Niepoinformowanie o hospitalizacji może pozbawić pensji

@RY1@i02/2013/220/i02.2013.220.217000400.802.jpg@RY2@

Renata Majewska szkoleniowiec z zakresu wynagrodzeń, właścicielka firmy Biuro Kadr i Płac

Zakład powinien uznać nieobecność podwładnej od 7 do 18 października 2013 r. za nieobecność usprawiedliwioną, ale niepłatną. Dalszą absencję w zależności od reguł przyjętych w firmie należy potraktować jako usprawiedliwioną niepłatną bądź nieusprawiedliwioną. Kobieta za październik powinna dostać tylko wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. Szczegóły poniżej.

Konieczny ZUS ZLA

Dla otrzymania świadczenia chorobowego czas niezdolności do pracy w związku z pobytem w szpitalu pracownik musi potwierdzić zaświadczeniem lekarskim na druku ZUS ZLA (art. 53 ust. 1 i art. 55 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa; dalej: ustawa zasiłkowa). Jego wzór został zamieszczony w załączniku nr 1 do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, wzoru zaświadczenia lekarskiego i zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika ZUS.

Zaświadczenie ZUS ZLA za czas pobytu w szpitalu musi również spełniać warunki określone w cytowanym rozporządzeniu. Lekarz powinien je wystawić najpóźniej w dniu wypisania kobiety z zamkniętego zakładu opieki zdrowotnej. Jeśli jednak leżała ona w szpitalu dłużej niż 14 dni, zaświadczenie ZUS ZLA należy wystawiać co 14 dni właśnie w celu umożliwienia pacjentowi pobrania świadczenia chorobowego.

Musi ono określać m.in. okres niezdolności do pracy przypadający na czas pobytu w szpitalu - od przyjęcia chorego do jego wypisania (par. 3 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 22 lipca 2005 r. w sprawie orzekania o czasowej niezdolności do pracy). Zakładając, że opisana pracownica przebywała w szpitalu tylko od 7 do 18 października 2013 r., najpóźniej w dniu wypisu (tj. 18 października) powinna otrzymać zaświadczenie ZUS ZLA. Miała zatem obowiązek dostarczyć je pracodawcy do 25 października 2013 r., czyli w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania (art. 62 ust. 1 ustawy zasiłkowej).

Usprawiedliwienie nieobecności

Jednak z pytania wynika, że zatrudniona nie przedłożyła szefowi zaświadczenia ZUS ZLA, lecz zwykłe zaświadczenie, prawdopodobnie o przyjęciu do szpitala. A takie zwykłe zaświadczenie nie jest absolutnie podstawą do naliczenia i wypłacenia przez pracodawcę zasiłku. Może on jednak i powinien stanowić dokument uzasadniający usprawiedliwienie nieobecności w pracy.

Do przyczyn usprawiedliwiających absencję w pracy zaliczamy:

wzdarzenia i okoliczności przewidziane przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się do pracy i jej świadczenie, np. choroba, osadzenie w zakładzie karnym w celu odbycia kary pozbawienia wolności (wyrok Sądu Najwyższego z 12 stycznia 2012 r., I PK 74/12; OSNP 2012/21-22/262),

winne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy (par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy).

Jednak do wytłumaczenia nieobecności w pracy konkretnej osoby jest konieczne odpowiednie zachowanie jej bądź jej bliskich. Przede wszystkim musi ona uprzedzić szefa o przyczynie lub przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeśli przyczyna jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. Gdy tak nie jest (a zaistniały na bieżąco okoliczności uniemożliwiające stawienie się do pracy), ma obowiązek niezwłocznie poinformować pracodawcę o powodzie absencji i przewidywanym okresie jej trwania, najpóźniej drugiego dnia nieobecności (par. 2 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy). Dotyczy to również zwolnienia lekarskiego (wyrok SN z 20 października 1998 r., I PKN 397/98; OSNAPiUS 1999/23/747).

W układzie lub w regulaminie

Zakład zatrudniający poniżej 20 pracowników określa w regulaminie pracy m.in. przyjęty u niego sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy kwestie te ustala w firmie układ zbiorowy pracy (art. 104 i art. 104¹ par. 1 pkt 9 kodeksu pracy; dalej: k.p.).

Pracodawca, który nie ma obowiązku wydawania regulaminu pracy (bo zatrudnia poniżej 20 pracowników), utrwalone u siebie metody usprawiedliwiania nieobecności w pracy precyzuje w informacjach o warunkach zatrudnienia, które musi przekazywać pracownikom najpóźniej siódmego dnia od dnia zawarcia umowy o pracę (art. 29 par. 3 k.p.).

Jeśli obowiązujące u pracodawcy przepisy prawa pracy nie określają sposobu zawiadomienia o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia podwładny dokonuje osobiście lub przez osobę trzecią, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważamy datę stempla pocztowego. "Powinien z własnej inicjatywy (osobiście lub za pośrednictwem osoby trzeciej), w sposób wiarygodny i bez nieuzasadnionej zwłoki powiadomić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie trwania swej nieobecności w pracy. Niewywiązanie się z tego obowiązku wskutek winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa pracownika stanowi ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego" - wynika z orzeczenia SN z 16 czerwca 2004 r. (sygn. akt I PK 639/2003; LexPolonica nr 367316).

Opisane zasady dotyczą również zwolnienia lekarskiego wystawianego z powodu hospitalizacji pracownicy.

