Jak obliczyć podstawę do zasiłku chorobowego dla pracownika, który przekroczył limit trzydziestokrotności

Pracownik zachorował w październiku 2013 roku (pierwsza choroba w tym roku) i miał zwolnienie lekarskie na 8 dni. Jego wynagrodzenie zasadnicze wynosi 9500 zł. Ma też wypłacany w każdym miesiącu dodatek funkcyjny w wysokości 500 zł (dodatek przysługuje niezmiennie mimo usprawiedliwionych nieobecności). W styczniu 2013 roku otrzymał również 12 tys. zł nagrody rocznej (za 2012 rok), która jest z kolei obniżana za okresy niezdolności do pracy (wynika to z regulaminu nagród). Nie ma jednak zapisów, w jaki sposób następuje pomniejszenie. Z praktyki wynika, że zlicza się absencje w danym roku i ustala, jaki stanowiły procent czasu pracy. Jeśli mniej niż 10 proc., to nagroda jest wypłacana w całości. Im więcej zwolnień lekarskich, tym większy jest stopień zredukowania nagrody. W 2012 roku pracownik nieco dłużej chorował, więc nagroda była mniejsza. Jak obliczyć wysokość zasiłku za październik 2013 roku, jeśli w listopadzie 2012 roku pracownik osiągnął górną granicę rocznej podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowej (przychód od stycznia do października 2012 roku wyniósł 102 182 zł, cały listopad przepracowany)?

ODPOWIEDŹ

@RY1@i02/2013/202/i02.2013.202.217000400.802.jpg@RY2@

Izabela Nowacka ekspert od wynagrodzeń

Pracownik zachorował w październiku, przy czym jest to jego pierwsze zwolnienie lekarskie w tym roku kalendarzowym. Za 8 dni choroby przysługuje mu więc wynagrodzenie chorobowe płatne z funduszy pracodawcy na podstawie art. 92 kodeksu pracy. Podstawę tego wynagrodzenia ustala się tak samo jak dla zasiłku chorobowego. To zaś oznacza, że tworzy ją przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc zachorowania. Wynagrodzeniem jest tu przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę, z dochodu ubezpieczonego, składek: emerytalnej, rentowej oraz chorobowej. Zatem, podstawę w tym przypadku należy wyznaczyć z wynagrodzeń wypłaconych od października 2012 roku do września 2013 roku. W tym okresie wystąpiły dwa zdarzenia. Mianowicie w styczniu 2013 roku została wypłacona nagroda roczna, a w ubiegłym roku, tj. w listopadzie miało miejsce przekroczenie górnego progu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Zatem od przychodu zarówno za listopad, jak i za grudzień 2012 roku inaczej niż zwykle były pobierane składki ZUS. Nie była to jak dotąd część stanowiąca łącznie 13,71 proc. podstawy wymiaru. Trzeba więc uważać, by wynagrodzenie za te dwa ostatnie miesiące roku pomniejszyć o faktycznie potrącone składki społeczne.

Po osiągnięciu progu

Dla przypomnienia, roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe m.in. pracowników, w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej. Do osiągnięcia tej kwoty składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oblicza się i przekazuje do ZUS od podstawy wymiaru ustalonej na ogólnych zasadach (od całego oskładkowanego przychodu ze stosunku pracy). Natomiast od nadwyżki ponad kwotę limitu nie pobiera się składek. Aby nie doszło do nadpłaty, płatnik po prostu zaprzestaje ich naliczania i odprowadzania do ZUS po przekroczeniu w danym miesiącu określonego progu. Ograniczenie nie dotyczy podstawy składki chorobowej, wypadkowej oraz zdrowotnej. W 2012 roku limit 30-krotności wynosił 105 780 zł. Jak wynika z opisu stanu faktycznego w listopadzie, po dodaniu kolejnego przychodu doszło do przekroczenia limitu. Za cały przepracowany listopad pracownik uzyskał zarówno pełne wynagrodzenie za pracę, jak i dodatek funkcyjny, razem 10 tys. zł. Wobec tego składkę emerytalną i rentową można było odliczyć tylko od kwoty 3598 zł (102 182 zł + 3598 zł = 105 780 zł). Składka chorobowa powinna być z kolei naliczona od 10 tys. zł. Składki na ubezpieczenia społeczne za listopad wyniosły:

●emerytalna - 351,16 zł (3598 zł x 9,76 proc.)

