Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 25 czerwca 2014 r. w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom

wZ przytoczonych powyżej przepisów wynika, że pracodawcy (bądź osoby prowadzące przygotowanie zawodowe młodocianych pracowników) powinni spełniać określone warunki w zakresie wykształcenia i uprawnień pedagogicznych, aby móc ubiegać się o zawarcie umowy o refundację. Ponadto młodociany pracownik, który odbywa przygotowanie zawodowe, musi być zatrudniony w zawodzie ściśle określonym w wykazie zawodów, o którym mowa w ustawie o systemie oświaty. Dlatego pracodawca, który zamierza zatrudnić młodocianego pracownika w celu przygotowania zawodowego i chce się ubiegać o refundację wynagrodzeń i składek ZUS za tego młodocianego, musi pamiętać o tym, że nie każdy zawód, w którym kształci się młody człowiek, podlega refundacji.

Zgodnie z delegacją ustawową pracodawca zatrudnia młodocianych pracowników w zawodach określonych w wykazie zawodów zgodnym z klasyfikacją zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy. Ponadto wykaz zawodów, za które przysługuje pracodawcom refundacja, jest określany dla danego regionu kraju przez marszałka województwa oraz przedstawicieli instytucji rynku pracy i ogłaszany w Dzienniku Urzędowym. Należy raz jeszcze podkreślić, że refundacja wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom i składek na ubezpieczenie społeczne przysługuje wyłącznie za młodocianych, którzy odbywają przygotowanie zawodowe w zawodach znajdujących się na listach zawodów refundowanych.

wOdnosząc się do uprawnień osób prowadzących praktyczną naukę zawodu - zgodnie z rozporządzeniem ministra edukacji narodowej z 15 grudnia 2010 r. w sprawie praktycznej nauki zawodu (Dz.U. nr 244, poz. 1626 ze zm.) - instruktorem praktycznej nauki zawodu może być:

- osoba, dla której praca dydaktyczna i wychowawcza z uczniami lub młodocianymi stanowi podstawowe zajęcie i jest wykonywana w tygodniowym wymiarze godzin przewidzianym dla nauczycieli; osoba ta powinna posiadać kwalifikacje wymagane od nauczycieli;

- pracodawca lub wyznaczony przez niego pracownik albo osoba prowadząca indywidualne gospodarstwo rolne, dla których praca dydaktyczna i wychowawcza z uczniami lub młodocianymi nie stanowi podstawowego zajęcia lub jest wykonywana w tygodniowym wymiarze godzin niższym niż przewidziany dla nauczycieli, w ramach obowiązującego ich tygodnia czasu pracy; osoba ta powinna posiadać tytuł mistrza w zawodzie, którego będzie nauczać i ukończony kurs pedagogiczny.

W przypadku kiedy instruktor praktycznej nauki zawodu nie posiada tytułu mistrza w zawodzie, musi mieć przygotowanie pedagogiczne (kurs pedagogiczny) oraz ukończoną jedną z typów szkół wymienionych w rozporządzeniu MEN w sprawie praktycznej nauki zawodu oraz tytuł zawodowy w zawodzie pokrewnym do zawodu, którego będzie nauczać, i co najmniej trzy-, cztero- lub sześcioletni staż pracy w tym zawodzie. Lata stażu pracy zależne są od tego, jakiego typu szkołę dana osoba ukończyła.

wW przypadku kiedy pracodawca (właściciel firmy) nie zatrudnia na umowę o pracę na czas nieokreślony żadnych innych pracowników poza młodocianymi, może w celu przygotowania zawodowego przyjąć i zatrudnić maksymalnie trzech młodocianych pracowników. Należy pamiętać o tym, że ten pracodawca musi posiadać wymagane przepisami kwalifikacje dla instruktora praktycznej nauki zawodu oraz uprawnienia pedagogiczne.

W innym przypadku, jeżeli pracodawca zatrudnia dziesięciu pracowników, w tym trzech zatrudnionych na pełen etat na czas nieokreślony, to wówczas może przyjąć maksymalnie dziewięciu młodocianych pracowników i zatrudnić ich na umowę o pracę na czas nieokreślony w celu przygotowania zawodowego.

wPracodawca składa komplet dokumentów w centrum edukacji i pracy młodzieży, które terytorialnie obejmuje swoim zasięgiem miejsce odbywania przez młodocianego przygotowania zawodowego. Takich centrów na terenie kraju jest 49 i są one usytuowane w byłych miastach wojewódzkich. Dane kontaktowe do centrów znajdują się na stronach internetowych wojewódzkich komend OHP. Każdy pracodawca mający wątpliwości co do wymagań i procedur przy ubieganiu się o refundację wynagrodzeń młodocianych pracowników może się zwrócić do jednostek OHP po pomoc.

wWszystkie kopie składanych dokumentów muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem (tekst: "za zgodność z oryginałem", data, pieczątka zakładu pracy zawierająca imię i nazwisko pracodawcy oraz czytelny podpis w kolorze niebieskim).

