kosztów uzyskania przychodów powinno nastąpić w miesiącu otrzymania dofinansowania. Również w przypadku gdy wydatki objęte dofinansowaniem zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w roku podatkowym wcześniejszym niż rok, w którym przedsiębiorca faktycznie otrzyma kwotę dofinansowania, korekta (zmniejszenie) kosztów uzyskania przychodów nastąpi w roku podatkowym, w którym przedsiębiorca otrzyma kwotę dofinansowania.

● są niezbędne dla realizacji projektu i bezpośrednio z nim związane,

● zostaną uwzględnione w budżecie projektu, we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu,

● spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami, w szczególności osiągania wysokiej jakości za daną cenę,

● zostały faktycznie poniesione (niekoniecznie w formie gotówkowej), wykazane w dokumentacji finansowej jednostki realizującej projekt i są poparte stosownymi dokumentami (faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej).

Przemysław Molik

przemyslaw.molik@infor.pl

Art. 10 ust. 1 pkt 3; art. 14 ust. 2 pkt 2, ust. 3 pkt 3a; art. 23 ust. 1 pkt 45, 56 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Art. 12 ust. 1 pkt 1; art. 12 ust. 3a - 3e; art. 16 ust. 1 pkt 48, 58; art. 17 ust. 1 pkt 21, 47 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397).