Jak rozliczyć podatkowo uczestnictwo w targach i konferencjach

Udział firmy w branżowych targach, konferencjach czy szkoleniach lub oddelegowanie na nie pracowników wymaga odpowiedniego rozliczenia - zarówno w podatku dochodowym, jak i w podatku od towarów i usług.

Koszty reprezentacji

Wiele wątpliwości wywołuje kwestia podatkowego rozliczenia udziału firmy w targach czy konferencjach, czy też w ich organizacji w zakresie możliwych do odliczenia kosztów uzyskania przychodów. Według organów podatkowych koszty targów czy spotkań promocyjnych można zakwalifikować do kosztów reklamy i zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów spółki, jeżeli spotkania te mają na celu osiągnięcie przychodów, pod warunkiem że nie noszą one cech reprezentacji. [Przykład 1]

Jeśli spółka na przykład organizuje konferencję, to pokrywa ona całość kosztów związanych z jej organizacją, tj. wynajem sali, wynagrodzenia dla wykładowców, usługi cateringowe oraz wydatki związane z przejazdami i uczestnictwem w konferencji zaproszonych kontrahentów. Takie wydatki, w ocenie np. dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (interpretacja z 11 marca 2010 r., nr IPPB5/423-33/10-4/JC), stanowią koszty uzyskania przychodu dla spółki, jeżeli konferencje, szkolenia, sympozja przeprowadzone zostały w celu osiągnięcia przychodów stosownie do art. 15 ustawy o CIT. Takie wydatki są racjonalne i wykazują związek przyczynowo-skutkowy z przychodami. Jednocześnie organ wskazał, że wyłączone z kosztów uzyskania przychodów są, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Według organu reprezentacja to występowanie w imieniu firmy, wiążące się z okazałością, w celu wywołania dobrego wrażenia. Jednocześnie dobre reprezentowanie, wywołujące korzystne postrzeganie przedsiębiorcy przez podmioty zewnętrzne, może polegać na odpowiednim ubiorze pracowników, wystroju firmy, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów czy też innych okolicznościach. Takie rozumienie reprezentacji akcentuje okazałość i wytworność jako środki do wywołania jak najlepszego wrażenia potencjalnego klienta czy kontrahenta.

W ostatnim czasie Naczelny Sąd Administracyjny przyjął jednak dość restrykcyjną wykładnię pojęcia "reprezentacja". Przykładowo w wyroku z 25 stycznia 2012 r. (sygn. akt II FSK 1445/10) sąd uznał, że koszty reprezentacji to wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia. Tym samym, w ocenie NSA, odliczeniu od przychodu nie będą podlegać wydatki na zakup żywności, napojów oraz usług gastronomicznych podawanych i świadczonych w trakcie spotkań z kontrahentami, odbywającymi się poza siedzibą zakładu podatnika. Wydatki takie, niezależnie od miejsca podawania zakupionych artykułów żywnościowych i napojów oraz niezależnie od miejsca świadczenia zakupionych usług gastronomicznych, są kosztami reprezentacji rozumianej jako występowanie w imieniu i w interesie podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa.

Gadżety reklamowe

W trakcie targów czy konferencji firmy często przekazują też uczestnikom drobne upominki reklamowe, np. breloki, długopisy, notatniki, ale również torby czy plecaki z logo firmy. Obowiązek rozliczeniowy w związku z takim zdarzeniem zależy od wartości upominków. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT wartość nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą jest zwolniona od podatku dochodowego, jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł. Zwolnienie nie ma zastosowania, jeżeli świadczenie jest dokonywane na rzecz pracownika świadczeniodawcy lub osoby pozostającej ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym. Oznacza to, że zwolnienie dotyczy upominków przekazanych na rzecz tych uczestników targów czy konferencji, którzy nie są pracownikiem firmy obdarowującej.

W przypadku jednak uczestników niespełniających warunków zwolnienia z podatku, firma przekazująca gadżety powinna wystawić im informację PIT-8C i wykazać wartość prezentu. Dla takich osób jest to przychód z innych źródeł, który powinny rozliczyć samodzielnie w zeznaniu rocznym. [Przykład 2]

Wyjazd na targi

Odpowiedniemu rozliczeniu podlega też koszt podróży na targi czy konferencje. Kosztem mogą być diety wypłacane w związku z podróżą służbową. W stosunku do osób prowadzących działalność gospodarczą, w zakresie diet przysługujących z tytułu podróży służbowych stosuje się regulacje przyjęte dla pracowników. Przepis art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT określa, że kosztem uzyskania przychodów nie mogą być wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet, przysługujących pracownikom.

Oznacza to, że możliwe jest uwzględnienie w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych, wypłaconych właścicielowi firmy - do wysokości limitu określonego w stosownych przepisach. Mowa o dwóch rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r.: w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) oraz analogicznym, ale dotyczącym podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.). Przykładowo z tytułu podróży służbowych odbywanych do Niemiec kwota diety na dobę wynosi 42 euro, a do Stanów Zjednoczonych 46 dolarów.