W przypadku braków formalnych we wniosku o zawarcie umowy o refundację centrum edukacji i pracy młodzieży wzywa pracodawcę do ich usunięcia w wyznaczonym terminie. Należy przestrzegać wyznaczanych terminów, ponieważ brak uzupełnienia dokumentów będzie skutkował odmową zawarcia umowy o refundację.

wWnioski o zawarcie umów o refundację, które dotyczą odbywania praktycznej nauki zawodu w formie szkolnej, można składać w terminie od 1 stycznia do 15 listopada każdego roku. Wnioski złożone po 15 listopada są rozpatrywane negatywnie. Pracodawca może taki wniosek złożyć ponownie po 1 stycznia następnego roku, i umowa o refundację będzie podpisana również od 1 stycznia.

Natomiast w przypadku form pozaszkolnych (np. kursowych) pracodawca może złożyć wniosek o zawarcie umowy o refundację od 1. do 20. dnia każdego miesiąca.

Możliwość składania wniosków o zawarcie umowy w terminie od 1. do 20. dnia każdego miesiąca stosuje się także w celu umożliwienia młodocianemu kontynuowania nauki zawodu u nowego pracodawcy w czasie trwania roku szkolnego. Ale żeby tak się stało, to rozwiązanie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego z dotychczasowym pracodawcą musi nastąpić z jednego z powodów wskazanych w ust. 8 omawianego przepisu.

wUmowa o refundację zawierana jest pomiędzy właściwą wojewódzką komendą OHP a pracodawcą.

Jak wynika z powyższego, jest ona podpisywana na cały okres przygotowania zawodowego, a więc w przypadku przyuczenia do wykonywania określonej pracy na okres od trzech do sześciu miesięcy, a w przypadku młodocianych uczestników OHP okres ten może wynieść do 22 miesięcy (zob. rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania, t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 232). W przypadku nauki zawodu umowa o refundację jest podpisywana na okres nie dłuższy niż 36 miesięcy. Należy pamiętać o tym, że w przypadku powtarzania przez młodocianego klasy refundacja nie przysługuje.

wZdarzają się przypadki, kiedy młodociany po zakończeniu przyuczenia do wykonywania określonej pracy chce kontynuować przygotowanie zawodowe w formie nauki zawodu. Ma taką możliwość, jeśli nie ukończył 18 lat, a pracodawca na podstawie posiadanej przez młodocianego wiedzy może okres przyuczenia zaliczyć na poczet nauki zawodu i wówczas podpisuje z nim umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego w formie nauki zawodu na pozostały okres nauki. Przykładowo, młodocianemu zaliczono sześć miesięcy przyuczenia, w związku z tym pracodawca podpisuje z nim umowę na kontynuację w formie nauki zawodu na okres nie dłuższy niż 30 miesięcy. Jeżeli zwróci się do OHP z wnioskiem o zawarcie umowy o refundację, to ta umowa (jeśli spełnione są wszystkie przewidziane przepisami warunki) będzie podpisana na okres 30 miesięcy zgodnie z umową o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Po podpisaniu umowy o refundację przez obie strony, pracodawca może składać wnioski o zwrot poniesionych kosztów. Zgodnie z tym, jaki zapis odnośnie do rozliczeń widnieje w umowie, pracodawcy zazwyczaj rozliczają się miesięcznie lub kwartalnie (ta forma jest najczęstsza).

wPracodawca składa właściwy, kompletny druk wniosku o zwrot kosztów z rozliczeniem finansowym, w którym młodociani powinni zostać wykazani w układzie miesięcznym. Ponadto należy złożyć:

- kopie list płac za każdy miesiąc zatwierdzone przez pracodawcę wraz z potwierdzeniami przez młodocianych odbioru wynagrodzenia (podpis na liście płac, wyciąg bankowy potwierdzający przelew, kopia przekazu pocztowego lub pisemne upoważnienie młodocianego dla osoby trzeciej); w przypadku wypłaty wynagrodzenia chorobowego powinno to zostać w sposób czytelny udokumentowane (w postaci listy płac z zaznaczonym wynagrodzeniem chorobowym, druku RSA lub kopii zaświadczenia lekarskiego),

- kopie druku DRA za każdy miesiąc,

- potwierdzenie opłaty składek na ubezpieczenie społeczne za każdy miesiąc (kopie blankietów opłaty, wydruk wyciągów bankowych potwierdzających zrealizowaną wpłatę do ZUS).

W przypadku gdy opłacona kwota do ZUS nie jest równa kwocie naliczonej według druku DRA, niezbędne jest dołączenie wyjaśnienia (zaświadczenia o niezaleganiu wobec ZUS z opłatą składek społecznych obejmujące okres rozliczeniowy z wniosku o wypłatę refundacji).

Wszystkie kopie składanych dokumentów muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem (tekst: "za zgodność z oryginałem", data, pieczątka zakładu pracy zawierającą imię i nazwisko pracodawcy oraz czytelny podpis w kolorze niebieskim).

