Jak rozliczyć czas pracy i ustalić wynagrodzenie dla pracownika objętego okresem rozliczeniowym dłuższym niż miesiąc

Harmonogram na okres rozliczeniowy obejmujący październik - grudzień 2012 roku

10/2012	160	184
11/2012	176	168
12/2012	168	152
Suma godzin	504	504

Grafik na listopad 2012 roku

lis-12	Cz	Pt	So	Nd	Po	Wt	Śr	Cz	Pt	So	Nd	Po	Wt	Śr	Cz	Pt	So	Nd	Po	Wt	Śr	Cz	Pt	So	Nd	Po	Wt	Śr	Cz	Pt
dzień mies.	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30
liczba godz.		8	8		8	10	8	8	8			8	12	8	8	8	8		8	8	8	8	8	8		8	8	8	8	8

Grafik na grudzień 2012 roku

gru-12	So	Nd	Po	Wt	Śr	Cz	Pt	So	Nd	Po	Wt	Śr	Cz	Pt	So	Nd	Po	Wt	Śr	Cz	Pt	So	Nd	Po	Wt	Śr	Cz	PT	So	Nd	Po
dzień mies.	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31
liczba godz.				8	8	8	8	8			8	8	8	8			5	5	5	8	8	8		8			8	8			8

● niedziela

● święto

● dzień wolny wynikający z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy

@RY1@i02/2012/242/i02.2012.242.217000800.801.jpg@RY2@

Aldona Salamon, ekspert ds. wynagrodzeń, wykładowca

W przedstawionym stanie faktycznym czas pracy pracownika został rozliczony prawidłowo, jednak wypłacenie mu po 4200 zł za każdy miesiąc nie będzie prawidłowym rozwiązaniem. Wynika to z przepisu stanowiącego, iż wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, natomiast za czas niewykonywania pracy tylko wówczas, gdy tak stanowią przepisy prawa pracy. Ponieważ w listopadzie pracownik pracował więcej, niż wynikało to z obowiązującego go rozkładu czasu pracy, to za listopad powinien otrzymać odpowiednio wyższe wynagrodzenie, a za grudzień wynagrodzenie odpowiednio niższe.

Ustalenie wymiaru

Zgodnie z art. 130 k.p. wymiar czasu pracy obowiązujący pracownika w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się, mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w tym okresie rozliczeniowym. Następnie do otrzymanej liczby godzin należy dodać iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku. Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. W przypadku pracowników objętych jednomiesięcznym okresem rozliczeniowym liczba zaplanowanych godzin pracy w danym miesiącu musi zatem pokrywać się z ustalonym w oparciu o wskazany wyżej przepis wymiarem czasu pracy. W przypadku dłuższych okresów rozliczeniowych nominalny czas pracy w poszczególnych miesiącach może być natomiast inny niż w przypadku jednomiesięcznego okresu rozliczeniowego. W takiej sytuacji suma godzin do przepracowania wynikająca z harmonogramu w całym okresie rozliczeniowym musi odpowiadać sumie godzin ustalonych dla każdego miesiąca odrębnie w uwzględnianym okresie. Pracodawca, o którym mowa w pytaniu, prawidłowo zaplanował zatem 504 godziny do przepracowania w okresie rozliczeniowym obejmującym okres od października do grudnia 2012 roku.

Rekompensata za nadgodziny

Pracownik, o którym mowa w pytaniu, w listopadzie dwukrotnie wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W takiej sytuacji podstawową formą kompensaty jest udzielenie mu innego dnia wolnego od pracy w tym samym okresie rozliczeniowym. Wynika to z art. 151³ k.p. Pamiętać należy przy tym, że przepisy prawa pracy nie dopuszczają możliwości udzielania dnia wolnego za pracę wykonywaną w dniu wolnym od pracy wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy w kolejnym okresie rozliczeniowym. Takie rozwiązanie uniemożliwiałoby bowiem odpowiednie bilansowanie czasu pracy i niweczyłoby zasadę przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Za pracę wykonaną w dniu wolnym od pracy przysługuje pracownikowi cały dzień wolny także wówczas, gdy liczba godzin przepracowanych w takim dniu jest niższa od dniówki danego pracownika. Jeżeli pracodawca nie udzieli dnia wolnego w zamian za pracę w dniu, który jest dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (co w praktyce może mieć miejsce wyjątkowo, np. gdy taka praca wystąpi pod koniec okresu rozliczeniowego), to oprócz normalnego wynagrodzenia pracownikowi należy wypłacić dodatek.

