Korzystanie z prywatnych aut pracowników jest opłacalne

Nasza firma zdecydowała się nie przedłużać umowy leasingu i chce wykorzystywać samochody prywatne pracowników do celów służbowych. Jak powinno wyglądać rozliczenie kosztów użytkowania pojazdów?

Obecna sytuacja ekonomiczna sprawia, że wielu przedsiębiorców rezygnuje z zakupu samochodu lub ma kłopoty z jego nabyciem. Częstym powodem jest niewystarczająca płynność powodująca utrudnienia w uzyskaniu kredytu czy podpisaniu umowy leasingu lub po prostu chęć redukcji kosztów. W takim przypadku dobrym rozwiązaniem wydaje się wykorzystywanie w działalności gospodarczej przedsiębiorcy prywatnych samochodów pracowników.

Forma zawarcia

Pojazdy te mogą być wykorzystywane w jazdach lokalnych lub zamiejscowych w celu odbycia podróży służbowej. Samochód nie musi być własnością pracownika. Przepisy zezwalają na wykorzystywanie auta pożyczonego czy wynajmowanego przez pracownika. Wybierając takie rozwiązanie, pracodawca i pracownik powinni zawrzeć umowę cywilnoprawną, w której zostaną ustalone warunki wykorzystywania samochodu i zasady refundacji kosztów. Przepisy nie określają formy zawarcia takiej umowy (ustna czy pisemna). Jeżeli jednak chcemy zawrzeć takie umowy z wieloma pracownikami, lepiej sporządzić je na piśmie. Zabezpieczy to interesy firmy w przypadku konfliktu. Będzie też stanowić materiał dowodowy dla organów podatkowych w przypadku podejrzenia bezpłatnego świadczenia ze strony pracownika. Umowa powinna w szczególności określać, w jakiej formie będzie następował zwrot kosztów pracownikowi. Co do zasady, strony umowy mają do wyboru dwa sposoby zwrotu kosztów: albo w formie miesięcznego ryczałtu, albo na podstawie liczby faktycznie przejechanych kilometrów.

Ryczałt

Rozporządzenie ministra infrastruktury określa maksymalne kwoty zwrotu, jakie pracownik może uzyskać, ale to od pracodawcy zależy, na jakim poziomie ten limit zostanie ustalony. Wysokość miesięcznego ryczałtu uzależniona jest od liczby mieszkańców miejscowości, w której zatrudniony jest pracownik, a nie od faktycznie przejechanych kilometrów. Ryczałt oblicza się mnożąc stawkę za 1 kilometr przebiegu przez ustalony w umowie miesięczny limit kilometrów. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin, pracodawca może limit kilometrów zmniejszyć proporcjonalnie do etatu.

Podstawą do wypłacenia miesięcznego ryczałtu jest pisemne oświadczenie złożone przez pracownika. Dokument taki powinien zawierać dane identyfikujące wykorzystywany samochód, takie jak marka, numer rejestracyjny i pojemność silnika. Powinna się również w nim znaleźć informacja o liczbie dni, w których pracownik nie wykorzystywał swojego samochodu w celach służbowych. Jest to o tyle istotne, że ryczałt zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień roboczy nieobecności pracownika z powodu choroby, urlopu lub podróży służbowej trwającej przynajmniej 8 godzin. [przykład 1]

Kilometrówka

Ekwiwalent za liczbę rzeczywiście przejechanych kilometrów w miesiącu to kilometrówka. Ta metoda refundacji kosztów wymaga od pracownika prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, którą pracodawca lub osoba przez niego upoważniona potwierdza na koniec każdego miesiąca. Pracownik nie jest obowiązany do przedstawiania dokumentów potwierdzających jego wydatki w związku z jazdami lokalnymi.

Metoda ta jest też stosowana przy rozliczaniu delegacji, podczas której pracownik wykorzystywał swój prywatny samochód.

Przy wyborze najbardziej adekwatnej w danych okolicznościach metody rozliczenia kosztów prywatnego samochodu strony powinny rozważyć następujące elementy:

1) czy liczba kilometrów przejechanych przez pracownika miesięcznie jest co miesiąc podobna, czy zmienna,

2) jaka jest przewidywana liczba kilometrów, czy przekroczy limit ryczałtu dla danej miejscowości?