●rentowa - 53,97 zł (3598 zł x 1,5 proc.)

●chorobowa - 245 zł (10 tys. zł x 2,45 proc.)

Łącznie z listopadowego dochodu pracodawca powinien potrącić pracownikowi 650,13 zł.

Do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego nie należy przyjmować tych składników płacowych, które są wypłacane niezależnie od absencji chorobowych, a więc w konsekwencji przysługują również za czas pobierania tych świadczeń. Tutaj takim składnikiem jest dodatek funkcyjny, który mimo oskładkowania nie wejdzie do podstawy wymiaru. Zatem tylko wynagrodzenie za listopad (9500 zł) będzie stanowiło tę podstawę. Trzeba je jednak pomniejszyć o odpowiednią część składek na ubezpieczenia społeczne. Ponieważ składka emerytalna i rentowa zostały naliczone zarówno od części wynagrodzenia, jak i dodatku funkcyjnego, to nie wiadomo, ile dokładnie tych składek odliczyć od pełnego wynagrodzenia. Da się to ustalić, używając średniego wskaźnika potrąconych pracownikowi za ten miesiąc składek na ubezpieczenia społeczne. Wzór na obliczenie wskaźnika jest następujący:

kwota składek x 100 / przychód stanowiący podstawę wymiaru składki chorobowej

W omawianym przypadku wskaźnik wynosi:

650,13 zł x 100 / 10 000 zł = 6,5 proc.

Chorobowe

Zatem wynagrodzenie w wysokości 9500 zł należy pomniejszyć o część składek wynoszącą 617,50 zł (9500 zł x 6,5 proc.), więc do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego zostanie przyjęte wynagrodzenie za listopad na poziomie 8882,50 zł (9500 zł - 617,50 zł). Z kolei wynagrodzenie za grudzień 2012 roku przyjmowane do podstawy chorobowego wyniesie 9267,25 zł. Jest to wynagrodzenie zasadnicze 9500 zł pomniejszone tylko o składkę chorobową 2,45 proc., wynoszącą 232,75 zł (9500 zł x 2,45 proc.). Za grudzień składki emerytalna i rentowa nie były już należne.

Pracownik ma jeszcze prawo do nagrody rocznej, która jest pomniejszana za okresy choroby. Wobec tego ta nagroda wypłacona w styczniu 2013 roku za ubiegły rok również podwyższy podstawę do wynagrodzenia chorobowego, ale w wysokości 1/12 kwoty faktycznie wypłaconej (bez uzupełniania, gdyż nie jest zmniejszana w sposób proporcjonalny) i po pomniejszeniu o część składek na ubezpieczenia społeczne potrąconych przez płatnika. Za styczeń łączne wynagrodzenie stanowiące podstawę do chorobowego wynosi:

[9500 zł + (1/12 z 12 000 zł) - 13,71 proc.] = 9060,45 zł

Podsumowując, łączny przychód pracownika wynosi 100 988,15 zł, a przeciętny miesięczny - 8415,68 zł (100 988,15 zł / 12 miesięcy).

Wynagrodzenie chorobowe za 8 dni choroby w październiku to:

8415,68 zł / 30 = 280,52 zł x 80 proc. = 224,42 zł x 8 dni = 1795,36 zł

Wynagrodzenie częściowe

Za październik pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca oraz pełny dodatek funkcyjny - 500 zł. Wynagrodzenie częściowe w stałej miesięcznej stawce wynosi:

9500 zł : 30 = 316,67 zł

316,67 zł x 8 dni choroby = 2533,36 zł

9500 zł - 2533,36 zł = 6966,64 zł

Wyższa zaliczka

Zaliczki od dochodu ze stosunku pracy, które pobiera pracodawca jako płatnik, za miesiące od stycznia do grudnia, wynoszą:

1) za miesiące od początku roku do miesiąca włącznie, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali, tj. 85 528 zł - 18 proc. dochodu uzyskanego w danym miesiącu;