Poza pracą w dni wolne od pracy pracownik, o którym mowa w pytaniu, w listopadzie wykonywał też pracę przekraczającą dobowe normy czasu pracy. W odniesieniu do godzin nadliczbowych, które wystąpiły z tego tytułu, na podstawie art. 151² k.p. w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, na pisemny wniosek pracownika, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy. Udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych może nastąpić także bez wniosku pracownika. W takim przypadku pracodawca udziela czasu wolnego od pracy najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. Nie może to jednak spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. Udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych powoduje, że pracownikowi nie przysługuje dodatek z tytułu pracy nadliczbowej. Nie oznacza to jednak, że w razie udzielenia czasu wolnego za nadliczbową pracę pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie za przepracowane godziny nadliczbowe. W każdym przypadku pracownikowi należy bowiem wypłacić normalne wynagrodzenie za pracę wykonaną w godzinach nadliczbowych. Udzielenie czasu wolnego powoduje, iż pracownikowi nie wypłaca się jedynie dodatku. W sytuacji opisanej w pytaniu pracodawca sam podjął decyzję o udzieleniu czasu wolnego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe wynikające z przekroczeń dobowych norm czasu pracy (praca powyżej 8 godz. na dobę). W efekcie słusznie udzielił pracownikowi 9 godzin czasu wolnego w zamian za 6 przepracowanych godzin nadliczbowych. W takiej sytuacji za 3 godziny dodatkowo udzielonego czasu wolnego (w wymiarze o połowę wyższym) pracownikowi należy jednak zapłacić wynagrodzenie. W zakresie ustalenia wynagrodzenia za wskazane 3 godziny udzielonego czasu wolnego zastosowanie znajdzie par. 5a rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy (dalej: rozporządzenie o wynagrodzeniach). Wynika z niego, iż przy ustalaniu wynagrodzenia za pełny miesięczny wymiar czasu pracy w przypadku udzielenia pracownikowi w zamian za godziny nadliczbowe czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym nastąpiło udzielenie czasu wolnego (a nie tak jak w przypadku wynagrodzenia za urlop z okresu trzech miesięcy poprzedzających). Ponieważ pracownik, o którym mowa w pytaniu, otrzymuje wyłącznie stałe miesięczne wynagrodzenie, to za te 3 godziny powinien otrzymać wynagrodzenie wynikające z tej właśnie stałej stawki miesięcznej.

Zatem za grudzień pracodawca powinien wypłacić pracownikowi wynagrodzenie wynikające ze stałej stawki miesięcznej za 146 godzin (143 + 3), a nie za 143 godziny przepracowane.

Z uwagi na to, że pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 4200 zł, za listopad powinien otrzymać 4200 zł oraz normalne wynagrodzenie za 22 godziny nadliczbowe w wysokości 550 zł. Za grudzień natomiast kwota 4200 zł powinna zostać pomniejszona o wynagrodzenie za 22 godziny czasu wolnego, za które pracownik nie ma prawa do wynagrodzenia. Kwota pomniejszenia wyniesie 607,86 zł.

Rachunki

Za zwykłą pracę oraz za 22 godziny nadliczbowe (tylko normalne wynagrodzenie)	Krok 1. Uwzględniamy wynagrodzenie w stałej stawce Krok 2. Ustalamy normalne wynagrodzenie za 1 godzinę nadliczbową Krok 3. Obliczamy normalne wynagrodzenie za 22 godziny nadliczbowe	4200 zł 4200 zł : 168 godzin (liczba godzin pracy przypadających do przepracowania w listopadzie) = 25 zł 25 zł × 22 godziny = 550 zł
Wynagrodzenie za grudzień
Za pracę w wymiarze pomniejszonym o 22 godziny czasu wolnego	Krok 1. Ustalamy wynagrodzenie za 1 godzinę pracy w grudniu Krok 2. Ustalamy kwotę pomniejszenia wynagrodzenia z tytułu 22 godzin czasu wolnego Krok 3. Od wynagrodzenia w stałej stawce odejmujemy kwotę pomniejszenia	4200 zł : 152 godziny (liczba godzin pracy przypadających do przepracowania w grudniu) = 27,63 zł 27,63 zł x 22 godziny = 607,86 zł 4200 zł - 607,86 zł = 3592,14 zł
Do wypłaty	3592,14 zł

Zasady wyliczania

— Przy ustalaniu normalnego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe przepracowane w listopadzie, jak również przy ustalaniu pomniejszenia stałej płacy za grudzień stała stawka miesięczna została podzielona przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu.

— Kwestia dokonywania pomniejszenia stałej płacy miesięcznej (m.in. dla potrzeby pomniejszenia jej z tytułu udzielenia czasu wolnego za przepracowane godziny nadliczbowe) została przez ustawodawcę uregulowana w par. 12 rozporządzenia o wynagrodzeniach. W takim przypadku miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

— Przepisy prawa pracy nie regulują sposobu obliczania normalnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

W tym zakresie wydaje się zasadne przyjęcie analogii do sposobu obliczania dodatku za pracę nadliczbową. Przy ustalaniu dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych w przypadku pracowników wynagradzanych stałą stawką miesięczną wynagrodzenie za 1 godzinę ustala się, dzieląc miesięczną stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu (par. 4a rozporządzenia o wynagrodzeniach).

— Sformułowanie "liczba godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu" oznacza liczbę godzin, do przepracowania których pracownik obowiązany jest zgodnie z wymiarem czasu pracy w tym miesiącu (a nie liczbę godzin do przepracowania w tym miesiącu zgodnie z rozkładem czasu pracy pracownika).

Oznacza to, że niezależnie od faktycznej długości okresu rozliczeniowego (np. jedno- lub trzymiesięczny) w celu obliczenia wynagrodzenia za 1 godzinę - zarówno w celu dokonania pomniejszenia stałej stawki miesięcznej, jak i obliczenia normalnego wynagrodzenia za nadgodziny - za liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu należy przyjąć miesięczny wymiar czasu pracy, obliczony w sposób przewidziany w art. 130 k.p., a więc wymiar ustalony dla każdego miesiąca odrębnie.

Podstawa prawna

Art. 130, art. 151², art. 151³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Par. 4a, 5a, 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.).