VAT od stoiska

Problematyczne może być rozliczenie VAT w zakresie określenia miejsca świadczenia i sposobu wystawienia faktury w przypadku świadczenia usługi organizacji stoiska targowego. [Przykład 3]

Zgodnie z art. 28g ust. 1 ustawy o VAT miejscem świadczenia usług wstępu na imprezy kulturalne, artystyczne, sportowe, naukowe, edukacyjne, rozrywkowe lub podobne, takie jak targi i wystawy, oraz usług pomocniczych związanych z usługami wstępu na te imprezy, świadczonych na rzecz podatnika, jest miejsce, w którym te imprezy faktycznie się odbywają. Natomiast w przypadku usług świadczonych na rzecz podmiotów niebędących podatnikami miejscem ich świadczenia jest miejsce, w którym ta działalność faktycznie jest wykonywana.

Jednak kompleksowa organizacja stoiska targowego wraz z usługami z nim związanymi nie jest objęta zakresem art. 28g ust. 1 ustawy o VAT. Zastosowanie więc w tym przypadku mają zasady ogólne, określone w art. 28b ust. 1 ustawy o VAT. Oznacza to, że miejscem świadczenia tej usługi będzie terytorium państwa, gdzie usługobiorca posiada siedzibę. Jeśli więc firma organizuje stoisko targowe za granicą, to miejsce świadczenia znajdować się będzie poza terytorium Polski. W takim przypadku, zgodnie z art. 19 ust. 19a ustawy o VAT, obowiązek powstaje z chwilą wykonania usług.

W przypadku natomiast świadczenia usługi organizacji stoiska targowego dla polskiego podatnika, obowiązek podatkowy powstaje na zasadach ogólnych z chwilą wystawienia faktury zgodnie z art. 19 ust. 4, nie później niż w 7. dniu, licząc od dnia wykonania usługi.

DGP przypomina

o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku kwoty 100 zł,

● jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;

● których przekazania nie ujęto w ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, nie przekraczają 10 zł.

PRZYKŁADY

1 Czy koszt przekazanych na konferencji książek można odliczyć w prowadzonej działalności

Koszt przekazywanych podczas konferencji naukowych lub wykładów książek jest kosztem uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Takie stanowisko potwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 22 marca 2012 r. (nr ILPB3/423-581/11-8/MM). Organ uznał, że jeśli instytut działa zgodnie z przepisami ustawy o Polskiej Akademii Nauk (Dz.U. z 2010 r. nr 96, poz. 619 z późn. zm.), to do zadań instytutu należy prowadzenie badań naukowych, w szczególności istotnych dla rozwoju kraju, oraz upowszechnianie wyników tych badań. Tym samym koszt przekazanych książek stanowi wydatek, który ma związek z prowadzoną działalnością instytutu, a jego poniesienie jest celowe, mając na uwadze przepisy prawa, regulujące funkcjonowanie instytutu naukowego.

2 Czy rozdawane foldery reklamowe są kosztem uzyskania przychodów

Aby prawidłowo rozliczyć koszty, istotne jest to, czy dany wydatek jest kosztem uzyskania przychodów, bezpośrednio związanym z przychodami, czy też tylko pośrednio. Kosztami uzyskania przychodów, bezpośrednio związanymi z przychodami, są takie wydatki, których poniesienie przekłada się wprost (w sposób bezpośredni) na uzyskanie konkretnych przychodów. Dotyczy to np. wydatków na nabycie lub wytworzenie jednostki towaru i przychodu ze zbycia tej jednostki towaru. Takie koszty poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Jednocześnie koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami są potrącalne w dacie ich poniesienia. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 25 sierpnia 2011 r. (nr ILPB3/423-234/11-2/JG) zgodził się ze spółką deweloperską, że w przypadku kosztów reklamowych czy marketingowych nie jest możliwe ustalenie, jaka część działań promocyjnych będzie miała wpływ na przychód ze sprzedaży konkretnego lokalu czy inwestycji. Tym samym takie koszty stanowią koszty pośrednio związane z przychodem podatkowym.

3 Czy można odliczyć VAT od zakupów związanych z organizacją stoiska na targach

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Każdy wydatek musi być jednak udokumentowany fakturą VAT, która spełnia wszystkie warunki dotyczące wystawiania faktur. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika. Uznać można, że wydatki ponoszone na wystawianie stoiska firmowego na targach przyczyniają się do wzrostu przychodów firmy.

Przemysław Molik

przemyslaw.molik@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 21 ust. 1 pkt 68a, art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 23 i pkt 52 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Art. 19 ust. 4 i ust. 19a, art. 28b, art. 28g, art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).