Pracodawcy są zawsze proszeni o zapoznanie się i stosowanie zasad obowiązujących przy składaniu i wypełnianiu wniosków finansowych o refundację. Respektowanie ich usprawni obsługę i realizację wniosków, gdyż zarówno braki odpowiednich dokumentów, jak i niewłaściwe ich wypełnianie bardzo komplikuje procedurę ich sprawdzania, a także wydłuża rozliczenie finansowe.

wPrzed złożeniem wniosku o refundację należy sprawdzić:

- prawidłowość numeru umowy o refundację na pierwszej stronie wniosku, na podstawie którego pracodawca może się rozliczać,

- kompletność podpisów pracodawcy (powinna być to ta osoba, która reprezentuje firmę i podpisała umowę o refundację, w innych przypadkach niezbędne jest upoważnienie),

- aktualność numeru rachunku bankowego widniejącego na podpisanej umowie o refundację (jeśli w trakcie trwania umowy konto uległo zmianie, należy niezwłocznie (w formie pisemnej) powiadomić właściwe Centrum Edukacji Pracy i Młodzieży.

wCzęsto pracodawcy zadają pytanie, dlaczego muszą okazywać potwierdzenie opłacenia składek ZUS za wszystkich pracowników, a nie wystarczy oświadczenie, że składki za młodocianych zostały opłacone. Dzieje się tak, ponieważ deklaracje ZUS nie są deklaracjami imiennymi i w związku z tym trudno jest stwierdzić, czy pracodawca opłacił składki akurat za młodocianych. Ponadto zgodnie z przepisami dotyczącymi finansów publicznych w przypadku zadłużenia w opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne każda wpłata księgowana jest na poczet zadłużenia.

Najczęstsze błędy pracodawców

Każdy pracodawca, który korzystał z pomocy de minimis, otrzymał zaświadczenie o udzielonej pomocy z instytucji, która tej pomocy udzieliła. Jeżeli z różnych powodów tego zaświadczenia nie ma (np. zgubił), zawsze może się zwrócić z prośbą o jego ponowne wystawienie. Jeżeli pomoc była udzielana z kilku źródeł, to wówczas należy tę pomoc zsumować i pamiętać , że w okresie trzech lat nie może ona przekroczyć 200 tys. euro (brany jest pod uwagę rok bieżący i dwa lata wstecz). Jest to bardzo ważne, ponieważ w przypadku przekroczenia dopuszczalnego limitu otrzymaną pomoc trzeba zwrócić w całości. Jest to ważne również dlatego, że pracodawcy mają możliwość składania przy ubieganiu się o refundację zaświadczeń (wydanych przez instytucje) bądź oświadczeń, na których podają otrzymaną pomoc i potwierdzają to własnoręcznym podpisem.

Pracodawcy często podają nieprawidłowe liczby zatrudnionych pracowników młodocianych kwalifikujących się do refundacji (niezgodnie z przepisami o refundacji). Pracodawca może przyjąć taką liczbę pracowników młodocianych, jaka wynika z zatrudnienia pracowników w zakładzie na umowę o pracę na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy. Jest to problem dla pracodawców w obliczu legalnej możliwości zatrudnienia pracowników na czas określony, umowę-zlecenia oraz samozatrudnienie, z których to form korzysta duża rzesza pracodawców.

● późniejsza data podpisania umowy o pracę niż data rozpoczęcia nauki zawodu przez pracownika młodocianego (art. 29 par. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.),

● błędnie sporządzone umowy o pracę,

● niezaliczenie okresu pracy u poprzednich pracodawców,

● błędnie określona nazwa zawodu,

● brak przy umowie o pracę zgody na przetwarzanie danych osobowych zatrudnionego młodocianego pracownika.

● nieprzekazywanie informacji o zmianie rachunku bankowego,

● niedokonywanie zmian w rozliczeniach finansowych w przypadku zmiany składki wypadkowej,

● nieprzestrzeganie terminów składania wniosków o dokonanie refundacji lub uzupełnień do tych wniosków,

● niepoprawne naliczanie stawek wynagrodzeń, stawek ZUS i niewłaściwe zaokrąglanie kwot,

● nieprzekazywanie informacji o wcześniejszym rozwiązaniu umowy o pracę z młodocianymi pracownikami,

● brak wyjaśnień dotyczących rozbieżności między kwotami wymaganych składek na ubezpieczenia społeczne a kwotami na dowodach opłat tych składek,

● brak potwierdzania składanych dokumentów za zgodność z oryginałem.

● Nieterminowe opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne przez pracodawców, co jest przyczyną opóźnień w składaniu wniosków o zwrot kosztów poniesionych na refundację.

● Zgodnie z zapisem w umowie refundacyjnej, pracodawcy powinni składać wnioski w okresach trzymiesięcznych, w praktyce często składają wnioski za okresy 6- lub 12-miesięczne, a zdarzają się również przypadki, że pracodawcy przekraczają dopuszczalny okres roszczeniowy, który wynosi 12 miesięcy.