2) za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód uzyskany od początku roku przekroczył kwotę, o której mowa w pkt 1-32 proc. dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

W tym roku podatkowym pracownik nie chorował, więc łatwo obliczyć jego dochód od początku roku dla celów sprawdzenia wysokości miesięcznej zaliczki na podatek, którą pracodawca powinien potrącić. Dochód to przychód pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne potrącone przez płatnika oraz o koszty uzyskania przychodów. Dochód od stycznia do września wyniósł więc:

[(9500 zł + 500 zł) - 13,71 proc.] - 111,25 zł = 8518 zł (po zaokrągleniu)

[(9500 zł + 500 zł + 12 000 zł) - 13,71 proc.] - 111,25 zł = 18 873 zł (po zaokrągleniu)

(8518 zł x 8 miesięcy) + 18 873 zł = 87 017 zł - dochód od stycznia do listopada 2013 r.

We wrześniu doszło do przekroczenia górnej granicy pierwszego przedziału skali, tj. 85 528 zł. Oznacza to, że jeszcze za wrzesień płatnik powinien pobrać 18-proc. zaliczkę na podatek, ale już od dochodu za październik powinna to być zaliczka w wysokości 30 proc.

Wynagrodzenia za poszczególne miesiące

Za październik 2012 roku	8197,55 zł (9500 zł - 13,71 proc.)
Za listopad 2012 roku	8882,50 zł
Za grudzień 2012 roku	9267,25 zł
Za styczeń 2013 roku	9060,45 zł
Za miesiące: luty - wrzesień 2013 roku	65.580,40 zł [(9500 zł - 13,71 proc.) x 8 miesięcy]

Lista płac za październik 2013 roku (podstawowe koszty uzyskania przychodów, złożony PIT-2)

Przychód	8762 zł	6966,64 zł + 1795,36 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	955,12 zł	- podstawa wymiaru - 6966,64 zł - składka emerytalna - 6966,64 zł x 9,76 proc. = 679,94 zł - składka rentowa - 6966,64 zł x 1,5 proc. = 104,50 zł - składka chorobowa - 6966,64 zł x 2,45 proc. = 170,68 zł łączna kwota składek - 955,12 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do zapłaty do ZUS odliczana od podatku	702,62 zł 605,03 zł	- podstawa wymiaru - 7806,88 zł (8762 zł - po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne - 955,12 zł) 7806,88 zł x 9 proc. = 702,62 zł 7806,88zł x 7,75 proc. = 605,03 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	1657 zł	Przychód do opodatkowania - 8762 zł - podstawa opodatkowania po zaokrągleniu - 7696 zł [8762 zł (przychód) - 111,25 zł - koszty uzyskania przychodów - 955,12 zł - składki na ubezpieczenia społeczne] - zaliczka do US - 1657 zł (7696 zł x 30 proc.) - 46,33 zł = 2262,47 zł - zaliczka na podatek - 605,03 zł (składka zdrowotna) = 1657,44 zł
Kwota do wypłaty	5447,26 zł	8762 zł - (955,12 zł - 702,62 zł - 1657 zł)

Ustalamy podstawę

● Sprawdź, z jakiego okresu ustalisz podstawę wymiaru danego świadczenia chorobowego przysługującego pracownikowi za czas choroby.

● Jeżeli w tym okresie, w którymś miesiącu pracownik osiągnął limit 30-krotności, od składników wynagrodzenia, wypłaconych za ten miesiąc, które wchodzą do podstawy zasiłkowej, odlicz tylko taką część składek społecznych, która została faktycznie potrącona pracownikowi, a nie część 13,71 proc.

● Jeżeli do podstawy zasiłkowej nie wchodzi dany składnik płacowy, który był oskładkowany, część składek, o którą pomniejszysz wynagrodzenie za miesiąc brany do podstawy, oblicz stosując średni wskaźnik potrąconych składek społecznych.

Izabela Nowacka

ekspert od wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 31, art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.).

Art. 3 pkt 3, art. 36 ust. 1, art. 41 ust. 1, art. 42 ust. 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 z późn. zm.).

Art. 19 ust. 1, ust. 3, ust. 5 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Par. 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.).