Jak ustalić wynagrodzenie pracownika, który w jednym miesiącu był na urlopie wypoczynkowym i okolicznościowym

Wynagrodzenie pracownika należne za miesiąc grudzień powinno się składać z wynagrodzenia zasadniczego w stałej stawce - 3800 zł, dodatku funkcyjnego 300 zł oraz z premii w kwocie, którą w grudniu wypracował dział, wynagrodzenia urlopowego i wynagrodzenia za czas okolicznościowego zwolnienia od pracy, ustalonych ze składników zmiennych.

Pensja za czas urlopu wypoczynkowego

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje takie wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował, a nie odpoczywał. Zasady obliczania wynagrodzenia urlopowego określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn.zm.); dalej rozporządzenie urlopowe. Sposób ustalenia wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik brał urlop, zależy od rodzaju składników płacowych, jakimi jest wynagradzany. Można je podzielić na dwie główne grupy:

● określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości - np. płaca zasadnicza, dodatek stażowy, funkcyjny, za dodatkowe umiejętności, kwalifikacje pracownika;

● zmienne, przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc - np. miesięczna premia regulaminowa, dodatki za pracę w porze nocnej, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe.

Składniki stałe należy wypłacać normalnie, czyli w wysokościach przysługujących w miesiącu korzystania z urlopu, bez żadnych dodatkowych rachunków. Natomiast z elementów zmiennych najpierw wyznacza się tzw. podstawę wymiaru. Uwzględnia się je - przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego - w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 (lub 12, gdy zmienne wynagrodzenie ulega znacznym wahaniom) miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Zwrot "w wysokości wypłaconej" oznacza, że przyjmuje się składniki wypłacone w okresie 3 (lub 12) miesięcy, bez względu na to, za jaki okres przysługiwały. W naszym przypadku, gdy wynagrodzenie jest wypłacane 10. dnia miesiąca następnego, do obliczenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego za grudzień należy wziąć pod uwagę premie regulaminowe w kwotach wypłaconych w okresie wrzesień - listopad, czyli przysługujących odpowiednio za sierpień, wrzesień i październik.

Wynagrodzenie urlopowe oblicza się:

● dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie,

● mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Po zliczeniu trzech zmiennych premii sumę dzieli się przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w okresie, z którego została ustalona podstawa, czyli w okresie wrzesień - listopad. Takie postępowanie będzie zgodne z literalnym brzmieniem par. 9 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia urlopowego, choć podzielenie podstawy wymiaru przez liczbę godzin przepracowanych w okresie, za który zmienne składniki przysługiwały, czyli sierpień - październik, lepiej odzwierciedlałoby stawkę za godzinę pracy. Zmienne składniki zostały bowiem obliczone za pracę wtedy świadczoną.

Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy

Pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z kodeksu pracy, z przepisów wykonawczych do niego albo z innych przepisów prawa. Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 ze zm.) pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

● 2 dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,

● 1 dzień - w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Dni zwolnienia od pracy związane z potrzebą uczestnictwa pracownika w ważnych rodzinnych wydarzeniach potocznie zwane są urlopem okolicznościowym. Za czas zwolnienia od pracy na którąś z tych okoliczności pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Oblicza się je według zasad zawartych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn.zm.).

Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy (par. 5 rozporządzenia z 29 maja 1996 r.). Oznacza to, że składniki w stałej stawce miesięcznej nie wymagają przeliczania, tak jak przy urlopie wypoczynkowym. Wypłaca się je w wysokości należnej w miesiącu zwolnienia okolicznościowego. Natomiast składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, tj. w tym przypadku premię regulaminową, przyjmuje się z miesiąca korzystania przez pracownika ze zwolnienia, bez konieczności cofania się do miesięcy poprzedzających.

Przykład wyliczenia

● jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

● wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

● gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,

● wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

● ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

● dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

● wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

● kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

● nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

● odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,

● wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Za grudzień pracownik oprócz składników wynagrodzenia określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości powinien otrzymać wynagrodzenie urlopowe obliczone ze składników zmiennych, czyli z wypłaconych pracownikowi w premii. Trzeba je obliczyć za 5 dni urlopu, czyli 40 godzin (5 x 8 godzin). Premie wypłacone w okresie wrzesień - listopad stanowią podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, w tym przypadku: 1175 zł + 912 zł + 1028 zł = 3115 zł.

W ciągu tych 3 miesięcy wymiar czasu pracy pracownika wynosił 504 godziny (176 godz. we wrześniu, 168 godz. w październiku, 160 godz. w listopadzie). Wynagrodzenie za jedną godzinę pracy wynosi zatem 6,18 zł (3115 zł : 504 godziny = 6,18 zł).

Wynagrodzenie urlopowe obliczamy, mnożąc stawkę godzinową przez liczbę godzin urlopu wypoczynkowego pracownika 6,18 zł x 40 godz. = 247,20 zł.

Wynagrodzenie za 2 dni (16 godzin) urlopu okolicznościowego obliczamy podobnie. Z tym że interesuje nas tylko premia wypłacona pracownikowi w grudniu.

Premia wypłacona w grudniu to 754 zł. Nominalny czasu pracy pracownika w grudniu wynosił 168 godzin. Od tego należy odjąć liczbę godzin korzystania przez pracownika z urlopu okolicznościowego oraz urlopu wypoczynkowego (40 godzin), chodzi bowiem o czas faktycznie w grudniu przepracowany:

168 godzin - 56 godzin = 112 godzin.

Wynagrodzenie za jedną godzinę pracy:

754 zł : 112 godziny = 6,73 zł,

Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy

6,73 zł x 16 godz. = 107,68 zł,

Łączne wynagrodzenie za grudzień będzie stanowiło sumę kwot stałych składników, tj. 3800 zł + 300 zł, oraz kwoty wynagrodzenia urlopowego 247,20 zł, za urlop okolicznościowy 107,68 zł oraz premii za grudzień.

KROK PO KROKU

Jak ustalić wynagrodzenie za grudzień

Stałe miesięczne składniki wynagrodzenia wypłaca się w wysokości należnej w miesiącu korzystania ze zwolnienia od pracy oraz urlopu wypoczynkowego.

Najpierw należy ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia. Zmienne składniki płacowe, przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc przyjmuje się w podstawie wynagrodzenia urlopowego - w wysokości wypłaconej w okresie 3 lub 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Następnie tak ustaloną podstawę dzieli się przez liczbę godzin z okresu rozliczeniowego, w którym je wypłacono (czyli z 3 lub 12 miesięcy). Otrzymaną w ten sposób stawkę godzinową trzeba pomnożyć przez liczbę godzin korzystania przez pracownika z urlopu.

Najpierw należy ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia. Zmienne składniki płacowe przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc przyjmuje się w podstawie wynagrodzenia za urlop okolicznościowy - w wysokości wypłaconej w miesiącu, w którym przypadło zwolnienie od pracy. Następnie tak ustaloną podstawę podzieli się przez liczbę godzin pracy faktycznie przepracowanych.

Tak ustaloną stawkę godzinową trzeba pomnożyć przez liczbę godzin tego urlopu.

Izabela Nowacka

ekspert ds. wynagrodzeń