Nie dostarczyła ona szefowi zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy ZUS ZLA, lecz zwykłe zaświadczenie o przyjęciu do szpitala określające czas pobytu od 7 do 18 października 2013 r. Na tej podstawie pracodawca powinien uznać za usprawiedliwioną tę absencję, ale nie ma podstaw do ustalenia z tego tytułu zasiłku chorobowego. Do tego jest konieczne przedstawienie przez kobietę druku ZUS ZLA. Na koniec października 2013 r. wskazaną nieobecność w pracy pracodawca powinien więc uznać za usprawiedliwioną, ale nieodpłatną.

Decyduje zatrudniający

Inaczej należy potraktować nieobecność w pracy po 18 października 2013 r. Zatrudniona powinna podać jej przyczynę i przewidywaną długość najpóźniej drugiego dnia absencji, czego jednak nie uczyniła. Od dobrej woli pracodawcy zależy, jak do tego podejdzie. Wolno mu ją uznać za nieusprawiedliwioną; jednak na razie nie powinien wyciągać z tego niekorzystnych konsekwencji (np. dyscyplinarka).

Istnieje duże prawdopodobieństwo, że kobieta nadal przebywa w szpitalu, a tylko zaniedbała swój obowiązek usprawiedliwienia nieobecności. Mogło się zdarzyć i tak, że zaszły szczególne okoliczności uzasadniające uchybienie 2-dniowemu terminowi, np. obłożna niedyspozycja połączona z brakiem domowników albo innym zdarzeniem losowym (par. 2 ust. 3 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy). W takiej sytuacji 2-dniowy termin biegnie od chwili ustania przyczyn uniemożliwiających terminowe zawiadomienie pracodawcy. Gdyby więc w podanym przykładzie pracodawca zbyt szybko zastosował zwolnienie dyscyplinarne, pracownica mogłaby wygrać w sądzie przywrócenie do pracy bądź odszkodowanie.

Po drugie: szef wykazujący się dobrą wolą może spróbować się skontaktować z zainteresowaną w sprawie jej absencji w drugiej połowie października 2013 r., np. telefonicznie. Gdy ta potwierdzi, że leżała w szpitalu, ma prawo uznać tę nieobecność za usprawiedliwioną.

Podsumowanie

Na potrzeby naliczenia listy płac za październik 2013 r. należy przyjąć, że:

wza czas od 1 do 4 października przysługuje wynagrodzenie urlopowe,

wnieobecność w pracy od 7 do 18 października była usprawiedliwiona i nieodpłatna (gdy w następnym miesiącu pracownica doniesie druk ZUS ZLA, trzeba jej będzie wypłacić zasiłek obniżony o 25 proc. począwszy od ósmego dnia absencji),

wnieobecność w pracy od 21 do 31 października miała charakter nieusprawiedliwiony (ewentualnie usprawiedliwiony), ale nieodpłatny; gdy w następnym miesiącu pracownica doniesie druk ZUS ZLA, trzeba jej będzie wypłacić zasiłek obniżony o 25 proc., począwszy od ósmego dnia absencji).

Za październik kobieta powinna więc otrzymać jedynie wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy liczone jak wynagrodzenie częściowe, w poniższy sposób:

wpodstawa wymiaru 1900 zł + 300 zł

wstawka dzienna 2200 zł : 184 godz. = 11,96 zł (nie stosujemy dzielnika 30, ponieważ na koniec października nie wiemy, czy nieobecności zostaną opłacone zasiłkiem chorobowym),

wkwota zmniejszenia 11,96 zł x (184 godz. - 32 godz.) = 11,96 zł x 152 godz. = 1817,92 zł

wfinalne wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy (częściowe) 2200 zł - 1817,92 zł = 382,08 zł.

W październiku 2013 r. nie ustalamy wynagrodzenia urlopowego ze zmiennej premii, ponieważ kobieta jej nie dostała w tym miesiącu (nie przepracowała ani jednego dnia).

Lista płac za październik 2013 roku

Wynagrodzenie urlopowe brutto	382,80 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	emerytalna	382,80 zł x 9,76 proc. = 37,36 zł
rentowa	382,80 zł x 1,5 proc. = 5,74 zł
chorobowa	382,80 zł x 2,45 proc. = 9,38 zł
Łącznie	52,48 zł
Składka zdrowotna	podstawa wymiaru	382,80 zł - 52,48 zł = 330,32 zł
pełna składka	330,32 zł x 9 proc. = 29,73 zł - została obniżona do wysokości zaliczki, czyli do 0 zł
odliczana z podatku	330,32 zł x 7,75 proc. = 25,60 zł - została obniżona do wysokości zaliczki, czyli do 0 zł
Koszty uzyskania przychodu	111,25 zł
Podatek dochodowy	podstawa opodatkowania	382,80 zł - 52,48 zł - 111,25 zł = 219,07 zł, w zaokrągleniu 219 zł
pełny podatek dochodowy	219 zł x 18 proc. - 46,33 zł = 0 zł
zaliczka do urzędu skarbowego	0 zł
Minimalne wynagrodzenie netto	382,80 zł - 52,48 zł - 0 zł - 0 zł = 330,32 zł

Renata Majewska

szkoleniowiec z zakresu wynagrodzeń, właścicielka firmy Biuro Kadr i Płac

Podstawa prawna

Art. 53 ust. 1 i art. 55 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 z późn. zm.).

Par. 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, wzoru zaświadczenia lekarskiego i zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika ZUS (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 229).

Par. 3 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 22 lipca 2005 r. w sprawie przekazania o czasowej niezdolności do pracy (Dz.U. nr 145, poz. 1219).

Par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.).