Jeżeli strony przewidują, że pracownik będzie w każdym miesiącu przejeżdżał różną liczbę kilometrów, lepszym sposobem rozliczania kosztów będzie kilometrówka, gdyż bardziej odzwierciedli rzeczywisty koszt użytkowania samochodu. Jeżeli jazdy lokalne pracownika w każdym miesiącu będą utrzymywały się na podobnym poziomie i będą się mieścić w limitach określonych rozporządzeniem, ryczałt będzie wygodniejszą metodą, bez konieczności skrupulatnego zapisywania każdego wyjazdu.

Wybraną metodę rozliczania tych kosztów strony mogą w każdej chwili zmienić.

Stosunek pracy

W myśl ustawy o PIT pracodawca jest zobowiązany do potrącenia zaliczki na podatek dochodowy pracownika od wypłaconych świadczeń. Zarówno rozliczenie kilometrówki, jak i zwrot na podstawie ryczałtu stanowi przychód dla pracownika ze stosunku pracy. Zwolnieniem objęci są wyłącznie pracownicy służby leśnej, pracownicy socjalni oraz osoby wykonujące zawód listonosza. Wyłączeniu z opodatkowania podlegają również "kilometrówki" wypłacane za jazdy w związku z podróżami służbowymi, tj. zadania służbowe poza stałym miejscem wykonywania pracy określonym w umowie o pracę, wypłacane do wysokości limitu. Kwoty powyżej wysokości określonych w przepisach będą podlegać opodatkowaniu.

ZUS

Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenia zdrowotne zostały wyłączone wypłacane świadczenia w związku z wykorzystywaniem samochodów prywatnych do celów służbowych. Jednak gdy pracodawca wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż wynika to z limitów określonych w rozporządzeniu, nadwyżka będzie podlegała oskładkowaniu.

Po stronie pracodawcy

Do kosztów uzyskania przychodów pracodawca może zaliczyć wydatki ponoszone w związku z wykorzystywaniem samochodów prywatnych pracowników na potrzeby prowadzenia działalności do wysokości ryczałtu pieniężnego lub do wysokości "kilometrówki" według stawek określonych w rozporządzeniu. Gdyby pracodawca zdecydował się zwrócić większą kwotę niż wynika to z rozporządzenia, różnica nie będzie stanowić kosztu podatkowego. [przykład 2]

Samochód zleceniobiorcy

Zasada swobody umów daje możliwość zwrotu kosztów, również w sytuacji, gdy zleceniobiorca wykorzystuje swój prywatny samochód przy wykonywaniu zlecenia. Przy czym w umowie ze zleceniobiorcą musi się znaleźć zapis mówiący o takiej refundacji. Takie świadczenie podlega zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu. Kosztem dla pracodawcy, tak jak w przypadku pracowników, będzie refundacja do wysokości limitów przewidzianych w przepisach na podstawie ewidencji przebiegu. Brak tego dokumentu uniemożliwia zaliczenie do kosztów działalności takiego wydatku.

Co się opłaca

Załóżmy, że koszt umowy leasingu operacyjnego na okres 3 lat dla samochodu średniej klasy to kwota ok. 1000 zł miesięcznie. Miesięczny koszt paliwa przy przejechanych 800 km to dodatkowe 400 zł, łączny koszt związany z używaniem leasingowanego samochodu wynosi 1400 zł. Do tego dochodzą inne koszty utrzymania samochodu, np. naprawa, przegląd, wymiana płynów. Pracownikowi za najwyższy ryczałt zapłacimy 585,06 zł, a przy rozliczeniu na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu 710,43 zł. W obu przypadkach za korzystanie w działalności pracodawcy z prywatnego samochodu pracownika przedsiębiorca zapłaci ponad dwukrotnie mniej niż w przypadku utrzymania samochodu w leasingu.

Kiedy zmiana stawek

Instytut Transportu Samochodowego potwierdził, szacując aktualne koszty eksploatacji, iż obowiązujące stawki nie są adekwatne do faktycznych kosztów ponoszonych przez pracowników i indywidualnych przedsiębiorców w celu użytkowania samochodu prywatnego podczas wykonywania obowiązków służbowych. Od 2011 roku w Ministerstwie Transportu znajduje się projekt zmiany stawek za 1 km przebiegu. Przewiduje on ich podwyższenie do 0,97 zł przy pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc. i do 1,01zł przy pojemności powyżej 900 sześc. Projekt nadal jest na etapie uzgodnień z Ministerstwem Finansów. Początkowo planowano aktualizację stawek już w 2012 roku, lecz w opinii ministra finansów rok ten nie był sprzyjającym okresem do wprowadzania takich zmian. Większe koszty pracodawcy spowodowałyby zmniejszenie podatków, czyli duże uszczuplenie budżetu. Ostateczny termin nadal jest nieznany i zależy od Ministerstwa Finansów.

PRZYKŁAD 1

Urlop i delegacja

Pracownik z Warszawy wykorzystuje w pracy samochód prywatny o pojemności silnika 1200 cm sześc. W październiku wykorzystał 2 dni urlopu wypoczynkowego, a 1 dzień przebywał w podróży służbowej (nie wykorzystując samochodu prywatnego). Rozliczenie w tym przypadku wynosi: 585,06 zł/22 dni x 3 dni (za urlop i podróż) = 505,28. Zatem pracownik otrzyma zwrot kosztów w takiej właśnie wysokości.

Warto dodać, że gdyby pracownik w ciągu jednodniowej delegacji używał swojego środka transportu, rozliczenia kosztów z tym związanych dokonałby na podstawie kilometrówki w ramach rozliczenia kosztów podróży służbowej.

PRZYKŁAD 2

Powyżej limitów

Pracodawca rozlicza się z pracownikiem wykorzystującym swój prywatny samochód (pojemność skokowa silnika 800 cm sześc.) za pomocą kilometrówki. Z ewidencji przebiegu pojazdu wynika, że pracownik przejechał w miesiącu 380 km. Zatem zwrot kosztów wyniesie:

380 km x 0,5214 zł/km = 198,13 zł. Pracodawca zaokrąglił kwotę i wypłacił pracownikowi 200 zł. Do opodatkowania wchodzi cała kwota. Z oskładkowania jest zwolnione wyłącznie 198,13 zł, czyli od kwoty 1,87 zł pracodawca zobowiązany jest policzyć składki ZUS. Do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć 198,13zł, a 1,87 zł nie będzie zaliczone do KUP.

UMOWA

używania osobowego samochodu pracownika do celów służbowych (w jazdach lokalnych)

Zawarta w dniu .................... r. pomiędzy ..................................................., zwanym(ą) dalej Pracodawcą, a ................................................................................, zwanym(ą) dalej Pracownikiem.

§ 1

Pracownik dysponuje samochodem osobowym marki ............, o pojemności skokowej silnika .........., nr rejestracyjny..........., zwanym w umowie samochodem prywatnym.

§ 2

Pracownik będzie używał samochodu prywatnego do celów służbowych, związanych z działalnością Pracodawcy.

§ 3

Zwrot kosztów za jazdy lokalne następuje w formie miesięcznego ryczałtu po złożeniu oświadczenia/na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.

§ 4

Pracownik zobowiązuje się do niezwłocznego powiadomienia Pracodawcy o zbyciu oraz innych zmianach dotyczących samochodu prywatnego, o którym mowa w § 1.

§ 5

Umowa zostaje zawarta na czas określony/nieokreślony z możliwością jej rozwiązania przez strony bez wypowiedzenia/z zachowaniem ................... terminu wypowiedzenia.

§ 6

Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają aneksu w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.

§ 7

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2011 r. nr 61, poz. 308).

§ 8

Umowę sporządzono w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

........................                                                    .....................

Pracodawca                                                         pracownik

Ważne

Pracownicy Służby Celnej, parków narodowych mogą mieć limit podwyższony do 1500 km, a pracownicy służb ratowniczych i innych służb w przypadku zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków do 3000 km

@RY1@i02/2012/224/i02.2012.224.07100100h.804.jpg@RY2@

@RY1@i02/2012/224/i02.2012.224.07100100h.805.jpg@RY2@

Dominika Knecht, księgowa, PKF Accounting Oddział w Łodzi

Dominika Knecht

księgowa, PKF Accounting Oddział w Łodzi

Podstawa prawna

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).